Olá, estou escrevendo esse artigo porque nos últimos dias acabei percebendo algo muito importante!
Ando preocupado com o nível de fraudes e desvios que acontecem no Brasil e que vem de todos os lados (até em vidros blindados, como visto no programa jornalístico “Fantástico”!)
Em função disso, quero compartilhar com você agora 9 dicas simples mas muito poderosas para que sua empresa possa combater fraudes internas, ou seja, aquelas cometidas pelos próprios funcionários.
Através dessas dicas você poderá:
- Prevenir ao máximo a possibilidade de fraudes na sua empresa;
- Identificar possíveis funcionários antiéticos e os tipos de fraudes que cometem;
- Melhorar os controles internos da empresa e evitar ou minimizar a ocorrência das fraudes ;
- Evitar perdas que poderiam colocar em risco a atividade da empresa;
- Proteger o negócio como um todo;
Dica #1 – Segregue As Funções
Evite ao máximo que a execução de um processo inteiro fique a cargo de uma única pessoa.
Isso quer dizer, por exemplo, que a pessoa que cuida do contas a receber não deve ter acesso a lançamentos na contabilidade, a pessoa que preenche o cheque não deve ser a que assina, a pessoa que compra não deve ser a que paga, e a lista segue.
Sempre tenha em mente qual etapa do processo pode ter conflitos com outra e como isso pode facilitar as fraudes e evite isso… Segregue funções!
Dica #2 – Obtenha Os Extratos Bancários Pessoalmente
Tenha muito cuidado para que uma pessoa em posição de cometer fraudes não tenha acesso a documentos e evidências que possa destruí-las.
Os extratos bancários e os cheques cancelados mensalmente devem ser recebidos por pessoa especial e muito bem selecionada. Em relação aos cheques mantenha atenção nos pontos:
- Cheques a pessoas ou fornecedores que você não conhece;
- Cheques descontados na boca do caixa com valor superior ao limite à sua permissão no caixa pequeno;
- Assinaturas que pareçam forjadas;
- Cheques faltantes ou números de cheques fora da ordem;
- Cheques nominais a terceiros, mas endossados por alguém da sua empresa;
- Cheques nominais a beneficiários cujo nome não corresponde a seu registro;
Dica #3 – Controle Minucioso dos Cheques
Se tem algo que merece atenção especial são os cheques da empresa (se a sua os utiliza com freqüência). Geralmente os cheques são muito visados justamente pela falta controle e cuidado da empresa, o que facilita muito a ocorrência defraudes.
Um pessoa específica deve manter controle sobre todos os talões de cheque e guardá-los em um cofre ou gaveta trancada.Verifique constantemente se há cheques faltando e use cheques pré-numerados.
Verifique toda e qualquer anulação de cheques e estipule duas assinaturas para cheques acima de X valor.
Dica #4 – Assine Cada Cheque De Pagamento Da Folha Pessoalmente
Apesar dessa dica ser mais voltadas a pequenas empresas, que ainda fazem pagamentos da folha em cheques, os conceitos se aplicam a qualquer pagamento nesse formato.
Examine todos os cheques e tenha certeza que se destinam a pessoas conhecidas, não conhecendo ou recordando o nome tente localizar a pessoa.
Faça uma comparação permanente do número de cheques emitidos e o número de funcionários na folha de pagamento. Para isso certifique-se de que o arquivo mestre da folha de pagamento não seja alterado sem a aprovação e assinatura da pessoa competente. Se possível manter conta corrente específica para a folha de pagamento e efetue reconciliação mensal.
Muitas fraudes são cometidas nos pagamentos de folha, então tenha cuidado redrobado.
Dica #5 – Vigie De Perto As Contas A Receber
Os dos pulmões da empresa, o contas a receber, merece toda a atenção possível.
As atividades de baixa de valores devem ser efetuadas por pessoas alheias à contabilidade e com permissões para tal.
Conciliações devem ser realizadas periodicamente e por pessoa competente.
Dica #6 – Dê Férias A Profissionais Chave no Negócio
Funcionários que cuidam de peças importantes como o Caixa e Escrituração Contábil precisam tirar férias regularmente, evitando assim que estas pessoas ocultem vestígios de seus desvios e fraudes.
Profissionais que nunca tiram férias e nem se afastam por doença, parecem leais a empresa mas é preciso muito cuidado, pois algumas vezes essas pessoas precisam estar sempre na empresa para ocultar suas “manobras”.
Force esses profissionais a tirarem suas férias e que o façam na virada de um Mem para o outro, dando tempo de outra pessoas verificar discrepâncias nos livros.
Dica #7 – Audite Regularmente Os Livros
Contrate um auditor externo no mínimo uma vez por ano, para que audite os livros da empresa.
Essa auditoria dificulta bastante a ação dos fraudadores, e ela deve ser feita de surpresa e em períodos diferentes durante o ano.
Dica #8 – Entenda Os Livros
O desvio de dinheiro ocorre normalmente, quando a escrituração é malfeita e não supervisionada, o que facilita ao funcionário adulterar o caixa e recibos. Como Proprietário ou Gestor da empresa, você deve familiarizar-se com a escrituração contábil de sua empresa e o sistema de guarda de registros.
Dica #9 – Proteja o Software de Escrituração Contábil
Não permita acesso não autorizado ao software de escrituração contábil. Não coloque em rede o computador que guarda os arquivos dos livros e garanta que o computador e o software estejam protegidos por senha.
Também mude a senha frequentemente para bloquear o programa à pessoas não auorizadas. Livros Contábeis físicos devem ser guardados à chave.
Essas dicas, apesar de bem simples, podem evitar grandes danos à empresa se bem observadas. Elas são fáceis de assimilar e de aplicar, então sugiro que você de uma boa relida, imprima se for o caso e faça algumas das orientações passadas aqui. Tenho certeza que terá sucesso!
Te desejo enorme sucesso!
