Superada a fase em que o Planejamento Tributário, doravante denominado de (PT), tinha como principais pilares a escolha entre os regimes tributários Lucro Real, Presumido ou Arbitrado, ganha força a Auditoria Tributária (AT) como instrumento de controle dos resultados almejados no PT. De modo que, não basta escolher o regime tributário que melhor se adequa às necessidades da empresa, se no cotidiano, todas as etapas que envolvem a saída efetiva de recursos, relacionados aos tributos, não estiverem em consonância com o devido. Contudo, o objetivo do PT continua o mesmo, ou seja, a geração de caixa via economia tributária.
Com o passar dos anos, a forma com que Administração Pública trata suas principais fontes de receitas tem se modernizado a passos largos. Mudanças nos mecanismos de arrecadação e fiscalização são constantes, garantindo aprimoramento e maximização dos resultados estatais. Nesse cenário, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem se tornado uma peça chave do Governo, auxiliando a obtenção de recursos e inovando a forma de prestar contas ao fisco.
Apesar da maneira de prestar contas ao fisco exigir mais cautela, investimentos e conhecimentos técnicos na era sped, esta arma pode ser usada em benefício dos controles internos das organizações. Isso devido às informações prestadas estarem debulhadas, no ponto perfeito para o Estado tirar suas conclusões e questionar, caso entenda necessário. Sendo assim, temos em mãos, exatamente o que o Fisco quer ver.
Espera-se que diversos profissionais, da área tributária principalmente, tenham conhecimento suficiente e adequado acerca do ordenamento jurídico que abarca a apuração dos tributos. Contudo, estes conhecimentos, geralmente, são aplicados num momento inicial das operações, quando da análise de legislações para o correto parâmetro de seus ERP’s. Durante a labuta cotidiana, esses parâmetros não são acompanhados e testados para identificar se tudo está de acordo com a exigência tributária. Além do que, essa área é considerada mutante e os ERP’s não fazem sozinhos o trabalho de acompanhamento dessas mutações. Diante disso, resta dizer que não cabe apenas saber o que fazer, mas saber se o que deve ser feito está sendo. Em outras palavras, temos que aplicar o conhecimento, monitorando e auditando seus resultados constantemente.
Empresas em geral devem estar atentas ao PT sob esta ótica. Visto que, recursos financeiros podem estar indo pelo ralo, indiretamente, e pior, sem a percepção dos controles internos, quando mal executados, e ainda, não garantindo o que foi almejado no PT. Em momentos de crise financeira que assolam o setor público e privado, identificar inconsistências que podem melhorar o caixa, seja evitando saída de recursos indevidamente por apurações incorretas ou passivos fiscais, ou aumentando via apurações corretas. Pode-se garantir que este é um tema relevante, observando a carga tributária que recai sobre as empresas. Sem contar que existe a carga tributária visualizada no PT (orçada) e a via apurações (efetiva). Acredite, existe diferença.
No âmbito industrial, por exemplo, podemos detalhar as operações começando pelo Fluxo de Mercadorias (FM), representada pelas entradas e saídas de bens e/ou serviços, tendo suma relevância no processo de geração de caixa. Uma vez que, nessa fase, são geradas informações que servirão de base para a AT. Como os tributos têm raízes por todas as áreas, inclusive as administrativas e comerciais, atenção deve ser dispensada também a elas, em relação ao que elas podem ou não gerar de débito ou crédito tributário.
Desta forma, a AT vai além da escolha do regime ideal, pois que ela abrange o FM. Quer dizer, desde a entrada à saída da organização, finalizando com a apuração dos tributos e posterior saída de recursos de caixa, se for o caso, além do cumprimento das respectivas obrigações acessórias. O foco da AT está nestas três fases: FM, apuração dos tributos e cumprimento das obrigações acessórias. Sendo que na auditoria da apuração dos tributos, é possível identificar, em muitos casos, inconsistências ocorridas durante o FM.
O FM, por ser o gerador de informações base para a AT, deve ter mecanismos de acompanhamento que permitam auferir se os dados gerados estão de acordo com o físico. Em outras palavras, podemos dizer que esta é a única fase que a empresa, representada pelos funcionários, tem o contato direto com a informação imputada no sistema (ERP) e o fato concreto gerador do tributo. Quer dizer, se a entidade adquire um determinado insumo para utilização no processo produtivo com uso de uma natureza de operação ou de um item em desacordo com esses insumos, pode acarretar em AT incoerente com a realidade que o funcionário teve contato no início da operação. Visto que na AT são analisadas as informações que são produzidas posteriormente às operações, daí a relevância das informações geradas no início da operação, no caso de entradas bens e/ou serviços.
Em síntese, no FM, temos a entrada de informações via mercadorias e/ou serviços utilizados nas operações da empresa (imputs). Posteriormente, isso é processado nas diversas fases no interior da empresa. No âmbito industrial, os insumos e demais gastos (custos e despesas) são transformados em produtos e durante esse processo, existe a geração contínua de informações que também vão servir de base para a AT. No processo produtivo, por exemplo, aquele insumo que foi registrado como gerador de crédito de determinado tributo, com a condição de ser utilizado, exclusivamente, na fabricação dos produtos e/ou prestação dos serviços, não pode ter destinação diversa disso.
Perceba que, além dos imputs, temos como base para a AT os dados gerados pela transformação destes em produtos e/ou serviços finais (outputs). Nesta etapa, temos os documentos fiscais que correspondem às operações de saída dos produtos e/ou serviços. Esta também é uma fase geradora de informações base para AT. No FM, temos até então, como foco para a AT:
– identificação correta da entrada de produtos e/ou serviços (imputs);
- geração correta de informações no processo de transformação dos imputs em outputs.
Após a saída dos produtos e/ou prestação dos serviços, uma nova fase de geração das informações surge, a apuração dos tributos. Os setores envolvidos nesse processo resumem as informações geradas nos imputs e outputs, chegando aos elementos para conclusão do montante de recursos necessários ao cumprimento das obrigações tributárias, principais e acessórias. Nessa ocasião, mais informações estão sendo geradas, contribuindo para a base de dados que serão campo de atuação da AT.
Sintetizando o exposto, temos o seguinte cenário:
Profissional Contábil, MBA em Controladoria, Auditoria e Finanças pela Faculdade da Serra Gaúcha, Administrador do portal www.contabilidadeagora.com