Como todo processo possui regras, com a escrituração não poderia ser diferente. Ela possui uma série de formalidades que por sua vez estão descritas no Decreto Lei 486/1969.
"O nível de detalhamento da escrituração contábil deve estar alinhado às necessidades de seus usuários. Nesse sentido, esta Norma não estabelece o nível de detalhe ou mesmo sugere um plano de contas a ser observado. O detalhamento dos registros contábeis é diretamente proporcional à complexidade das operações da entidade e dos requisitos de informação à ela aplicáveis e, exceto nos caos em que uma autoridade reguladora assim o requeira, não devem necessariamente observar o padrão pré-definido". (Trecho retirado do site http://www.cfc.org.br acessado em: 11/11/2010 às 09:00 a.m.
Podemos dizer que toda essa formalidade é um tipo de burocracia? Sim, mas uma burocracia necessária, afinal, o processo de escrituração contábil independente da forma como é realizado (manual, mecânico ou eletrônico), precisa ser uniforme e consistente.
Baseando-se ainda no decreto supra mencionado, algumas das principais formalidades dentro das quais a escrituração deve ser feita ser:
• Em idioma e moeda correte nacionais;
• Em forma contábil;
• Em ordem cronológica de dia, mês e ano;
• Com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transporte para as margens;
• Com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.
Por fim, ainda segundo o Decreto Lei 486/1969, artigo 1º - Parágrafo Único, só não obrigados à escriturar os comerciantes de pequeno porte, à vista dos seguintes elementos, considerados isoladamente ou em conjunto:
• Natureza artesanal da atividade;
• Predominância do trabalho próprio e de familiares;
• Capital efetivamente empregado;
• Renda bruta anual;
• Condições peculiares da atividade, reveladoras da exigüidade do comércio exercido.
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