Gestão Empresarial - A importância do FORECAST

Fiz uma pesquisa na Internet e observei que as pessoas confundem o que é Budget e Forecast, desta forma acabei colocando também aqui algo sobre Cash Flow e Break Even Point, a combinação destes quatro itens permitem uma gestão adequada para o seu negócio. 

Ao colocarmos a palavra FORECAST no Google, obtemos como resposta assuntos ligados ao BUDGET, em termos gerais, porém se colocarmos no menu a esquerda em imagens iremos ver muitas fotos sobre TEMPO, ou seja, o Google reporta a palavra FORECAST a PREVISÃO, e sabe que ao pé da letra ele esta certo, mas para o mundo dos negócios é um pouco mais que isso, mas aproveitando a deixa, devo dizer que tem tudo a ver com o tempo mesmo, pois se você fizer a PREVISÃO errada O TEMPO IRÁ FECHAR para você, e se fizer a PREVISÃO certa O TEMPO IRÁ SE ABRIR, embora eu brinque com o trocadilho, compreenderá na sequência deste "artigo" como faz sentido.

Às vezes quando estou em um local neste caso (alimentação), seja ele sofisticado ou simples, passo a me questionar, quanto será que este restaurante precisa vender (quantos pratos de nome "x") para atingir o seu ponto de equilíbrio, a considerar que ele trabalhe com um mix de tipos de "pratos", como é complicado fazer o PONTO DE EQUILÍBRIO (Break Even Point) de um mix de produtos, atribuo então uma média, caso destoe muito à variação então elaboro outro gráfico com outro produto com outra média, exemplo se falamos de um prato que oscila entre R$ 15 e R$ 35,00 faça uma média, o que não dá para combinar com um prato que custe R$ 70,00 então faço outra média por exemplo entre pratos de R$ 36,00 a 70,00 e R$ 71,00 a R$ 120,00 valores a título exemplificativo.

Deve ser observado aqui a questão da bebida, dependendo da situação a bebida em muitas vezes supera o valor do prato, então faço um ponto de equilíbrio para a bebida e assim vai.

Pela minha experiência é impressionante a margem de lucro que se pratica para a alimentação e bebidas, falando de um restaurante simplíssimo, digamos um PF (Prato Feito) custa em média R$ 5,00 e já esta caro e falando em um restaurante sofisticado a exemplo de uma churrascaria como Novilho de Prata em São Paulo, o rodízio custa R$ 70,00 sem falarmos em bebidas. Neste último caso com certeza já esta incluído o custo do desperdício, que é notório basta passar pelas mesas, assim como se observa em restaurantes que vendem o prato por quilo.

Penso que qualquer negócio é bom, desde que bem administrado e para bem administrá-lo é necessário socorrer-se de ferramentas de gestão como as citadas abaixo, e eu como Contador, não consigo ir em um ambiente sem pensar se o negócio é lucrativo ou não.

Muitos empresários confundem ter dinheiro no caixa, como sendo lucro, ignoram o contas a receber e o contas a pagar, não sabem que a lucratividade se analisa pelo regime de competência, e não pelo caixa, assim como não compreendem porque o balanço combinado com DRE (Demonstração de Resultado de Exercício) possa apresentar um lucro de R$ 100.000,00 por exemplo quando ele só tem R$ 30.000,00 no banco, o empresário não compreende que os R$ 70.000,00 da diferença pode ser uma venda ainda não foi recebida, ou a combinação de contas a receber menos contas a pagar não foram realizadas, e por este motivo ele não consegue ver os R$ 100.000,00 no caixa, verá sim, mas quando as receitas e custos/despesas se realizarem, e aí depende dos prazos de recebimentos e pagamentos definidos por política da empresa, ou porque o mercado dita a regra para esta situação.

BUDGET

É o orçamento empresarial, com ele deve ser realizado as previsões de vendas, custos e despesas.

Para elaborá-lo deve ser observado dados históricos se existirem, bem como fazer projeções do que se deseja em termos de expectativa de vendas, por consequência esta expectativa de atingir a meta de vendas repercutirá em custos e despesas, no que tange a custos, em especial a mercadoria (em se tratando da atividade de indústria e comércio), pois ela é a parte mais representativa dos gastos da empresa.

Deverá ser realizada a revisão do BUDGET, através da análise, controle e ajuste.

Esta revisão será realizada ao final de cada mês, no sentido de comparar o orçamento (orçado x realizado), então proceder-se-á os ajustes necessários.

FORECAST

É a previsão de demanda futura, ou seja, quanto e quando a empresa deverá produzir/comprar para atender os pedidos/expectativa de vendas.

Para isto a pessoa responsável pelo planejamento de demanda deve conhecer bem o negócio da empresa, ou seja, seus fornecedores, seus clientes, estar atento a questões políticas que possam afetar o seu negócio, como por exemplo alterações tributárias a seu favor ou desfavor, como corte de incentivos existentes ou implantação de incentivos fiscais, entre outras questões como por exemplo se o nosso produto, a principal matéria-prima for o aço, petróleo, carne, vidro, plástico, denim (jeans), dinheiro (este ultimo para financeiras, empresas de factoring, bancos) bem como derivados destes itens, se a origem, de onde compramos se por acaso se existe alguma restrição mercadológica, por questões de desentendimentos econômicos entre países, questões de saúde pública, quebra de empresas (a exemplo de bancos) que podem mexer com a cadeia econômica, como taxa de juros) entre outro fatores.

Mais informações sobre Previsão da Demanda Futura, acesse: http://www2.dbd.puc-rio.br/pergamum/tesesabertas/0410811_06_cap_04.pdf

 CASH FLOW – Fluxo de Caixa (objetivo: identificar o sincronismo entre recebimentos e pagamentos gerais da corporação)

É a demonstração de efetivo ingresso e saída de numerários, ou seja, a proposta é identificar se irá sobrar ou faltar recursos em um determinado período (definido pelos gestores), e com base nesta análise antecipada se precaver/prevenir captando recursos com antecedência a melhor taxa possível, deixando de fazer distribuição de lucros, negociando prazos de pagamentos (postergando-os) ou ainda de recebimentos (antecipando-os) e também podendo fazer “queima de estoque” dentro do que é possível.

Considerando que possa sobrar recursos, deverão ser alocados no melhor investimento, observando o custo da oportunidade, ou seja, onde tem a melhor rentabilidade, isto posto, poderá ser investimento em outra corporação, no mercado financeiro, reinvestindo na corporação.

BREAK EVEN POINT – (PONTO DE EQUILÍBRIO)

Regra geral,é quanto você precisa vender do item “x’ do produto que você fabrica ou revende para cobrir os seus custos e despesas.

Desta forma, você precisa saber qual é o seu custo variável e o seu custo fixo, uma vez de posse destas informações, basta aplicar uma fórmula que é a seguinte:

Fórmula:

PE = Custo Fixo / IMC (índice da margem de contribuição).

Portanto, inicialmente calcule:

• O valor total do custo fixo mensal.
• O índice da margem de contribuição.

Para calcular o índice da margem de contribuição utilize o DRE.

Modelo de Demonstrativo de Resultados – DRE

Exemplo:

* Índice da Margem de Contribuição

35 / 100 = 0,35

Assim, após ter em mãos as duas informações, divida o custo fixo pelo índice da margem de contribuição e terá o ponto de equilíbrio mensal da sua empresa.

PE (R$) = Custo fixo / IMC (Índice Margem Contribuição)

PE (R$) = R$ 7.500 / 0,35 = R$ 21.428,57