O Que Significa O Termo “Conciliação Bancária”?
O termo conciliação bancária pode parecer algo estranho à primeira vista ou totalmente desconhecido, principalmente se você não tem muita intimidade com terminologias da área financeira. Mas a verdade é que é muito mais simples do que o próprio nome sugere.
Toda empresa realiza transações financeiras no seu dia a dia como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros, e dependendo do volume destas transações os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir com exatidão a sua posição financeira no período.
A conciliação bancária é a atividade de comparar, harmonizar ou combinar os extratos bancários com os controles internos (planilhas, relatórios, etc.) da empresa com o intuito de manter os saldos bancários registrados contabilmente refletindo com exatidão os valores disponíveis nas contas.
Conciliações Bancárias: A Importância Da Verificação Diária
A conciliação bancária é de suma importância para a saúde financeira de uma empresa, pois através dos saldos bancários demonstrados pela contabilidade os administradores tomarão decisões estratégicas para o negócio.
A conciliação realizada diariamente fará com que os saldos estejam sempre em conformidade com os valores reais que a empresa possui e evitarão que decisões sejam tomadas em cima de valores distorcidos da realidade financeira da entidade.
Percebe-se a importância do processo de conciliar as contas bancárias da empresa todos os dias com o máximo de cuidado e atenção possíveis, pois pequenos erros ou distorções podem acarretar grandes prejuízos.
Como Fazer Uma Conciliação Na Prática
Vamos tentar explicar da maneira mais objetiva possível como realizar uma conciliação bancária na prática e você poderá ver que não é tão complicado quanto parece, apenas necessita atenção e cuidado.
Antes de começar você precisa identificar o seguinte:
- Quantas contas bancárias existem na empresa e qual o nome/título de cada uma.
Dependendo do tamanho da empresa e sua atividade pode ser que existam diversas contas bancárias, cada uma com um propósito. E antes que surjam quaisquer dúvidas: Sim! Todas elas precisam ser conciliadas…
- A empresa precisa ter um controle interno que considere todas as movimentações de entradas e saídas financeiras (exceto as movimentações via CAIXA)
Este controle interno pode ser uma planilha em Excel, um relatório via sistema integrado, ou outra forma utilizada para acompanhar internamente as movimentações financeiras da empresa. Os controles internos precisam segregar cada um das contas bancárias existentes.
Verificado estes dois pontos citados acima é hora de partir para a conciliação. Confira o passo a passo simples que preparamos para você:
1º – Conferir os saldos dos controles internos com os saldos dos extratos
Suponhamos que no dia de hoje sua primeira atividade da manhã ao chegar à empresa será o de conciliar os bancos.
Você imprime todos os extratos bancários com a posição final do dia anterior (sem esquecer nenhum dos bancos, até os que não possuem movimentação e estão ativas).
Dependendo do tipo de controle interno existente poderá imprimir os relatórios de controle referente a cada banco ou acessar o relatório específico se o controle for através de um sistema integrado. O importante é que se tenha a disposição os controles internos para comparação com os extratos bancários.
Passe a efetuar a comparação entre o saldo final do dia anterior de cada extrato com o saldo inicial do dia presente em cada controle interno. Não se esqueça de ir “ticando” os saldos conciliados de preferência nos controles internos.
2º – Conferir todos os lançamentos dos extratos bancários com os lançamentos nos controles internos
Feita a conciliação dos saldos inicie a conciliação dos lançamentos efetuados nos extratos bancários e os presentes no controle interno. Compare um a um e vá “ticando” os lançamentos que conferem, não podendo se esquecer de conferir se a data e os valores são os mesmos.
Confira em nosso exemplo:
No decorrer das conciliações você irá encontrar lançamentos nos extratos que não estão devidamente lançados nos controles internos, ocasionando assim divergências entre os dois. Tais divergências podem ocorrer por diversos motivos e é importante que cada uma seja apurada e registrada adequadamente.
Confira as mais comuns de ocorrer e o que deve ser feito para regularizar a pendência:
3º – Averiguar o motivo de cada uma das divergências encontradas
Cada irregularidade encontrada enquanto se procede com a conciliação dos lançamentos deve ter apurado e pesquisado o motivo de ter ocorrido tal problema. Na atividade de conciliação não se deve apenas corrigir os erros para igualar os saldos conciliados, mas é importante que se apure com calma o porquê de ter acontecido e se o problema está nos extratos ou nos controles internos da empresa.
Essa atividade é importante para evidenciar procedimentos incorretos que estão sendo feitos e corrigi-los afim de que não ocorram novamente. Então, faça o processo com calma, concentração e muita atenção aos detalhes não deixando passar nenhum item que gere dúvidas.
Ao final da conciliação de todos os extratos bancários da empresa, os saldos finais dos controles internos com os saldos finais dos extratos devem estar exatamente iguais:
4º – Compilação e envio para a contabilidade
Após cada processo de conciliação estiver concluído você deve reunir os documentos originais de cada lançamento (faturas, notas fiscais, recibos, contratos, etc.) e anexar aos extratos em ordem crescente (do dia 1º ao 30º ou 31º de cada mês). Depois arquive em uma pasta específica para no final do mês enviar para a contabilidade efetuar a escrituração.
É muito importante que envie todos os documentos necessários para a contabilidade efetuar os lançamentos, que são:
- Todos os comprovantes de pagamento juntamente com os boletos ou faturas respectivas;
- Os extratos bancários da empresa; e
- As conciliações efetuadas no período (controles internos com os “tiques” que evidenciam a conciliação feita).
É importante que se estabelece esta rotina para ser efetuada diariamente pelo profissional responsável, resultando em dados confiáveis para a tomada de decisões por parte da administração da empresa.
