O sistema de controles internos é um dos importantes elementos para a gestão financeira e um instrumento imprescindível para a gestão empresarial como um todo.
Nesse sentido, controles internos podem ser entendidos como o conjunto de normas e procedimentos existentes na empresa que envolvem recursos financeiros, físicos e humanos.
Assim, o controle interno torna-se fundamental no alcance dos objetivos da empresa, pois de nada adianta planejar e dirigir uma organização sem que haja um controle eficaz e eficiente de todos os processos internos. A partir dele, é que a empresa poderá identificar falhas no andamento das atividades, para que possam ser sanadas a tempo.
Com isso, a utilização de controles internos é necessário para o sucesso da organização.
O processo de gestão inicia-se com o planejamento estabelecendo o que se deseja controlar e os meios para executá-lo, definindo políticas e diretrizes para a organização e direção das atividades a serem controladas. Depois, passa pela avaliação e análise dos resultados e, por fim, pela tomada de ações corretivas dos desvios observados entre o previsto e o realizado.
Sendo a empresa um conjunto de atividades encadeadas, SCHMIDT, (2002) cita:
“O controle interno é um conjunto de controles interligados de maneira lógica, abrangendo toda as funções administrativas, ou seja, o planejamento, a execução e o controle.”
O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados - AICPA, (apud Attie, 2009), afirma:
“O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.”
Diante disto, concluí-se que, controles internos são: normas, procedimentos, técnicas e rotinas, criadas para controlar as atividades da empresa, evidenciar e proteger com segurança e fidelidade o seu patrimônio.
O sistema de controle interno de uma empresa é a combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos mantidos pela administração com auxílio humano.
Os controles internos funcionam como uma importante ferramenta no processo de gestão. Seu uso contínuo, aprimoramento e acompanhamento é primordial para minimizar erros e fraudes, passível de falhas e erros provocados pela não compreensão plena dos procedimentos ou por fraudes com intuito de causar prejuízos à entidade.
A partir do conceito de controle interno, pode-se estabelecer uma distinção entre controles contábeis e controles administrativos, que é definido por Attie (2009, pag. 152):
- Controles Contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos relacionados com a salvaguarda do patrimônio da propriedade dos registros contábeis.
- Controles Administrativos – compreendem o plano de organização e os métodos e procedimentos relacionados com a eficiência das operações, voltadas para a política de negócios da empresa e, indiretamente, com os registros financeiros.
Conforme Almeida (2009, pag. 63):
São exemplos de controles contábeis:
- sistemas de conferências, aprovação e autorização;
- segregação de funções;
- controles físicos sobre ativos;
- auditoria interna.
São exemplos de controles administrativos:
- análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;
- controle de qualidade;
- treinamento de pessoal;
- estudos de tempos e movimentos;
- análise das variações entre valores orçados e incorridos;
- controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente.
Pode-se afirmar que o controle interno envolve todas as atividades e rotinas, de natureza contábil e administrativa, com o intuito de organizar a empresa e fazer com que todas as políticas traçadas pela administração sejam cumpridas.
Pode-se ressaltar também que, controle contábil destina-se diretamente com o patrimônio e registros da empresa e o controle administrativo são voltados aos interesses da operação da empresa.
Como exemplo de controles contábeis, cita-se: boletim de caixa, folha de pagamento, etc. Como exemplo dos controles administrativo: ficha de seleção de pessoal, relatórios de viagens, etc.
Para Attie (2009, pag. 155), “o conceito, a interpretação e a importância do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar.”
Regra geral, o controle interno tem quatro objetivos básicos, a seguir descritos em:
1. Salvaguarda dos interesses
Para Attie, (2009) “O objetivo do controle interno relativo à salvaguarda dos interesses refere-se à proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades.”
Os principais meios que podem dar suporte necessário à salvaguarda dos interesses são as seguintes, conforme Attie (2009):
a) Segregação de funções: estabelece a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização;
b) Sistema de autorização e aprovação: compreende o controle das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos;
c) Determinação de funções e responsabilidades: a existência de organogramas claros determinam linhas de responsabilidades e autoridades definidas por toda a linha hierárquica;
d) Rotação de funcionários: corresponde ao rodízio dos funcionários designados para cada trabalho. Possibilita reduzir a oportunidade de fraudes e contribuir para o surgimento de novas ideias;
e) Legislação: corresponde à atualização permanente sobre a legislação vigente, visando diminuir riscos e não expor a empresa à contingências fiscais e legais pela não-obediência aos preceitos atuais vigentes;
f) Contagens físicas independentes: corresponde à realização de contagens físicas de bens e valores, de forma periódica, por intermédio de pessoa independente ao custo diante, visando maximizar o controle físico e resguardar os interesses da empresa.
2. Precisão e confiabilidade dos informes contábeis, financeiros e operacionais
A precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais objetivam a geração de informações adequadas e oportunas, necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na empresa.
Attie (2009, pag. 157), enfatiza: “Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhe garantam conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos. Os efeitos ocorridos através da realização de cada ato devem ser escriturados e levados, em tempo hábil, ao conhecimento dos administradores.”
O Autor, enumera alguns meios que possibilitam sua realização:
a) Documentação confiável: corresponde à utilização de documentação hábil para o registro das transações. Documento hábil é aquele revestido de formalidades legais exigidas em cada espécie concreta, conforme sua natureza, para comprovar a operação realizada;
b) Conciliação: indica a precisão ou diferenças existentes entre diversas fonte de informação, visando à manutenção equilibrada entre estas e à eliminação tempestiva de possíveis pendências;
c) Análise: objetiva a identificação da composição analítica dos itens em exame. Exame minucioso de uma coisa em cada uma das suas partes;
d) Plano de contas: compreende a classificação dos dados da empresa dentro de uma estrutura formal de contas. A existência de um manual de contabilidade que proceda o uso destas contas, fomenta a classificação e a utilização adequada de cada conta;
e) Tempo hábil: determina o registro das transações dentro do período da competência e no menor espaço de tempo possível;
f) Equipamento mecânico: a utilização de equipamento mecânico visa facilitar e agilizar o registro das transações, fomentando a divisão de trabalho.
3. Estímulo à eficiência operacional
O objetivo relativo ao estímulo de eficiência operacional determina prover os meios necessários à condução de tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme.
Attie (2009, pag. 128) reforça que os principais meios que promovem a obtenção de pessoal qualificado são:
a) Seleção: possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com eficiência as funções específicas;
b) Treinamento: possibilita a capacitação do pessoal para a atividade proposta. Entende-se que treinamento tem como finalidade melhorar o desenvolvimento profissional do
ser humano na sua organização, e no desempenho das suas funções além de ser o processo que visa à preparação e ao aperfeiçoamento das habilidades e dos conhecimentos dos funcionários de uma organização;
c) Plano de carreira: determina a política da empresa ao pessoal quanto às possibilidades de remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação do pessoal;
d) Relatórios de desempenho: compreendem a identificação individual de cada funcionário. Apontam suas virtudes e deficiências, sugerindo alternativas necessárias ao aperfeiçoamento pessoal e profissional;
e) Relatório de horas trabalhadas: possibilita a administração mais eficiente do tempo despendido pelo pessoal e indica mudanças necessárias ou correção das metas de trabalho;
f) Tempos e métodos: possibilitam o acompanhamento mais eficiente de execução das atividades e regulam possíveis ineficiências do pessoal;
g) Custo-padrão: permite acompanhar permanentemente o custo de produção dos bens e serviços produzidos, identificando benefícios e ineficiências do processo de produção;
h) Manuais Internos: sugerem clara exposição dos procedimentos internos, possibilitando práticas uniformes, normatização e eficiência dos atos que previnem a ocorrência de erros e desperdícios;
i) Instruções Formais: apontam formalmente as instruções a serem seguidas pelo pessoal, evitando interpretações dúbias, mal entendidos e a possibilidade de cobranças.
4. Aderência às políticas existentes
Objetivo relativo à aderência às políticas existentes, é assegurar que os desejos da administração sejam adequadamente seguidos rigorosamente pelo pessoal operacional e executivo.
Embasado nestas políticas, (Attie 2009, pag. 159) define alguns meios:
a) Supervisão: a supervisão permanente possibilita melhor rendimento pessoal, corrigindo-se rapidamente possíveis desvios e dúvidas decorrentes da execução das atividades;
b) Sistema de revisão e aprovação: indica, através do método de revisão e aprovação, que políticas e procedimentos estão sendo seguidos;
c) Auditoria interna: possibilita a identificação de transações realizadas pela empresa que estejam em consonância com as políticas determinadas pela administração.
A necessidade de manter um sistema de controle interno adequado, visa proteger o patrimônio da empresa e assegurar a fidedignidade e integridade dos registros e demonstrações contábeis.
Em geral, os objetivos do controle interno buscam prevenir erros e irregularidades que possam afetar o resultado financeiro, proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e orientar a administração na tomada de decisão.
