Imaginemos uma transportadora de carga com agências (ou filiais), operando em várias cidades de um ou de vários Estados. Assim como em outros casos, nossa empresa poderá ter suas atividades setorizadas (ou departamentalizadas), compreendendo atividade-meio e atividade-fim. Como atividade-meio, poderá existir um departamento de manutenção, com oficinas especializadas, que farão todos os consertos necessários à frota, se esses serviços não forem terceirizados. Como atividade-fim, teremos as agências, que farão a captação de cargas, que irão gerar a receita de fretes, e o departamento de transportes, que levará as cargas da origem ao destino.
É compreensível que todos esses setores gerem custos, que, de alguma forma, deverão ser rateados pelos serviços prestados. Por exemplo, a oficina presta serviços efetuando o reparo de um caminhão. O custo do serviço entrará na carga do departamento de transportes, sendo incluído no rateio para apuração do custo da tonelada/quilômetro transportada. Há a considerar, também, o custo das agências (ou filiais), que entrarão nos custos operacionais: é um custo necessário para haver a geração de receitas. A administração da empresa poderá optar por apurar custos e receitas de cada agência - com o que terá uma visão das mais e menos lucrativas - ou poderá centralizar essa apuração. Para uma pequena transportadora, poderá não ser atrativo incorrer nos custos necessários à manutenção de uma contabilidade tão analítica; entretanto, para uma grande transportadora, operando em vários Estados, com centenas de carretas e cavalos mecânicos, tal detalhamento será condição primordial para uma boa administração.
Vamos supor que, ao invés de uma transportadora de cargas, tenhamos uma ferrovia, atravessando desde São Paulo até a fronteira com o Uruguai. Imaginemos, ao invés das centenas de carretas e cavalos mecânicos, milhares de vagões ferroviários e centenas de locomotivas e veículos auxiliares, como as vagonetes. Não mais algumas agências, porém dezenas de estações pontilhando a via férrea em toda sua extensão. Vejamos o volume da via permanente e do material rodante. Vislumbremos, de relance, a importância das instalações de manutenção, não apenas do material rodante, mas também da via férrea. Vejamos, a grosso modo, o volume dos insumos necessários à operação e manutenção dessa ferrovia. Porém, ao invés de uma ferrovia, bem que poderia ser uma empresa de aviação comercial, com dezenas de grandes jatos, operando em todo o território nacional - talvez também no exterior. Estas considerações servem para oferecer uma rápida visão do que deverá ser a contabilidade. Administrar empresa de tal porte, sem informações detalhadas de custos, despesas e receitas, com suas origens, e sem exercer controle adequado, será suicídio coletivo.
Mudemos, entretanto, o foco dos nossos exemplos. Vejamos o caso de uma empresa de navegação, operando alguns navios, podendo ser em navegação de cabotagem ou de longo curso. Cada navio, apenas para se manter flutuando, já consome custos, que são variados - combustíveis, lubrificantes, pessoal, alimentação, etc. Imagine-se, então, o custo de cada viagem, seja de Porto Alegre a Belém ou do Rio a Tóquio. Imagine-se o custo incorrido quando um navio pára para manutenção, geralmente contratada em estaleiro particular, e a receita que deixa de ser produzida. Lembremos que em cada navio, quando em viagem, há um administrador, representante do armador. Esse administrador, entre outras atribuições, é o responsável pelas despesas incorridas durante a viagem, para o que recebe um certo volume em numerário. Cada um desses navios, por si só, já equivale a uma empresa, tal a complexidade da sua operação. Considerando os vários navios da frota de uma empresa, teremos uma idéia da dimensão dessa complexidade. Como é de se esperar, a contabilidade deve acompanhar essa complexidade, sem o que a adequação do controle ficará prejudicada.
A abordagem dos tópicos anteriores destaca a necessidade de manter um controle adequado a cada situação. Não se pode tratar uma pequena frota de táxis como se fosse uma transportadora de cargas, ou uma transportadora como se fosse uma ferrovia ou uma empresa de navegação. Há que se atentar para as particularidades de cada empresa, assim como para a extensão das suas operações. O confronto dos custos com a receita obtida indicará a viabilidade ou não de se manter determinadas linhas. Também aqui, a decomposição dos custos em todos os seus elementos fornecerá instrumentos para uma análise profunda: se esses custos são ou não imprescindíveis à operação. De igual modo, a renovação da frota é imprescindível, quer seja uma transportadora ou uma empresa de navegação. A contabilidade, se estruturada adequadamente, fornecerá importantes subsídios para se evitar o naufrágio, como o que ocorreu em uma tradicional empresa de navegação de longo curso, que o Brasil foi perdendo, gradativamente, pela incompetência dos seus administradores. Mas o sinal vermelho estava aceso há muito tempo! Só Carolina não viu!
Carlos José Pedrosa
Maceió, AL
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