O principal objetivo da contabilidade é fornecer, por meio de balancetes e demonstrações contábeis, informações que permitam a tomada de decisões gerenciais e tributárias para proteger o ativo da empresa. Entretanto, é preciso se atentar a alguns pontos, pois algumas informações essenciais desse meio só são geradas por uma escrituração detalhada.
Um dos pontos é a correta classificação do fato contábil na conta adequada. Por exemplo, no caso de serem lançados todos os tipos de fretes (sobre compras, transferências entre estabelecimentos e vendas) na mesma rubrica, as informações se misturam e a apuração tributária é afetada, podendo acarretar em pagamentos tributários indevidos ou a maior.
Se ao contrário disso fosse feita uma conta sintética do tipo fretes (conta 100) e subcontas 100.1 (Fretes sobre Compras), 100.2 (Fretes sobre Transferências) e 100.3 (Fretes sobre Vendas), a empresa veria que, como os fretes sobre compras integram o custo de aquisição de mercadoria e de matéria prima, se elas gerarem direito a crédito de PIS e COFINS, o frete da compra também gera crédito.
Salienta-se que também é gerado crédito de PIS e COFINS quando o ônus do frete sobre vendas é suportado pelo vendedor. No caso de transferências não há geração de crédito. Salienta-se que caso os fretes já tenham sido escriturados em uma única rubrica, pode ser feita uma análise na ficha razão para separá-los.
Para evitar ou reduzir essas situações, é recomendável que as empresas adotem o que se chama de manual de contas; um guia de orientação aos usuários que, basicamente, contém o nome da conta, número da conta, função da conta (para que serve), funcionamento da conta (quando é debitada e creditada) e a natureza do saldo (devedor/credor).
Ou seja, situações de utilização de conta muito genérica para valores elevados como despesas gerais, pela sua expressão monetária, talvez mereçam ser destacados na contabilidade em conta própria.
Outra situação de utilização de vários tipos de despesas numa conta só é a de conta de água, luz e telefone. Além da informação especifica de cada um não ser gerada, dificulta a apuração de créditos de PIS/COFINS sobre despesa de energia. Ainda, deve ser separado da conta de energia elétrica o valor relativo à taxa de iluminação pública, abrindo uma conta própria para essa taxa.
Deve ser observado que quando as contas envolvidas nos lançamentos contábeis forem de receitas e ou despesas é preciso considerar os reflexos tributários desses enganos. Entre tantos exemplos que poderiam ser citados, importa ressaltar que, além da contabilidade ser informativa, é referência para as apurações tributárias e para apurar créditos de períodos anteriores.
Por fim, pontua-se que os livros e fichas de escrituração mercantil só provam a favor do comerciante quando mantidos com observância das formalidades legais (art. 8º do Decreto-Lei nº 486/69) e é essencial que a escrituração contábil esteja lastreada em documentos hábeis e idôneos. Contudo, observa-se que a correta alocação dos fatos contábeis nas rubricas da contabilidade é de suma importância para fins tributários e gerenciais.
