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Escritório de contabilidade decorado ou reformado, despesa ou investimento?

Vale separar um montante para deixar o espaço organizado tanto para ser um home office como para receber futuros clientes, fazer reuniões e ter colaboradores - que podem produzir melhor num espaço adequado ao trabalho. Como calcular com eficácia?

postado 08/09/2017 09:02:42 - 5.695 acessos

Hoje muito do que se faz para atender aos clientes de contabilidade prescinde da atitude presencial – muito mais comunicamos via e-mail, além do bom e velho telefone, sem esquecer dos aplicativos como Whatsup, Telegram, Messenger e as redes sociais. No entanto, seja num escritório residencial, o home office, como num espaço de trabalho próprio, alugado ou colaborativo (onde mais de uma empresa ocupa temporariamente ou não), a pergunta que aparece correntemente é: como fazer deste espaço algo agradável atendendo ou não ao público, e como saber quanto investir nesta tarefa?

O primeiro ponto para começar a entender a importância do espaço vem antes de pensar se vamos receber clientes e ter muitos funcionários – é entender que a ambientação ajuda muito na produtividade individual e coletiva. Os estudos de psicologia social há tempos mostram o quanto é importante ter o espaço determinado e com os recursos necessários para uma boa relação produtiva. Partindo desta premissa, seja o escritório contábil iniciante instalado num canto do quarto ou já num imóvel projetado para esta finalidade, é preciso saber que será o ambiente de trabalho com tudo o que for necessário para produzir e trazer resultados. Assim, delimite o ambiente ainda mais se você está começando e trabalha em casa; não importa quanto seja este espaço, mas tenha clareza que é onde você produz a sua renda e empreende seu futuro.

Depois de definir onde será e como será, vem a parte custo. Aqui vale lembrar que antes de provisionar o quanto vai ser gasto, é bom ter um orçamento onde estão contemplados valores de segurança do seu negócio. Faça um cálculo do que será gasto no ano e procure ter uma reserva de ao menos três meses para cobrir custos pessoais e familiares, além de separar o montante para pagar os encargos trabalhistas de rotina anual (décimo terceiro, férias e temporários cobrindo férias) . Tendo isso já calculado e com o valor separado (investido, de preferência), vamos aos números para a ambientação.

Exceto se você tem muito dinheiro guardado e não precisa se preocupar com o amanhã, faça um cálculo do quanto gastar num primeiro momento da seguinte forma: multiplique o valor do aluguel do espaço por cinco e você terá um referencial de quanto será gasto na melhoria do escritório do ponto de vista da decoração/reforma. Se o espaço é seu, seja a edícula ou uma casa que não precisa pagar aluguel, calcule quanto seria este montante mensal – vale lembrar que tudo tem custo, afinal há dinheiro investido na sua casa que poderia render um x no mercado financeiro. Encontre este valor e multiplique por cinco. Esta será a verba para decorar e/ou reformar o seu ambiente. Definido isso, separe o montante e planeje cuidadosamente como isso será feito.

Há quem diga que, como não recebe clientes no escritório, não precisa pensar em escritório bonito e acabe improvisando por anos a fio… e aqui vale uma grande ressalva: em geral este pensamento não se resume ao escritório físico mas se estende para todo o negócio. Daí que não há modernização de equipamentos, softwares e capacitação profissional seja para si ou para os funcionários, e quem não se atualiza acaba perdendo terreno, ficando com menos e menos. É a mentalidade de querer economizar demais e entrar no cenário de pobreza não por falta de recurso mas por falta de ambição de crescimento, de melhoria contínua. É um quadro de misereza, muito negativo e que afugenta clientes – esqueça a história da “confiança”, o mundo hoje tem alta volatilidade.

Vale pensar em ter o ambiente pronto para receber clientes, parceiros e fornecedores mesmo que isso aconteça raramente. É o seu ambiente de fazer dinheiro, e neste caso, estar bem decorado e arrumado é parte do investimento que vai trazer dividendos em qualidade do seu tempo trabalhado, bem estar da equipe envolvida e o sentimento de progresso que sentimos estando num ambiente agradável. Com planejamento e equilíbrio financeiro isso é totalmente alcançável. Para finalizar, lembre que grandes escritórios começaram pequenos mas com mentalidade de “gente grande” e hoje colhem frutos de uma visão de sucesso que inclui o bem estar no ambiente de trabalho – pois é onde se passa a maior parte do tempo e faz toda a diferença na vida. Planeje e execute para que este local seja pleno para sua felicidade.

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