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Análise das rotinas de apuração do ICMS a recolher para desenvolvimento de conciliação.

É identificada a dificuldade que algumas empresas possuem para mensurar o correto saldo da conta de ICMS a recolher. A partir desta identificação, percebe-se a necessidade de otimizar um controle interno já existente: a conciliação.

postado 26/09/2016 08:40:47 - 2.642 acessos

 

1. RESUMO 

O presente trabalho consiste em um estudo realizado em uma empresa multinacional, localizada no município de Porto Alegre, baseado na conciliação contábil da conta de ICMS a recolher. Foi identificada a dificuldade que a empresa possuía para mensurar o correto saldo da conta de ICMS a recolher. A partir desta identificação, percebeu-se a necessidade de otimizar um controle interno já existente: a conciliação. Esta, por sua vez, não fazia referência nem identificação de pagamentos/diferenças de pagamentos, ajustes de saldos, lançamentos identificados por centro de custo e estados – recursos que foram identificados ao longo do trabalho para controlar o saldo da referida conta.  Para este controle utilizaram-se ferramentas como Excel, MAPAs de controle fornecidos pelo setor Fiscal da empresa, identificação de centro de custos e seus respectivos Estados, razão contábil.

 

2. INTRODUÇÃO 

Destaca-se a importância da correta apuração dos tributos a recolher, tendo em vista que se refere ao valor pago pela empresa ao governo. Com isso, tem-se que analisar a apropriação do imposto para que a empresa não tenha prejuízos, tanto se a apuração for feita de imposto a maior do que realmente deve-se recolher, quanto à menor, o que pode ocasionar em multa.

O tema objeto desse estudo será a contabilidade tributária, mais especificamente a apuração do ICMS.

Neste trabalho, irá-se abordar a apuração do ICMS a recolher, o qual diz respeito ao imposto incidente sobre a circulação de mercadorias e serviços prestados da empresa.

O trabalho será desenvolvido em uma empresa multinacional localizada em Porto Alegre/RS – a qual prefere manter seu nome em sigilo, com ramo focado no fornecimento de alimentos preparados preponderantemente para empresas, visando à qualidade de vida, desempenho e progresso aos clientes atendidos.
A empresa segue o calendário Francês para fins de fechamento contábil, portanto seu exercício tem início em Setembro e término e Agosto de cada ano; segue o regimento das empresas tributadas pelo Lucro Real.

Observa-se que existe uma insegurança no processo de apuração do ICMS a recolher, diante disso tem-se a questão problema deste estudo: está se apurando corretamente o ICMS a recolher?
A partir do exposto tem-se o objetivo geral o qual se baseia em realizar a análise das rotinas de apuração do ICMS. Como objetivos específicos, mostra-se a necessidade de analisar as rotinas de apuração dos créditos de ICMS, analisar as rotinas de apuração dos débitos de ICMS, analisar os pagamentos realizados e comparar os pagamentos em relação ao saldo à pagar.

 

 

3. REFERENCIAL TEÓRICO

3.1 TRIBUTO

De acordo com o exposto na Lei nº 5.172 de 25 de Outubro de 1993, Art. 3º, tributo é toda prestação pecuniária compulsória, em moeda ou cujo valor nela se possa exprimir, que não constitua sansão de ato ilícito, instituída em lei e cobrada mediante atividade administrativa plenamente vinculada.

3.2 ICMS

Conforme Dermeval Frossard expôs em seu livro ICMS Genérico, de 2006, ICMS é o Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de mercadorias e sobre Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. Sendo assim, trata-se de um imposto de competência estadual e distrital, no que se refere a legislar, instituir e cobrar. A sua receita é distribuída em 75% para o Estado e 25% para os Municípios. Para os Estados mais desenvolvidos, o ICMS representa mais de 90% de sua receita total. Este é o imposto que a Constituição mais normatiza, pois tem grande importância, complexidade e interferência na economia dos Estados.

3.3 DÉBITO FISCAL E CRÉDITO FISCAL

Seguindo o pensamento de Dermeval Frossad, débito fiscal é o imposto devido nas operações realizadas pelo contribuinte; e o crédito fiscal é o imposto suportado nas operações anteriores deduzido do ICMS devido nas operações praticadas pelo contribuinte.

3.4 FATO GERADOR

Para José Eduardo Soares de Melo, o Fato Gerador configura a ocorrência que remete à exigência do respectivo ônus ao contribuinte. Portanto, é a situação de fato, prevista na lei, que ao ocorrer na vida real, faz com que, pela materialização do direito ocorra o nascimento da obrigação tributária.

3.5 NÃO-CUMULATIVADE

Em seu livro “ICMS”, Roque Antonio Carraza cita que o ICMS deve necessariamente sujeitar-se ao princípio da não-cumulatividade, que, tendo sido considerado, pela Constituição, um dos traços característicos desse tributo, não pode ter seu alcance nem diminuído nem anulado por normas infraconstitucionais.
Para explicar melhor este princípio, Carraza se baseia no Art. 155, § 2º, I e II da Constituição Federal, o qual diz que “o imposto será não-cumulativo, compensando-se o que for devido em cada operação relativa à circulação de mercadorias ou prestação de serviços com o montante cobrado nas anteriores pelo mesmo ou por outro Estado ou pelo Distrito Federal; e que atenderá à isenção ou não-incidência, salvo determinação em contrário na legislação, não implicará crédito para compensação com o montante devido nas operações ou prestações seguintes e acarretará anulação do crédito relativo às operações anteriores”.
Diante disso, pode-se analisar que este princípio está voltado contra os Estados e o Distrito Federal, porquanto a incidência do ICMS em cada operação ou prestação determina o surgimento de uma relação de crédito em favor dos contribuintes.

3.6 NÃO INCIDÊNCIA

De acordo com Dermeval Frossard, a não-incidência é o inverso de incidência, o fato de a situação ter ficado fora dos limites do campo tributária, ou ainda, a não ocorrência do fato gerador. Para Alcides Jorge da Costa, a não-incidência resulta na ausência de todos, de alguns elementos do fato gerador, tal como descrito em lei, ou mesmo de apenas um destes elementos.

3.7 SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA

Para Dermeval Frossad, a Substituição Tributária tem como objetivo racionalizar a fiscalização, afunilando as operações de inúmeros produtores, no caso do diferimento, para um gargalo só, que seria a indústria recebedora das matérias-primas fornecidas por eles. Ao fiscalizar essa indústria, o Fisco controlaria as operações de milhares de produtores. Do contrário, analisando a ST das operações subseqüentes, para frente, o gargalo se mantém na indústria, e a fiscalização na indústria atinge as operações de milhares de varejistas. Com isso a substituição tributária significa colocar no pólo passivo da obrigação tributária outra pessoa que não o contribuinte, ficando esta responsável pela retenção do imposto devido pelo contribuinte e pelo pagamento dos cofres públicos.
No caso de diferimento, há uma postergação ou adiamento do pagamento do imposto e, ao mesmo tempo, a transferência da responsabilidade para o pagamento do imposto a um terceiro.
Já a antecipação é uma pretensão de que o contribuinte efetuará operação subseqüente, sendo assim o imposto é cobrado antes de ocorrer efetivamente a operação.

3.8 CRÉDITO PRESUMIDO

Conforme José Eduardo Soares de Melo, o crédito presumido consiste em uma técnica de substituição dos créditos, com possibilidade de serem apropriados devido a entrada de mercadorias ou bens, por determinado percentual relativo ao imposto debitado por saídas de mercadorias ou prestação de serviços. 

 

4. PRÁTICA

4.1 IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA

Observa-se que existe uma insegurança no processo de apuração do ICMS a recolher, aspecto visto como problema deste trabalho. A partir disso têm-se como objetivo geral analisar as rotinas de apuração do ICMS a recolher, para assim comparar com o procedimento de apuração adotado pela empresa. Com isso, observa-se a necessidade de desenvolver um método de conciliação seguido de análises e aplicação de ferramentas para que, mês a mês, ocorra a conferência e possíveis ajustes na conta contábil estudada.

A partir da identificação dos componentes registrados na conta em questão, desenvolve-se uma série de planilhas e controles para que o saldo esteja a nível extremamente confiável, não deixando dúvidas quanto sua apuração.
O objetivo principal baseia-se na construção de um controle interno, neste caso a conciliação contábil. Podemos caracterizar a conciliação contábil como a conferência mensal do saldo do razão contábil – onde são registrados os débitos e os créditos decorrentes dos fatos ocorridos, analisando cada lançamento registrado.

Quando da análise do razão contábil da conta de ICMS a recolher, evidencia-se que ocorrem lançamentos incoerentes registrados nesta conta, a partir disso há insegurança em relação à apuração do saldo da conta. Com isso, apresenta-se uma série de circunstâncias desfavoráveis para a empresa, como exemplo a apuração de valor a maior ou menor a recolher para o Fisco.
Tendo em vista essa situação, faz-se necessário realizar uma revisão bibliográfica na legislação referente ao processo de apuração de ICMS e aplicá-la nas rotinas de apuração da empresa, e por fim, evidenciar o que será necessário para resolução disso. Neste caso, adota-se a implantação de uma conciliação baseada em planilhas, destacando os débitos e créditos, verificando e realizando possíveis ajustes a fim de ter o saldo extremamente confiável.

O ICMS é decorrente de fato gerador. Este, por sua vez, consiste na efetiva saída de mercadoria de determinado estabelecimento, do início da prestação de serviço e, também, da possibilidade de entrada de mercadoria no Estado para fins de Diferencial de Alíquotas. Para que ocorra uma dessas hipóteses mencionadas, é necessário que ocorra a emissão de Nota Fiscal, que é o documento onde constam as informações do emitente, destinatário, especificações do produto/serviços, valor bruto, alíquotas de impostos (dentre eles, o ICMS) , dados da transportadora e informações complementares que não possuem campos específicos em NF para serem informados.

4.2 APURAÇÃO DO ICMS CONFORME NORMAS FISCAIS

A apuração do ICMS deve ser feito conforme observância do que está exposto nos seguintes livros Fiscais:

I - Registro de Entradas, modelo 1;

II - Registro de Entradas, modelo 1-A;

III - Registro de Saídas, modelo 2;

IV - Registro de Saídas, modelo 2-A;

V - Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;

VI - Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;

VII - Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;

VIII - Registro de Inventário, modelo 7;

IX - Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;

X - Movimentação de Combustíveis.

Os livros Registro de Entradas, modelo 1, e Registro de Saídas, modelo 2, serão utilizados por contribuinte sujeito, simultaneamente, à legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados e do ICMS.

Os livros Registro de Entradas, modelo 1-A, e Registro de Saídas, modelo 2-A, serão utilizados por contribuinte sujeito apenas à legislação do ICMS.

O livro Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3, será utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado pela legislação federal, e por atacadista, podendo, a critério do Fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuinte de outro setor, com as adaptações necessárias.

O livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5, será utilizado por estabelecimento que confeccionar impressos de documentos fiscais para terceiro ou para uso próprio.

Os livros Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, Registro de Inventário, modelo 7, e Registro de Apuração do ICMS, modelo 9, serão utilizados por todos os estabelecimentos.

É facultado ao contribuinte acrescentar, nos livros fiscais, indicações de seu interesse, desde que não lhes prejudiquem a clareza.

4.3 IDENTIFICAÇÃO DA APURAÇÃO REALIZADA PELA EMPRESA

O controle de apuração fiscal está estruturado em planilha de Excel, o qual se denomina MAPA.

A empresa efetua a apuração por Estado, portanto há um MAPA de apuração para cada Estado, são eles: Distrito Federal, Goiás, Pará, Bahia, Rio Grande do Sul, Maranhão, Acre, Alagoas, Amapá, Ceará, Espírito Santo, Rio Grande do Norte, Minas Gerais, Mato Grosso do Sul, Pernambuco, Paraná, Sergipe, São Paulo, Tocantins, Mato Grosso, Rio de Janeiro, Roraima e Santa Catarina.

Em via de regra, cada Estado possui peculiaridades na apuração do ICMS. Veremos a seguir, a estrutura que a empresa adotou para apurar o ICMS a recolher. Por possuir diversas unidades em cada estado, a empresa aponta os valores por unidade para cálculo do imposto.

A planilha de apuração possui diversas abas das quais apresentam os cálculos relativos ao diferencial de alíquotas, valores referentes ao faturamento – apurados em emissão de NF e o cálculo do imposto. Veremos a seguir o exemplo de apuração do estado de São Paulo, o qual possui a planilha mais completa para compreensão da apuração.

A primeira guia, denominada “Estorno de débito” (A) apresenta a soma do imposto debitado por unidade, ao final há o cálculo do imposto total debitado em determinado mês. A segunda guia apresenta os cálculos de Diferencial de Alíquota (B), ocorridos naquele mês. A terceira guia informa os valores referentes à substituição tributária (C). A próxima guia, mostra os valores de ICMS que incidiram sobre as NF’s de entrada (D). A guia de saídas traz a relação dos impostos decorrentes de NF’s de saídas (E). Após essas informações terem sido apresentas, têm-se a guia de Estorno de Devoluções (F), esta por sua vez, informa o estado que ocorreu o fato, número da NF que originou o estorno, CFOP, valor bruto e imposto.
Com essas deduções feitas, apresenta-se a guia no qual o imposto é apurado: guia MAPA (G). Nela constam fórmulas as quais trazem valores decorrentes nas guias anteriores. Para apuração de valor a pagar têm-se o seguinte: débito de ICMS incidente sobre NF’s menos estorno de débitos menos estorno de débito de NF de devolução mais o cálculo da receita bruta menos o crédito de ICMS mais o estorno de crédito de ICMS mais o débito de diferencial de alíquotas menos o crédito de diferencial de alíquotas menos o crédito e substituição tributária.

Todas as informações que constam no MAPA são extraídas do sistema onde são registrados os fatos ocorridos durante o mês. O sistema utilizado pela empresa é o SAP.

A conciliação da conta de ICMS a recolher é feita a partir do MAPA x Conciliação contábil (H). A conciliação contábil é feita a partir do razão contábil mês a mês, neste que encontramos os fatos que ocasionam distorções no imposto a pagar.

4.3 NORMAS DE APURAÇÃO X APURAÇÃO REALIZADA PELA EMPRESA

A partir do descrito acima, podemos identificar que o setor fiscal de empresa está apurando o ICMS conforme as normas, o que está incorreto é a contabilização dos fatos no razão contábil da conta de ICMS a recolher.

Na apuração feita pela empresa, a conta contábil de ICMS a recolher recebe os seguintes registros:

  • Valores do ICMS retido sobre as vendas;
  • Pagamento do imposto apurado no mês anterior;
  • ICMS em decorrência de notas fiscais de devolução de venda;
  • ICMS relativo ao diferencial de alíquotas;
  • ICMS relativo à antecipação;
  • Crédito presumido por estado;
  • Receita bruta decorrente de devoluções de vendas e possíveis estornos;
  • Créditos de transferência por Centro de Distribuição e possíveis estornos;
  • Estorno de crédito proporcional;
  • ICMS complementar decorrente de NF complementar;
  • ICMS garantido;
  • Lançamentos de ICMS sobre NF’s de devolução;
  • Possíveis necessidades de ajustes identificados no decorrer do mês e fechamento contábil mensal.

Essas contabilizações são feitas a partir de lotes de importação, alguns deles recebem lançamentos manuais, os quais trazem distorções na apuração.
Para a correção do problema, foi feita uma investigação, a partir de documentos que comprovassem os valores a serem ajustados/lançados na conta de ICMS a recolher.
Para os próximos meses a empresa manterá o controle via conciliação, observação da legislação e sempre tem documentação que comprove a legitimidade do lançamento. 

5. CONCLUSÃO 

Pode-se concluir que é necessário manter a conciliação contábil x MAPA de apuração fiscal, observando sempre os lançamentos efetuados na conta contábil ICMS a recolher, tendo sempre como comprovação documentos que originam os fatos ali registrados. Também, é de extrema importância estar de acordo com as leis e normas para apuração do ICMS a recolher.

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