Suas reuniões são produtivas? Faça o teste
Por Ernesto Berg.
Uma das maiores pedras no sapato dos gestores são as reuniões. Várias pesquisas revelam que elas constituem uma das 5 principais fontes geradoras de estresse no trabalho. As outras 4 são: pressão de tempo e de prazos, excesso de serviço, colaboradores mal preparados e longos períodos de trabalho, sem o adequado descanso. Passamos um bocado de tempo em reuniões que, para muitos, significa tempo desperdiçado. E é mesmo, quando são reuniões mal conduzidas. Poucas ferramentas de otimização do uso do tempo são tão vilipendiadas, tão mal utilizadas e conduzidas com tanto despreparo como a reunião.
Não obstante, poucas ferramentas são tão úteis na busca de eficiência e eficácia quanto as reuniões bem conduzidas. Minha experiência como executivo e consultor tem revelado que a maioria das reuniões são mal lideradas e mal conduzidas, por inexperiência e desconhecimento das regras básicas que as norteiam. Os resultados disso todos conhecemos: dispersão de assuntos, demora nas conclusões, constantes desvios de rota, desânimo, cansaço, frustração, irritação, perda de tempo, interrupções externas etc., sem falar das reuniões que têm hora para começar, mas não para terminar. Isso lhe soa familiar?
Quer saber se você faz reuniões produtivas? Faça o teste e veja seu resultado.
S = SIM N = NÃO
1. Você vem bem preparado para as reuniões? S N
2. Você avisa previamente aos participantes da reunião quais assuntos serão abordados? S N
3. Você solicita antecipadamente aos participantes que contribuam com assuntos que queiram abordar? S N
4. Você costuma fazer reuniões a qualquer momento e “em cima da hora”? S N
5. Você averigua se as instalações para a reunião são adequadas? S N
6. Você testa os equipamentos a serem utilizados para ver se estão funcionando? S N
7. Você sempre inicia as reuniões na hora marcada? S N
8. Você controla o tempo de cada assunto agendado? S N
9. Ao iniciar a reunião você deixa sempre bem claro os objetivos? S N
10. Você deixa claro que todos devem expressar livremente suas opiniões? S N
11. Você faz com que todos contribuam para os resultados das decisões? S N
12. Quando há desvio de rota, você avisa aos participantes de que estão fora do assunto? S N
13. Você permite que assuntos não agendados sejam discutidos na reunião? S N
14. Você relembra aos participantes para manter os horários definidos para cada assunto? S N
15. Você faz com que cada assunto abordado chegue a uma conclusão? S N
16. Ao final de cada assunto está claro para todos o que será feito, quem fará e quando? S N
17. Suas reuniões terminam no tempo previsto? S N
18. Você faz uma minuta curta e objetiva de todos os assuntos abordados e suas decisões?
S N
19. Ao término da reunião cada participante recebe a minuta do encontro? S N
20. Você acompanha para verificar se as decisões acordadas estão sendo implantadas? S N
Faça a avaliação
Atribua um ponto para cada resposta SIM dadas as seguintes perguntas 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20.
Atribua um ponto para as respostas NÃO dadas as perguntas 4, 13.
Total de pontos:
AVALIAÇÃO:
De 18 a 20 pontos: Parabéns. Você realiza reuniões eficazes e produtivas.
De 15 a 17 pontos: Você vai bem. Suas reuniões são razoavelmente produtivas, mas podem melhorar. Veja as perguntas onde não pontuou. É onde precisa melhorar.
De 12 a 14 pontos: Suas reuniões tendem a ser improdutivas. Veja a sugestão acima.
Abaixo de 12 pontos: Suas reuniões precisam melhorar muito, pois são ineficientes. Provavelmente há um grande desperdício de tempo e energia. Veja a sugestão dada mais acima.
Só para lembrar.
Reuniões bem conduzidas são um dos mais eficazes otimizadores de tempo que existem, além de ensejar a oportunidade de desenvolver equipes e pessoas, e aumentar significativamente a produtividade diária. Reuniões eficientes economizam tempo, dinheiro, material, meios, energia, processos e esforço humano.
Texto extraído e condensado do livro “Quem Roubou o meu Tempo? de Ernesto Artur Berg, Juruá Editora. Mais detalhes no site www.quebrandobarreiras.com.br seção de Livros.
Ernesto Berg
Consultor de empresas, palestrante, articulista, autor de 12 livros, especialista em desenvolvimento organizacional, negociação, gestão do tempo, criatividade na tomada de decisão,administração de conflitos. Graduado em Administração e Sociologia, Pós-graduado em Administração pela FVG de Brasília. Foi executivo do Serpro em Curitiba e Brasília por 10 anos e Consultor Senior da Alexander Produfoot Company de São Paulo. É sócio-proprietário da Berg & Cia. empresa voltada para treinamento e desenvolvimento de recursos humanos.
Editor do site www.quebrandobarreiras.com.br voltado para a área de recursos humanos, administração e negócios.
Email: [email protected]
