Seguindo nossa sequência de dicas e orientações sobre os principais motivos que as empresas quebram, hoje vamos abordar os controles internos.
No artigo anterior evidenciamos a importância de estabelecer objetivos e metas. E como esta ação pode deixar o caminho a ser seguido por todos na empresa mais claro e fácil de ser alcançado.
Mas não basta estabelecer um objetivo e fracioná-lo em metas. Muitas empresas fazem isto e acham que está tudo solucionado:
- Estabelecemos nossos objetivos, criamos metas para os setores, agora é trabalhar. – dizem alguns gestores.
Mas está errado, pois o próximo passo é criar controles internos para medir constantemente se as metas estão sendo alcançadas e se estão contribuindo para diminuir a distância entre o a posição atual da empresa e o objetivo a ser alcançado.
Mas o que vem a serem os controles internos?
Os controles internos são as políticas e procedimentos, desenvolvidos para garantir o atingimento dos objetivos, de maneira correta.
Cabe ao gestor em conjunto com os demais níveis gerenciais estabelecer os controles necessários de acordo com a realidade da empresa e seus recursos tecnológicos, humanos e organizacionais.
Vamos a um exemplo para deixar as coisas mais claras: uma empresa faz durante o dia várias vendas de diversos produtos, assim como faz diversos pagamentos via caixa ou via internet banking.
Mas precisamos ter a certeza que isto está funcionando de forma correta, então para confirmar o faturamento (as vendas dos diversos produtos) você emite um relatório do dia e confere com as notas emitidas (fisicamente), se batem a numeração das notas, e se o valor total delas somados manualmente fecha com o relatório do sistema, o mesmo tem que fechar com o financeiro (contas a receber) e a contabilidade. De modo simples, está aí um controle interno!
Quanto aos pagamentos você deverá ter o controle para saber o quanto saiu em dinheiro do caixa, o quanto foi via internet banking, etc. Deverá ter a justificativa para onde foi direcionado (o destino) de cada valor que saiu das contas bancárias e do caixa.
Isto vale para todas as movimentações da empresa, independente de você ter pessoas de confiança ou de ter um sistema de gestão onde foi gasto um valor considerável, os controles internos deverão existir por alguns motivos:
- Para garantir que tudo realmente está saindo como deve ser;
- Porque pessoas e processos podem falhar;
- Para proteger seus recursos;
- Para assegurar que seus registros contábeis e financeiros são precisos e confiáveis;
- Para promover a eficiência de seus funcionários;
- Para encorajar o cumprimento de suas determinações;
- Para garantir que as metas sejam alcançadas.
Tenha em mente e estabeleça com sua equipe que todos são responsáveis pelos controles internos.
Então, todos os funcionários de uma empresa precisam estar atentos ao conceito e aos objetivos dos controles internos.
Ao empresário cabe a função de facilitar este caminho, analisando os controles existentes, criando novos e principalmente analisando o quanto eles estão contribuindo para que as metas sejam atingidas e também contribuindo para que o objetivo da empresa seja alcançado.
Valdenir Prates - empresário contábil, diretor da Pracont – Contabilidade e Gestão Endereço: Av. Brasília nº 5.540, bairro Novo Mundo – Curitiba/PR. Fone: (41) 3010-2001. Site: www.pracont.com.br. E-mail: [email protected]
