Quando uma empresa resolve terceirizar a sua contabilidade, entenda-se departamento contábil, departamento pessoal e departamento fiscal, o que ela espera do seu contador?
Vejamos, se ela terceirizou seus serviços indiretos, ela quer se concentrar em sua atividade fim, ou melhor, naquilo que gera receita para sua empresa, mas também quer tranquilidade na sua área tributária, quer poder desenvolver seu trabalho sem ter outras preocupações e que podem gerar fiscalizações, multas, etc...E o que um escritório contábil deve fazer para trazer a tão sonhada "tranquilidade" para seu cliente?
Abaixo listo alguns procedimentos que acredito que podem contribuir para isso:
- Primeiro contato com o cliente, explicar a ele, que tudo que ele paga ou recebe, deve estar respaldado por um documento hábil (nota fiscal, duplicata, e em alguns casos recibo, com o cnpj ou cpf do prestador do serviço, e às respectivas retenções, etc...), esclarecer que qualquer venda de bens ou direitos, tipo veículos, máquinas, etc... devem ser comunicados ao escritório contábil, para que este calcule se haverá ganho de capital ou não, pois o ganho de capital, é tributado.
- Segundo, solicitar ao cliente que abra uma conta corrente no banco, para registrar toda a movimentação financeira da empresa, e fornecê-lo mensalmente a sua contabilidade, para que não se confunda o patrimônio da empresa com o patrimônio dos sócios, princípio da entidade.
- Terceiro. Determinar prazos para o cliente entregar os documentos, e o escritório tenha tempo hábil para escriturar a documentação e apresentar um relatório com a posição econômica da empresa.
- Quarto. Marcar uma reunião com o cliente do escritório para analisar e explicar o balanço patrimonial e demais demonstrativos contábeis, para que ele entenda a sua contabilidade e melhore seu planejamento para o trimestre ou ano seguinte.
- Quinto. Investir em um bom sistema de contabilidade, e investir em treinamento dos funcionários, pois os funcionários são o maior patrimônio de uma empresa, de que adianta o melhor sistema, os melhores equipamentos, se ninguém souber usar, ou usar 10 por cento da sua capacidade, isso é desperdício de tempo e inteligência, e o modus operanti de um escritório é a inteligência, e ela deve ser desenvolvida para que melhore seu desempenho.
Basicamente, acredito que esses procedimentos façam parte da sua estratégia para conquistar e principalmente manter os clientes, com um bom relacionamento interpessoal com clientes seguido por transparência e orientação, para que ele saiba os riscos que corre trabalhando na ilegalidade, e seja incentivado a trabalhar corretamente dentro da legislação, esse é um dos papéis do contador moderno.
