É impossível em diversos momentos do nosso dia a dia não pensar na forma como algumas coisas são hoje, como deverão ser dentro de poucos anos e como foram, por exemplo, há uma ou duas décadas atrás quando estamos falando do impacto trazido pela tecnologia ao mercado contábil com foco, principalmente, na relação entre os escritórios contábeis (Contador) e as empresas (Clientes).
O trabalho, na maior parte das vezes braçal e mecânico, anteriormente realizado por quase todas as equipes contábil, fiscal e de folha de pagamento vem sendo há algum tempo substituído gradativamente por um misto de assessoria e consultoria especializada, relacionamento mais próximo entre Contador e Cliente, bem como prestação de informações quase que em tempo real aos Fiscos e demais usuários das informações processadas (o que incluir por exemplo, instituições financeiras e os próprios Clientes). Cada escritório contábil encontra-se em estágios diferentes neste processo mas, inevitavelmente, todos terão que passar por essa migração ou dificílmente conseguirão sobreviver e atender as novas demandas. Certamente você consegue enxergar alguma situação semelhante na sua área de atuação ou em outras atividades trazidas pelas inovações tecnológicas!
Há 10 anos, diversos documentos de papéis circulavam para lá e para cá das mais diversas formas: malotes, via Correios, nas motocicletas dos office-boys, etc. Hoje, a realidade são arquivos digitais sendo disponibilizados por meio de plataformas online e compartilhamento de arquivos em nuvem!
A tecnologia trouxe fortes impactos e alterações na relação do Contador com o Cliente e isso é indiscutível. E também na relação do Contador e do Cliente com as diversas esferas dos Fiscos. O que demorava-se anos para ser identificado pela fiscalização, hoje levam-se dias ou no máximo alguns meses. Ou seja, se o seu Contador não tiver toda a documentação disponível para executar o serviço com qualidade e prestar as informações no formato digital aos Fiscos (SPED ECD, SPED ECF, eSocial, EFD Contribuições, EFD ICMS/IPI, GIA, DCTF, DIMOB, DIMED, DIRF, NF-e, etc.) sua empresa ficará exposta rapidamente a penalidades e ao recolhimento de multa e juros. A cooperação mútua, a agilidade e o cruzamento de informações dos mais diversos órgãos (Receita Federal, Banco Central, FGTS, Fazendas Estaduais, Municípios, etc.) caminha a passos largos.
E qual a importância dessas mudanças para as empresas, sócios e todos que se relacionam na condição de Clientes com os escritórios contábeis (Contador)?
Podemos dividir essa importância em dois pontos fundamentais.
Primeiro, o Cliente deve estar preparado e aberto às mudanças exigidas para a adequação das "novas rotinas tecnológicas", que em sua maioria envolvem aprendizados (você provavelmente terá que sair da sua zona de conforto!) e a migração da execução de trabalhos que antes eram amparados por documentação física para arquivos digitais, utilização de integrações entre softwares, atendimento e relacionamento por meio de plataformas online, bem como a necessidade cada vez maior de agilidade em decorrência das exigências e obrigações impostas pelos Fiscos federal, estaduais e municipais - principalmente com o advento do SPED, que avança a cada ano com a implantação de novos braços do projeto que trouxe enorme celeridade no envio por parte dos contribuintes e na análise das informações por parte das entidades e órgãos de fiscalização.
Portanto, é essencial que sejam realizados investimentos contínuos por parte dos escritórios contábeis em tecnologia da informação (integração entre sistemas de atendimento e módulos operacionais dos Departamentos, utilização de sistemas Anti-Spam e de Gerenciamento Unificado de Ameaças, servidores com realização de backups redundantes, etc.) para garantir que o relacionamento e troca de informações seja o mais seguro e ágil possível, permitindo desta forma, não apenas que sejam cumpridas todas as obrigações legais dos Clientes com prazos antecipados, mas que também possibilite aos parceiros (Contador + Cliente) irem sempre além.
Mas, afinal, o que significa ir além!?
Ir além, significa contribuir diretamente para que o seu negócio cresça e se desenvolva de forma sólida e com segurança, facilitando ao máximo o dia a dia da empresa e dos colaboradores que se relacionam com o escritório contábil. E, claro, te deixar tranquilo(a)!
Significa, por exemplo, realizar periodicamente estudos tributários para ajustar e efetuar o planejamento mais adequado para redução de custos de acordo com a legislação.
É manter as Certidões Negativas de Débitos da empresa em dia e disponibilizá-las automaticamente de forma online.
É realizar a escrituração e o fechamento contábil da empresa mensalmente, permitindo que seja possível identificar e comunicar o cliente sobre, por exemplo, a ausência de recolhimento de determinado tributos no mês anterior (o que significará um menor valor a pagar referente a multa e juros).
Significa também orientar de forma personalizada e individual cada cliente, analisando todas as particularidades da empresa com relação a legislação trabalhista e previdenciária relacionadas a sua atividade.
Como está o relacionamento da sua empresa com a Contabilidade e a tecnologia relacionada? O momento exige, sem dúvidas, um "relacionamento sério e tecnológico" entre Contador, Cliente e Fiscos.
Fique atento(a)!
