Você controla os prazos de duração de cada processo em sua empresa? Sabe exatamente em quanto tempo deverá pagar uma obrigação e se receberá de seus credores antes que tenha que saldar as duplicatas? Passa um sufoco todos os meses porque nunca sabe quanto terá em caixa? O problema pode ser os prazos!
Muito já foi dito sobre a necessidade de organização de informações dentro das entidades para que se tenha mais autonomia e controle sobre o processo decisório. As decisões sobre prazos e identificação dos ciclos, não poderia ser diferente. O que ocorre é que a maioria das empresas oferece condições especiais aos clientes e se esquece que possui prazos não negociáveis para pagamento de suas compras. Claro, existem manobras para negociação junto a fornecedores e campanhas que podem ser feitas com os clientes, mas o nosso foco hoje é falar do que ocorre em seu negócio a partir do momento da compra do produto.
No seio organizacional, devemos trabalhar com dois tipos de ciclos: o ciclo econômico, o ciclo operacional e o ciclo financeiro. Em tese, os ciclos são processos que nos levam de um ponto ao outro e, retorna ao ponto inicial posteriormente, como um círculo. Geralmente, os ciclos em uma organização compreendem os momentos de compra, venda, pagamento da compra e recebimento da venda. Para sabermos a extensão destes prazos, é necessário calcular os prazos médios que são compreendidos em:
Prazo Médio de Recebimento de Vendas (PMRV) – compreende o tempo médio gasto entre a venda do produto até o seu recebimento (entrada em caixa).
Prazo Médio de Estocagem (PME) – é o tempo médio que o produto em questão ficou parado no estoque até o momento de sua saída do estoque por meio da venda.
Prazo Médio de Pagamento (PMP) – entende-se pelo tempo médio entre a compra do produto para integrar o estoque até o vencimento da obrigação a ele atribuída.
De posse destas informações, torna-se pertinente esclarecer que o ciclo econômico leva em conta o momento que o produto é adquirido até o momento da venda, sem levar em consideração o recebimento da mesma, o ciclo operacional diz respeito ao tempo de cada atividade relacionada às operações da empresa tais como a compra, a venda, o pagamento e o recebimento. O ciclo operacional compreende todas as atividades descritas acima porque se relaciona com o objetivo fim da empresa. Já o ciclo financeiro, vai do pagamento aos fornecedores até o recebimento das vendas.
Pois bem, para que a saúde financeira da empresa e a manutenção de suas atividades operacionais sejam otimizadas, é importante compreender todas as fases do diagrama exposto acima. O gestor precisa saber quais são os prazos com os quais ele efetivamente trabalha. Ideal seria que recebêssemos de nossos clientes antes que as duplicatas vencessem e que os estoques fossem renovados apenas se houvesse justificada tal necessidade. O que vemos atualmente são pequenos negócios mal administrados por pessoas que não possuem conhecimentos técnicos para compreender este tipo de situação.
Trabalhar com prazos bem estabelecidos é condição primordial para o sucesso de qualquer empreendimento. Talvez seja interessante rever questões operacionais que integrem excesso de benefícios aos clientes como prazos exageradamente estendidos. Outra medida que pode ser tomada, além de planejamento estratégico para a renovação de estoques é que se procure outros fornecedores caso não seja possível melhorar as condições de compra com os atuais. Em momentos de crise, algumas concessões podem ser concedidas pelos fornecedores para a manutenção de um novo cliente em potencial, vale a tentativa!
