Projeto tem previsão de início de obrigatoriedade em 1º de janeiro de 2018 para as empresas de maior porte e últimas pesquisas apontam que muitos ainda não se prepararam pra ela.
Divulgado de forma ampla pelo Governo, o e-Social promete revolucionar processos e rotinas de vários departamentos internos das empresas, alguns deles imaginavam estar "imunes" ao SPED.
No entanto, apesar de tudo, algumas empresas deixaram para a última hora sua adequação ao novo sistema de informação.
A divulgação em fins de outubro pelo Governo do famigerado "faseamento" animou alguns a postergarem ainda mais suas adaptações.
Mas mesmo com a possibilidade do faseamento, tudo indica que não teremos mais prorrogações em relação ao e-Social, o que torna o tempo que falta extremamente exíguo.
Destaco nesse artigo os principais pontos que devem ser analisados para que se possa adequar a empresa para o início dessa obrigação acessória.
1 - Crie uma comissão mutisetor
Como a obrigação envolve vários departamentos da empresa, a primeira coisa a se fazer é criar um grupo de trabalho coordenado para que se possam mapear as rotinas atuais da empresa e como essas serão afetadas pela nova obrigação.
Deve ser estabelecidas metas para cumprimento imediato e selecionados os responsáveis por cada setor para acompanhar o andamento.
Podemos colocar no rol de setores envolvidos:
Administração (redesenho de processos e acompanhamento);
Departamento de pessoal/RH;
Depto. jurídico;
Segurança e medicina do trabalho;
Contabilidade/Fiscal (por conta do possíveis cruzamentos com a Escrituração Contábil Digital - ECD e Escrituração Contábil Fiscal - ECF).
2 - Sistema atualizado
Seu sistema de departamento pessoal está atualizado e pronto para atender as exigências de envio dos eventos do e-Social?
Como serão as rotinas de envio dos eventos pelo sistema? Minha equipe está devidamente alinhada/treinada com a adequação dessa ferramenta?
3 - Sanear a base cadastral
Ponto muito importante, a qualificação cadastral deve ser efetuada imediatamente, pois erros básicos como nome, CPF, PIS e endereços errados poderão travar todo o processo desde o início.
A validação da qualificação cadastral pode ser efetuada diretamente na página do e-Social.
O aplicativo permite identificar divergências entre os cadastros internos das empresas, o CPF e o Cadastro Nacional de Informações Sociais - CNIS.
você pode acessar o sistema em:
Lembrando que certas alterações cadastrais podem levar até 7 dias para serem reconhecidas, como no caso de alterações efetuadas pela Caixa Econômica Federal.
Por isso essa deve ser uma das primeiras ações a ser tomada pelas empresas.
4 - Análise e envio das tabelas
As tabelas são um conjunto de informações necessárias para que os demais eventos do sistema possam ser validados e aceitos no momento da transmissão ao ambiente do e-Social.
Ou seja, as tabelas devem ser os primeiros eventos transmitidos para o e-Social.
São exemplos de eventos de tabelas:
- S-1005 - Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos;
- S-1010 - Tabela de Rubricas;
- S-1050 - Tabela de Horário/Turno de Trabalho;
- S-1070 - Tabela de Processos Administrativos/Judiciais.
5 - Análise das rubricas da folha
Esse é um dos pontos mais delicados. As rubricas se referem aos eventos registrados na folha mensal e que devem estar em acordo com a legislação e normas tributárias vigentes.
Exemplos de casos delicados:
- Casos de pagamentos de diferenças retroativas, por exemplo, são fatos geradores de encargos trabalhistas no mês a que se referem;
- Rubricas com descrições genéricas;
- Rubricas não utilizadas.
Essa análise também deve envolver uma verdadeira auditoria de como essas rubricas estão compondo a base tributária dos encargos trabalhistas. Qualquer inconformidade estará exposta no e-Social.
Após efetuada essa análise criteriosa, você poderá efetuar a correlação de sua tabela de rubricas com a do e-Social de forma mais tranquila.
6 - Criação de processos adaptados ao tempo do e-Social
Outra grande mudança é aquela relacionada ao tempo para se cumprir com as rotinas do departamento de pessoal.
O e-Social não admite atrasos e determinados procedimentos que antes eram tratados de forma folgada agora terão seus prazos controlados pelo sistema.
Exemplos:
Admissão - deverá ser informada até o dia anterior à admissão;
Férias - deverá ser notificada via evento do e-Social dentro do prazo legal de antecedência de 30 dias;
Pagamento - deverá ser informado até o 5º dia útil do mês seguinte.
Detalhe, esses prazos não sendo cumpridos sujeitarão a empresa a multas. Não que essas multas hoje não existam, mas no e-Social essas inconformidades serão evidenciadas de forma automática. Na era pré e-Social essas inconformidades não eram tão facilmente detectadas pela fiscalização do trabalho.
Desta forma, processos deverão ser reavaliados ou criados para que esses prazos sejam devidamente observados.
Não perca mais tempo!
Um conselho: não se apegue ao faseamento!
O trabalho é grande, mas como diz a letra de uma famosa música: "...Quem sabe faz a hora, não espera acontecer..."
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