Manter um ambiente organizado nas empresas só traz benefícios: aumenta a produtividade, melhora o ambiente de trabalho, reduz custos e é sustentável. O importante é criar métodos de arquivo e armazenamento que seja entendido por todos, facilitar a localização, a padronização e o compartilhamento:
* Área Comercial / Vendas: Mantenha fácil o acesso de orçamento e propostas, para não perder o tempo de dar feedback, não há nada mais desagradável do que deixar de atender um possível cliente ou fazê-lo esperar porque não conseguiu achar sua proposta. Acredite, eu já deixei de fechar negócios com a empresa por esse motivo!
Teste métodos de organização por nome de empresa, datas e organização eletrônica. Lembre-se que o objetivo é tentar localizar facilmente uma informação.
* Documentos Societários: Documentos como contrato social, CNPJ e outras inscrições devem ter um local de fácil acesso, pois muitas vezes são solicitados por novos clientes e fornecedores. A maioria das inscrições são liberadas pela internet e não precisam ser armazenadas fisicamente, diferente do contrato social e alterações que possuem assinatura dos sócios.
Uma dica que facilita o armazenamento e organização, principalmente em alterações, é fazer a alteração consolidada, desta forma você só precisa manusear o último documento alterado.
* Documentos fiscais: Com a implantação da nota fiscal eletrônica, não há necessidade de se manter impresso, é preciso garantir o backup das notas fiscais, tanto o arquivo XML (nos casos de DANFEs) como o PDF. Importante é que esse backup seja armazenado em equipamento diferente de uso. Atualmente há ferramentas de armazenamento na nuvem gratuitos. Eu faço o uso e recomendo o Dropbox. Já salvei muitas árvores mudando procedimentos com clientes que imprimiam cerca de 200 notas fiscais por mês.
* Documentos de funcionários: Devem ser guardados de forma permanente, mantenha o fácil acesso de funcionários ativos e de forma organizada os funcionários inativos. Não é porque ele saiu que deve ser descartado.
Isso vale também para guias de pagamentos de impostos, principalmente as contribuições previdenciárias (INSS) que poderão ser solicitados quando o funcionário for se aposentar e ele não achar no INSS sua contribuição.
* Pagamentos de Impostos: O recomendado é armazenar fora da documentação contábil (pagamentos do dia a dia), seja de forma eletrônica ou impressa. O pagamento pode não chegar corretamente a base de dados do órgão e cabe a você provar que pagou.
* Notas Fiscais de Serviços e Entradas: Não há necessidade de ter apenas um arquivo para isso, pode ser mantido junto com os documentos contábeis (pagamentos do dia a dia) e de forma eletrônica. Só garanta o recebimento/armazenamento do XML das DANFEs, que podem ser requisitados em fiscalizações.
* Arquivos eletrônicos: Embora não atrapalhe visualmente pelo volume, é preciso “abusar” da tecnologia que permite que o nome seja mais extenso, crie padrões e pastas que seja fácil localizar. Não adianta deixar de imprimir e gastar horas e horas procurando por um arquivo, isso inclui também os e-mails.
Enfim, herdado do meu último trabalho, periodicamente observo tudo que está nas mesas de todos os funcionários (odeio papeizinhos e todos tem um caderno de anotação), prezo pela organização dos documentos, das gavetas e da mesa de trabalho.
Não importa a metodologia que você irá adotar: 5S, ISO etc, o é importante é implementar a organização como um hábito, começando pela sua mesa de trabalho. Como ela está hoje?
Sobre a autora: Heloisa Motoki é diretora administrativa e financeira da Rede Mulher Empreendedora, fundadora da Quali Contábil e consultora especial do site Fórum Contábeis. Participante do programa de Empreendedorismo pela FGV/Goldman Sachs – 10.000 mulheres. Há 18 anos no mercado contábil, atua diretamente com pequenas e médias empresas em São Paulo.
Originalmente publicado no portal Startupi
