Gestão de Fluxo de Imóveis no Regitro de Imóveis - Estudo de Caso

INTRODUÇÃO

É importante o estudo deste tema pois muitos cartórios não possuem este controle e trabalham sempre com o dinheiro de terceiros, quando muitas vezes , necessitam pegar empréstimos bancários para cobrir despesas do mês. O cartório de Registro de Imóveis não possui concorrência de mercado, podemos considerá-lo como um serviço essencial, pois torna publica as transações. Os registros de imóveis possuem cada um a sua circunscrição registral, ou seja, cada um deles registra apenas o território a que competem, portanto é necessário uma ótima gestão do fluxo de caixa para poder girar o capital; pois o cartório de registro de imóveis depende que as pessoas venham até a serventia para solicitar o serviço e devido a uma questão cultural muitas pessoas acabam não registrando seus documentos regularmente.

O cartório de Registro de Imóveis não pode fazer propaganda de seus serviços, nem registrar documentos que não pertencem a sua competência, apesar da facilidade do ingresso do recurso financeiro devido as pessoas de determinada região serem obrigadas a registrar somente naquele cartório, há a dificuldade do cartório não poder captar clientes, isso faz da Gestão Financeira do Fluxo de Caixa no Registro de Imóveis um desafio.

No contexto da Gestão Financeira, o problema na Gestão do Fluxo de Caixa no Cartório de Registro de imóveis está em parte no recebimento de depósitos prévios antes terminar o serviço, ou seja, recebe-se o valor no ingresso do pedido de Registro ou pedido de certidão, ocorrendo que dos valores ingressados no caixa, muitos dos serviços não são consolidados, havendo nesses casos a devolução do valor a parte solicitante, o que causa uma falsa visão do valor constante da conta corrente com o que realmente o cartório faturou, o impasse é saber quais dos valores constantes na conta corrente são oriundos de depósitos prévios e o que é faturamento por serviço consolidado, desses valores o que são emolumentos e o que são impostos que devem ser repassados aos entes de direito, já que no ingresso do documento é cobrado o valor integral (emolumentos + impostos), há ainda o problema da captação de clientes que no caso do Registro do imóveis não existe, pelo fato do serviço prestado pelo cartório ser de cunho essencial e estar restrito à uma determinada circunscrição, por exemplo o 3º Oficial de Registro de Imóveis da Capital, registra apenas os distritos de Santana, Brás e Vila Nova Cachoeirinha. Após o acima exposto podemos formular a seguinte questão de pesquisa: Do saldo constante na conta corrente do cartório, quanto é faturamento consolidado e quanto é depósito prévio e como o cartório pode prevenir-se de um êxodo registral já que depende, que,partes de determinada região continuem fazendo negócios e tragam os documentos a registro, para assim gerar a receita do Registro de Imóveis e manter a continuidade dos serviços?

Objetivo geral: De forma geral a intenção da pesquisa é demonstrar a dificuldade de se gerir uma empresa que não é nem pública e nem privada, pois trata-se de uma mistura das duas, presta-se um serviço público essencial, mas a administração é privada.

Objetivos específicos: Traçar um panorama do que ocorre na parte financeira de uma repartição pública e ao mesmo tempo demonstrar a importância da existência deste tipo de serviço, e suas dificuldades, tratando-se de um ramo de serviço que não possui concorrência e não possui liberdades de expansão em outros setores, tendo por obrigação seguir a Lei de Registros Públicos.

1. 1.            PARA QUE SERVE O REGISTRO DE IMÓVEIS

1.1 O QUE É O REGISTRO DE IMÓVEIS?

O Registro de Imóveis é o órgão para onde convergem todos os documentos referentes à propriedade imobiliária e lá são registrados e arquivados em livros próprios. Sua função é registrar, anotar e publicar atos de aquisição e transmissão da propriedade imóvel, bem como os ônus reais incidentes.

1.2 REGISTRO DE BENS MÓVEIS E IMÓVEIS

O objeto de direito real tanto poderá ser coisa móvel ou imóvel. Os atos jurídicos, geradores de direitos reais sobre móveis, mas não essenciais à sua constituição em face da tradição, são suscetíveis no Registro de Titulos e Documentos. Os atos jurídicos geradores de direitos reais sobre imóveis,ao contrário devem ser registrados no Registro de Imóveis, para que produzam efeito real.

1.3 PRINCIPAL FUNÇÃO DO REGISTRO DE IMÓVEIS

Uma das principais funções do Registro de Imóveis é dar publicidade aos atos relacionados aos negócios imobiliários de forma que a propriedade somente se dá quando do registro do documento no Registro de Imóveis competente.

Na cidade de São Paulo, possuímos 18 circunscrições ou seja 18 Cartórios de Registro de Imóveis, e cada um deles cuida de um ou mais subdistritos, dessa forma cada imóvel deve ser registrado somente no Cartório que cuida da circunscrição a que pertence e fazendo do Registro de Imóveis uma instituição que firma com fé pública os atos praticados em seus livros e indica a real situação do imóvel através de um documento intitulado certidão.

Segundo Capez, Colnago, Neves, “A finalidade do Registro de Imóveis é “escriturar os atos      translativos ou declaratórios de propriedade imóvel e os constitutivos de direitos reais.” (Capez, Colnago, Neves, 2010, p.76)

2. POR QUE TEMOS DE REGISTRAR ESCRITURAS NOS REGISTROS DE IMÓVEIS

Muitas pessoas sabem que o imóvel deve ter escritura mas não sabem que devem registrá-la em um Registro de Imóveis.

A Escritura é o documento que formaliza a negociação entre as partes, e é lavrada em outro órgão que é o Tabelião de Notas, mas a posse,  somente dela, não torna o adquirente proprietário. No Brasil a propriedade se dá somente com o registro da  mesma no Registro de Imóveis, pois é ele que dá a publicidade de quem é o atual proprietário.

Atualmente as pessoas estão mais esclarecidas com referencia a obrigatoriedade do Registro da Escritura no Registro de Imóveis mas ainda existem pessoas que fazem a escritura e não a registram, até por que não existe um prazo para efetuar o registro no Registro de Imóveis, o que faz com que o Registro de Imóveis, apesar de ser um serviço essencial, depende que a parte traga o  documento ao Cartório para registrá-lo e consequentemente após o registro do documento o Registro de Imóveis consiga gerar sua receita.

Diferente o Tabelião de Notas  pode lavrar escritura de qualquer região, não somente de imóveis da Capital, mas do Brasil todo, além de prestar outros serviços, cabendo assim a eles a concorrência por clientes, já o Registro de Imóveis não pode ter concorrência, ele somente pode Registrar os imóveis pertinentes a sua região e somente podem prestar o serviço registral e de emissão de certidões, restringindo assim a possibilidade de estratégias para gerar mais lucro para a instituição, poderíamos dizer que o Registro de Imóveis é um órgão necessário e fiscalizador das negociações imobiliárias, pois sem ele não se conclui o negócio.

O Registro de Imóveis possui uma administração complexa, engessada, começando que não pode fazer marketing de seus serviços ou produtos, ele está restrito pela Lei de Registros Públicos que a Lei 6.015/73.

3. PRINCIPIOS DO REGISTRO IMOBILÁRIO

Os princípios formam um sistema que protege e proporciona funcionalidade ao registro de imóveis. São princípios fundamentais do registro imobiliário:

3.1 PRINCIPIO DA CONTINUIDADE

De acordo com este princípio, o registro do imóvel deve obedecer a uma efetiva conexão entre os diferentes negócios modificados da situação do imóvel, tornando segura a passagem livre na aquisição dos direitos e sua regular inscrição. Por exemplo, só pode ser registrado um título se a pessoa que figurar como alienante for a mesma que figura no registro como proprietária.

3.2 PRINCIPIO DA PRIORIDADE

Este princípio confere exclusividade quanto aos direitos declarados no registro, ou seja, um título apresentado sobre um imóvel passa a ter, prioridade em face de qualquer outro sobre o mesmo. O registro torna-se eficaz e adquire prioridade desde o momento em que  se apresenta o título ao oficial do registro e este o prenotar no protocolo.

3.3 PRINCIPIO DA INSTÂNCIA

O ato de registro deve ser preservado instacto enquanto não for apresentado o pedido de revisão feito e formalizado. É necessária a iniciativa do detentor do detentor do direito para se modificar a situação de um imóvel. Não se pode proceder de ofício para alterar atos do registro, exceto em casos específicos (ex: averbação dos nomes de logradouros, decretados pelo Poder Público).

3.4 PRINCIPIO DA INSCRIÇÃO

No sistema registrário brasileiro, a propriedade somente se torna factível mediante o ato de registro e só ele atribui o direito de propriedade. Assim, a constituição, modificação ou extinção dos direitos reais sobre imóveis só operam entre vivos, mediante o respectivo registro.

3.5 PRINCIPIO DA PUBLICIDADE

Torna obrigatório o registro do ato inerente a imóveis, para efeito de torná-lo suscetível de ser conhecido por qualquer pessoa, referindo-se à presunção de que o conteúdo do registro é exato e verdadeiro, como consequência da publicidade por ele gerada.

3.6 PRINCIPIO DA UNITARIEDADE

Cada unidade imobiliária (propriedade) só poderá ter um único registro, ou, conforme diz a lei, uma única e exclusiva matrícula. Assim deve haver sempre uma correspondência entre a unitariedade da matrícula e a unidade do imóvel.

3.7 PRINCIPIO DA ESPECIALIDADE

Por este princípio, exige-se que o bem, objeto do direito real sobre o qual recai o negócio jurídico, seja individualizado (especialidade objetiva) e identificados os sujeitos que participam do registro (especialidade subjetiva).

3.8 PRINCIPIO DA LEGALIDADE

De acordo com o princípio da legalidade, o registrador deve examinar se o documento cujo registro ou averbação que lhe foi solicitado reúne os pressupostos legais ou imprescindíveis para ingressar no registro. Por dever de ofício o escrivão poderá recusar o registro caso o título não estiver em ordem, sob pena de sofrer punição, podendo até responder por perdas e danos se alguém vier a sofrer algum dano, em virtude do prejuízo que seu ato propiciou. Se o escrivão entender que o título não está em ordem devolverá ao interessado para regularizar as exigências que são exigidas para legalizar seu imóvel. Em seguida o escrivão irá anotar o título recusado no Livro I (Livro Protocolo).

3.9 PRINCIPIO DA PRESUNÇÃO E DA FÉ PÚBLICA

O registro induz a presunção legal da validade do ato registrado, constituindo meio decisivo de proteger as aquisições de caráter oneroso realizadas por terceiros de boa-fé, que hajam confiado nos teores do registro; garantem a segurança jurídica e do comércio.

3.10 PRINCIPIO DO CONSENTIMENTO FORMAL

Por este princípio temo que o oficial do registro necessita do consentimento interessado para poder executar a tarefa de registrar algum título, não lhe sendo possível proceder  ex officio. Entretanto, não há necessidade de ato formal, podendo o próprio ato de apresentação constituir-se no consentimento.

4. A TABELA DE CUSTAS DO REGISTRO DE IMÓVEIS

A Tabela de Custas do Registro de Imóveis é a Tabela II e é elaborada sob responsabilidade da  Associação dos Registradores Imobiliários de  São Paulo – ARISP, essa tabela é instituída  pela lei estadual 11.331, de 26 de dezembro de 2002, Decreto 47.589 de 14 de janeiro de 2003 e Termo de Acordo de Redução de Emolumentos, publicado no DOE-SP, Executivo I, Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania, em 20 de Fevereiro de 2003. O índice que rege atualização desta tabela é a Ufesp.

Veja abaixo a como é a tabela de emolumentos:

Fonte:  http//www.anoresgsp.org.br/tabelas/2013/RI_TabII_2013, acesso 29/09/2013.

A tabela de registro de imóveis, acima, apresentada apenas para melhor visualização,  refere-se apenas a parte do ítem 1, ela   é constituída dos seguintes itens:

Item 1. Registro com valor declarado.

É nesta tabela que encontramos as bases para cobrança de registros de transferência de bens e ônus sobre os imóveis. Os parâmetros seguem da alínea “a” até “z22”.

Item 2. Averbação com valor declarado.

É nesta tabela que encontramos as bases para cobrança de serviços que alteram um registro seja cancelando um ônus, como por exemplo uma hipoteca, seja a inscrição de alguma garantia como por exemplo a caução de um imóvel para garantir um contrato de locação. Os parâmetro seguem da alínea “a” até “z22”.

Item 2.1 Averbação sem valor declarado.

Neste ítem as averbações tem valor fixo de cobrança, pois esse tipo de averbação altera apenas dados pessoais de proprietários ou dados de identificação dos imóvel não ocasionando transferência do bem.

Item 3. Loteamento

Item 4. Abertura de Matricula

Item 5. Incorporação e Condomínio.

Neste ítem os parâmetros vão da alínea “a” até “z1” sendo necessário um cálculo específico para se chegar ao valor base.

Item 6. Debentures

Item 7. Pacto Antenupcial

Item 8. Cédula de Crédito ou Produto Rural Pignoratícia – Livro 03 – (DL Nº 167/67)

Item 9. Hipoteca Cedular Rural

Item 10. Penhora

Item 11. Certidões

Item 12. Prenotação e Exame e Cálculo.

Item 13. Pedido de Busca

Item 14. Empreendimentos Habitacionais de Interesse Social.

Item 15. Visualização Eletrônica e  por fim notas  explicativas.

A tabela de Registro de Imóveis é instituída por lei e deve ser respeitada em todos os seus termos.

4.1 USO DA TABELA E CONSTITUIÇÃO DO VALOR DAS CUSTAS    

A tabela de registro de imóveis deve ser utilizada para todos os serviços de Registro de Imóveis, tomemos como exemplo uma escritura de compra e venda, em que o outorgante vendedor transfere ao outorgado comprador, um apartamento pelo valor de R$500.000,00.

A base de cálculo para este ato é R$ 500.000,00 e tratando-se de uma transferência utilizamos o Item 1.Registro com valor declarado:

Observando a tabela que consta anexa, verificamos que R$ 500.000,00, está no ítem n, que vai de 387.400,01 até 581.100,00, sendo o total do registro, R$1.882,59.

Esse é o valor que a parte pagará ao cartório referente ao registro: R$1.882,59.

Agora vamos detalhar do que é constituído esse valor de R$1.882,59

Esse total detém emolumentos + impostos, os emolumentos é a receita bruta do Oficial e os impostos devem ser repassados aos seus devidos órgãos através de guias de recolhimento.

Então do valor pago pela parte no exemplo acima: R$ 1.882,59

R$ 1.176,61 é do Oficial

R$    334,41 é do Estado

R$    247,71 é da carteira de previdência

R$       61,93 é do Registro Civil

R$       61,93 é do Tribunal de Justiça

Portanto podemos concluir que dos R$ 1.882,59, R$ 1.176,61 é o valor do pagamento do serviço prestado pelo cartório e R$ 705,98 são impostos pagos pela parte, que devem ser repassados aos  seus devidos órgãos.

Também podemos dizer que neste caso, 37,50% do valor pago pela parte ao cartório é imposto.

5. DEPÓSITO PRÉVIO NÃO É FATURAMENTO

O Registro de Imóveis tem por cultura trabalhar com dinheiro de terceiros, pois todo o documento ingressado junto ao Cartório deve ter o seu valor aproximado pago a vista  no ato da entrada. Mas nem sempre esse documento é passível de registro, ele pode ter impedimentos por Lei que obrigam o cartório a não registrar o documento e ainda devolver o valor recebido à parte até que a mesma cumpra as exigências e retorne o documento com o depósito ao cartório. Esse depósito dependendo do montante é devolvido em cheque e a parte pode retornar com o mesmo cheque ou se preferir descontar o mesmo junto ao banco e quando retornar emitir outro cheque para ingressar novamente o documento.

Portanto depósito prévio não é faturamento, o faturamento somente se dá com o registro efetivo do documento. E esse registro é o fato gerador dos impostos.

O depósito prévio torna-se no momento do ingresso o capital de giro do cartório, pois não é apenas repassar os impostos aos órgãos devidos, mas o registro de imóveis é uma empresa como qualquer outra, tem seus custos e despesas, fixas e variáveis, existem gastos com equipamentos, funcionários, aluguel etc...

O controle deve ser total, todos os setores devem trabalhar como uma engrenagem de relógio para que nada dê errado.

Segundo Sardinha, Almeida, Dinoá e Ferreira, controlar significa, entender que, “Toda decisão está diretamente ligada com o futuro. Ninguém pode, até então, voltar no tempo e mudar uma ação já realizada, pois não há máquina do tempo.”(Sardinha,Almeida,Dinoá e Ferreira, 2011, p.100)

1. 6.           CERTIDÕES e PENHORAS ON-LINE ARISP

Além dos serviços recebidos em balcão, recebemos solicitações de certidões pelo sistema ARISP, que é um serviço eletrônico em que as certidões de Registro de Imóveis de São Paulo, podem ser solicitadas pelo site www.arisp.com.br, os pagamentos desses serviços são feitos via depósito bancário da associação para o cartório, mas muitos desses depósitos tem de ser reembolsados às partes caso o serviço, devido a falta de elementos para conclui-los, sejam impossibilitados de sua execução, então o serviço é suspenso e o valor deve ser devolvido ao solicitante.

7.O FLUXO DE CAIXA

7.1      DEFINIÇÃO

O Fluxo de Caixa  é a entrada e saída de dinheiro ocorrida no caixa da empresa, em determinado período.

Segundo Ribeiro, o “Fluxo de Caixa é um relatório contábil que tem por fim evidenciar as transações ocorridas em um determinado período e que provocaram modificações no saldo da conta Caixa.”

              7.2 Comparação entre o Movimento, Fluxo de Caixa e o faturamento

Na Tabela acima verificamos o movimento do dia X1/XX/13, ela demonstra o movimento dos caixas no decorrer do dia desde o inicio até o final do expediente, os valores representam os depósitos prévios recebidos em dinheiro, cheques à vista, depósito em conta corrente, cheques  devolvidos que retornaram ao cartório e cheques devolvidos às partes por registro não realizado. Esses valores não representam totalmente o faturamento do dia, apenas parte dele foi faturado. Esses valores faturados são representados pelas certidões emitidas no mesmo dia que são faturadas no ato de sua emissão e por títulos já registrados, que tinham saldo a receber ou devolver no ato da entrega dos mesmos.

Quem observa o movimento do dia sem ter o pleno conhecimento do que é faturamento, do que é depósito prévio, etc... poderá ter uma visão distorcida do montante de valores que transitam pela conta, abaixo vamos verificar o fluxo de caixa do período em comparação com o movimento do dia e do faturamento, realmente consolidado.

No fluxo de caixa temos uma visão geral da movimentação ocorrida no caixa. No relatório podemos verificar todas as entradas, saídas e transferências de dinheiro para a conta corrente, as entradas são o dinheiro em espécie, depósitos feitos pelas partes direto na conta, esse tipo de pagamento entra pelo movimento de caixa e sai como depósito na conta corrente, os cheques à vista, sendo que dos cheques recebidos temos de considerar a exclusão de cheques emitidos pelo cartório anteriormente, por serviços solicitados com depósitos prévios, mas não prestados por impossibilidade técnica. Esses cheques retornam com os documentos que cumpriram as exigências, pois  muitas vezes as partes retiram seus documentos com exigências, levando do cartório um cheque com o valor do depósito prévio, pois o cartório não pode cobrar por um serviço não consolidado,  a parte tem a escolha de não descontar esse cheque, retornando-o ao cartório quando do cumprimento das exigências.

As saídas são todos os pagamentos efetuados no dia e transferências em dinheiro e cheques para a conta corrente.

O saldo final trata-se do dinheiro que entrou mas não foi depositado, serve para pagamentos de fornecedores  à vista.

Faturamento do dia X1/XX/13

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta fundamental para a melhor visualização das entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, proporcionando um controle eficaz, de depósitos prévios efetuados em comparação com o real faturado. Ajudando assim à administração a se precaver de imprevistos desagradáveis, como por exemplo a conta ficar negativa por esquecimento de um cheque devolvido à parte por serviço não consolidado.

8.CONSIDERAÇÕES FINAIS

Podemos concluir que o valor em dinheiro que deve ser considerado como receita bruta é o valor faturado constante no relatório dos registros de serviços prestados no dia, desconsiderando-se o valor de depósito prévio.

Para se ter um controle eficiente do que é faturamento de o que é depósito prévio, é necessário ter sempre relatórios atualizados, saber quanto entrou de depósito no dia e quanto foi faturado.

Para isso o relatório fundamental é o Fluxo de Caixa, além de seus complementares. É nele que temos uma visão ampla das movimentações do caixa da empresa, acompanhado de relatórios complementares como o da Movimentação de depósitos prévios e o de faturamento juntos eles formam o mapa financeiro do Cartório de Registro de Imóveis.

Eles são necessários para que o Controller tome as decisões corretas para a melhora do serviço prestado pelo Cartório, como investimentos em novas tecnologias e contratação de pessoal especializado. Para isso todos os dias devemos verificar as contas correntes e fazer a conciliação bancária, o movimento do dia deve em seu relatório constar quanto entrou em espécie, quanto em cheques e quanto foi devolvido em dinheiro e cheques para as partes. Para consolidar todas essa informações pode-se utilizar softers existentes  no mercado.

O objetivo foi alcançado pois demonstrou que o Fluxo de Caixa é importante em todos os ramos de negócios, principalmente, aqueles que trabalham especificamente com dinheiro de terceiros, para que conduzam o capital recebido de forma equilibrada e mantenham a continuidade do negócio.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

ALBUQUERQUE LINS, Caio Mario de, Coleção  Concurso para Notários e Registradores, Volume 4, Registro de Imóveis, 2011, Editora Concursos Jurídicos.

CAPEZ, Fernando, Colnago, Rodrigo e Neves, Gustavo Bregalda, Registros Públicos, Volume 14, 2010, São Paulo, Editora Saraiva.

Sardinha, José Carlos, Bacellar de Almeida, José Mauro, Dinoá, Luis Limeira, Ferreira, Washington Luiz, Orçamento e Controle, 2008, 2ª Edição,, 6ª Reimpressão 2011, Rio de Janeiro, Editora FGV.

COUTINHO, Atimo de Souza, MATTOS, Claudio de Carvalho, FONSECA, Paulo Henrique Lopes, BRAGA, Zuinglio José Barroso, Contabilidade Financeira, 2ª Edição, Rio de Janeiro, Editora FGV, 2010.

RIBEIRA, Osni Moura, Demonstrações Financeiras, 2ª Edição, São Paulo,  Editora Saraiva, 2010.

NALINI, José Renato, Serviços Notariais e de Registro, Cartilha Extrajudicial,1ª Edição. site:    www.tjsp.jus.br/download/corregedoria/pdf/CartilhaExtrajudicial.pdf,acesso em  29/09/2013.