Organização de arquivo é um tema muito importante nas empresas que deveria ser tratado com mais importância, pois o arquivo é a alma da empresa, nele estão todas as informações necessárias para a sobrevivência da empresa e pode vir gerar lucro ou até prejuízo para a empresa.
Além da guarda destes documentos de forma à facilitar a busca dos mesmos em instantes, deve ser bem acondicionado em local apropriado para que os documentos não se deteriorizarem com o tempo.
Existe um fator muito importante na guarda destes documentos que é a “temporalidade”.
O tempo de guarda dos documentos é muito importante do ponto de vista da validade dos mesmos e vai determinar o espaço físico à ser utilizado, bem como os equipamentos como prateleiras, caixas e pastas a serem utilizadas no armazenamento e o local que deve ser bem arejado e limpo para não ocorrer o surgimento e a propagação de possíveis pragas ou doenças.
Sobre a temporalidade podemos verificar que os diversos tipos de documentos tem prazo de validade variado como:
- Nota fiscal saída/entrada/serviços – 5 anos (RICMS)
- Nota fiscal /ativo fixo/permanente – apesar dos 5 anos o ideal é manter a nota fiscal até a venda co bem.
- RAIS – 10 anos
- Guia FGTS/GFIP/SEFIP – 30 anos ou até permanente
- Livro ou ficha de registro de empregados – 30 anos ou permanente
Estes são alguns exemplos onde esta temporalidade foi recomendada por especialistas no assunto medido pela necessidade de utilização dos mesmos da empresa e pelos órgãos competentes e para que a empresa possa se resguardar de possíveis solicitações de comprovação futura.
O ideal e relacionar os documentos à serem arquivados e fazer esta classificação individualmente e agrupar por períodos.
Assim, pode se notar que se está iniciando um planejamento que deve ser continuado classificando primeiramente por departamentos: Contábil, Escrituração Fiscal, Departamento Pessoal ou Recursos Humanos e Documentos Legais.
Peça para cada departamento relacionar os documentos existentes e o tempo de guarda de cada um.
Separe por importância de utilização dos mesmos, pela necessidade de apresentação nos órgãos governamentais quando solicitados.
As notas fiscais podem ser arquivadas na ordem de Escrituração Fiscal dos Livros de Entradas e Saídas.
Os impostos e contribuições são muito importantes, pois geram multas, juros se recolhidos em atraso, houver algum extravio ou falta de comprovação, por isso devem ser arquivados separadamente em cada departamento em ordem cronológica.
Os demais documentos que fazem parte da movimentação financeira devem ser mantidos pelo setor Contábil se possível na ordem de lançamento do Livro Diário.
O setor de Documentos Legais deve manter os documentos de constituição e alteração da empresa como; contrato social e alterações, certidões negativas, cópia de documentos pessoais dos sócios, declarações diversas obrigadas a serem entregues nos vários órgãos governamentais.
A organização é fator fundamental para que este planejamento continue e para isso podemos citar alguns itens importantes à serem considerados: espaço físico, volume dos documentos, mobiliário, controlar a retirada e retorno dos documentos, nomear pessoa responsável, elaborar um manual de regras, indexação – classificar os documentos, elaborar etiquetas sinalizadoras numeradas para catalogar as caixas e prateleiras e até fazer uma classificação à nível de sigilosidade de manuseio de documentos.
A sigilosidade diz respeito às pessoas que podem ser autorizadas ou não manusear determinados documentos: Diretor, Gerente, Encarregado, Auxiliar, etc...
Nos dias de hoje o espaço físico vem se tornando cada vez mais oneroso para os escritórios contábeis, e preterivelmente o contador pode entregar os arquivos mais antigos para que os empresários guardem nas próprias empresas, mas orientar o empresário sobre a forma correta de armazenamento e a temporalidade dos documentos.
Esta é outra questão organizacional, onde podem ser depositados os documentos na empresa ao invés de deixá-los todos no escritório contábil, basta que o empresário seja orientado corretamente e mantenha o espaço físico de forma adequada.
Estamos na era digital e a microfilmagem está cada vez mais presente em nossos dias, mas isso exige outra abordagem e estudo, por enquanto vamos organizar nossos arquivos em papel para que possamos utilizá-los quando necessário.
