Essa semana eu estava lendo e me atualizando como de costume e me deparei com um artigo muitíssimo interessante!
Pensei comigo: "Porque não compartilhar com meus contatos para que mais pessoas possam aprender?"
O Profissional Richard Chambers, Presidente do Instituto de Auditores Internos dos E.U.A, resolveu escrever 10 coisas que ele julga que NUNCA devem ser ditas em um RELATÓRIO DE AUDITORIA.
Se você não é auditor, consultor, mesmo assim te convido a ler esses itens pois você terá uma visão de como a forma com que expressamos nossas opiniões por meio da escrita podem atingir ou não nossos objetivos e influenciar as pessoas.
Se você quiser que as pessoas tomem alguma ação mediante o seu relatório de auditoria interna, então você não deve usar as seguintes coisas:
Dicas e Exemplos Simples
1. Não diga “A gerência deve considerar…”
Relatórios de auditoria devem oferecer recomendações sólidas para ações específicas.
Quando nossa recomendação é de apenas “considerar” algo, até o chamado à ação mais urgente pode ficar nebuloso.
Auditor nenhum quer uma resposta da gerência que diga apenas “Ok, vamos considerar”.
2. Não use palavras evasivas.
É tentador complementar nossas frases com “parece que” ou “nossa impressão é”ou “parece haver”.
Pode parecer mais seguro evitar ser específico, mas, quando você usa muitas expressões evasivas, principalmente na mesma frase, você corre o risco de não estar apresentando fatos bem embasados.
Os leitores do relatório de auditoria precisam saber que podem confiar em nossos fatos e o uso exagerado de expressões evasivas pode fazer recomendações sólidas parecerem muito com palpites.
3. Economize seus “intensificadores”.
Como podem dar ênfase, palavras como “claramente”, “significante”, “bem” ou “muito” podem parecer o oposto de palavras evasivas.
Na verdade, esses intensificadores são tão inespecíficos que podem ser outro tipo de evasão.
Os intensificadores geram perguntas como “significante em comparação com o quê?” e “claramente de acordo com os critérios de quem?“
Se você usar intensificadores livremente, dois leitores do mesmo relatório podem ter impressões bem diferentes:
Números como 23% ou US$ 3 bilhões contam uma história, mas o que realmente significa “muito grande”?
Está Parecendo Difícil ou Claro Para Você?
4. O problema é raramente universal.
É bom ser específico, mas há um perigo em palavras como "tudo", "nada", "nunca" ou "sempre".
"Você sempre" e "você nunca" podem ser palavras extremas que podem incentivar os leitores a buscar por exceções à regra, em vez de examinar a questão real.
Pode-se dizer que você testou 10 transações e nenhuma foi aprovada – já não se pode dizer que as operações nunca são aprovadas.
5. Evite culpar.
O objetivo dos relatórios de auditoria interna é trazer uma mudança positiva, não atribuir culpa a alguém.
Estamos mais propensos a alcançar a adesão de nossos leitores quando nossos relatórios se provam neutros, em vez de confrontantes.
O objetivo é chegar à causa raiz, em vez de apontar o culpado.
Não há problema em identificar o responsável pela execução das ações de uma recomendação – mas não vale dizer: "Foi culpa do Fred."
6. Não diga que "a gerência falhou."
Fazer afirmações como "a gerência não conseguiu implementar os controles adequados" invariavelmente irritará aqueles com quem estamos contando para implementar as ações corretivas.
Simplesmente indicar a condição, sem atribuir culpa por meio de palavras como "falha", tem maior probabilidade de resultar nas ações corretivas necessárias.
Também pode ajudar a preservar nossa relação com a gerência, para a próxima vez que conduzirmos uma auditoria em sua área.
Dicas Que Irão Tornar Seu Relatório de Auditoria Mais Efetivo
7. "Auditado" é das antigas.
Há alguns anos, as pessoas submetidas a uma auditoria eram frequentemente chamadas de "auditados".
Hoje, muitos especialistas acreditam que a expressão tem conotações negativas e que "auditado" implica alguém que sofre a ação de um auditor.
A auditoria interna tornou-se um processo colaborativo e termos como "cliente de auditoria" e "consumidor da auditoria" indicam que estamos trabalhando com a gerência, e não trabalhando nela.
8. Evite o jargão técnico desnecessário.
Toda profissão precisa de certa quantidade de jargão técnico, mas quanto mais pudermos evitar falar a língua da auditoria, mais poderemos ter certeza de que a mensagem é clara.
Se você usar mais de uma frase como "controles transacionais", "metodologia de amostragem estratificada" ou "modo de transferência assíncrono" em uma única página de um relatório de auditoria.
Não se surpreenda quando alguns de seus leitores desistirem da leitura, antes mesmo de chegar ao final do relatório.
9. Evite pegar todo o crédito para si
É tentador, nos relatórios de auditoria, usar frases como "a auditoria interna descobriu" ou "nós encontramos".
A gerência, muitas vezes, pode entender que você está pegando para si o crédito de identificar algo que já não estava tão bem escondido.
Fica parecendo que você passou a perna na gerência e ainda deu mais
uma rasteira de brinde.
10. Se soa impressionante, você provavelmente precisa reescrever.
Trabalhe para que seus leitores se lembrem de suas recomendações e apliquem as ações – não para impressionar com palavras pomposas e frases exageradas.
Evitar o jargão é apenas o começo: tente substituir "através" por "por meio de", "agora" por "no momento atual" e "então" por "de modo a", por exemplo.
Eu gosto de usar o teste da quinta série: se um aluno inteligente da quinta série não consegue entender seu relatório, pode ser que esteja desnecessariamente complicado.
E aí, você têm utilizado alguma dessas palavras em seus relatórios?
Você discorda de algum item ou gostaria de citar mais? Mande-me um e-mail para que eu possa compartilhar com todos!
