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Auditoria e a detecção de fraude e erro

postado 20/03/2006 00:00 - 26737 acessos

RESUMO

A sociedade, majoritariamente estruturada numa óptica econômica de mercado, exige que a função de auditoria seja cada vez mais interveniente no diagnosticar de determinadas situações, como é o caso da viabilidade da empresa, na denúncia de fraudes e atos ilegais, na apreciação da economia, eficiência e eficácia das organizações. O produto auditoria, na sua natureza e funções, tem urgentemente que ser clarificado, para que possa responder de forma adequada às expectativas dos usuários. O artigo busca fundamentos para esclarecer questionamentos referentes à detecção de fraudes e erros no decorrer dos trabalhos de auditoria. Constata-se que apesar de encontrar os erros e as fraudes, o objetivo principal de um trabalho de auditoria é o de expressar uma opinião independente acerca da fidedignidade das demonstrações contábeis de uma empresa, em face aos Princípios Fundamentais de Contabilidade, definidos pela legislação e doutrina contábil. No entanto, as expectativas dos usuários normalmente extrapolam o objetivo principal da auditoria. A ausência de ética pela qual passa a sociedade, bem como a responsabilidade social do auditor, são pontos relevantes e que demandam atenção especial por parte desses profissionais.

PALAVRAS CHAVES: auditoria, fraude, erro, detecção.


INTRODUÇÃO

A auditoria ainda não é bem compreendida pela maioria dos seus usuários, talvez pela divulgação ou, quem sabe até porque suas necessidades vão além dos objetivos do trabalho do auditor.
Um fato de suma importância, e que precisa ser considerado, é a expectativa que a maioria das pessoas tem em relação à detecção de fraudes e erros por parte do auditor.
A diferença de expectativa na auditoria tem vindo a afetar os profissionais de auditoria desde há largos anos, sendo responsáveis pelo ambiente de críticas e litígio, movido por parte de tribunais, políticos, imprensa e pela sociedade, contra os auditores, relativamente à sua qualidade e ao seu desempenho.
Dentro da classe contábil, entende-se que esse não é o objetivo principal da auditoria, podendo, as fraudes e erros virem a serem detectadas no decurso dos trabalhos, como conseqüência das averiguações de controles internos e demais procedimentos técnicos.
O que compete realmente ao auditor é, ao se deparar com sinais que o alertem para possíveis erros ou fraudes, despender todos os esforços necessários a averiguações do assunto e, ao constatar erros relevantes ou fraudes, emitir relatórios e encaminhá-lo à administração da entidade inclusive sugerindo correções.
Ainda sob esse aspecto, surge a reflexão acerca do papel da auditoria e sua responsabilidade diante do quadro econômico e social pelo qual a sociedade passa.

NOÇÕES HISTÓRICAS DE AUDITORIA

Apesar de a auditoria ter conhecido importantes mudanças nos últimos anos à confiança no seu desempenho não é uma questão recente. A pressão das forças econômicas que acompanha a profissão de auditoria desde os seus primórdios bem como a sua adaptabilidade à realidade econômica e às exigências da sociedade tem originado o seu desenvolvimento.
A auditoria surgiu no mesmo momento em que a propriedade dos recursos financeiros e a responsabilidade da sua aplicação à produção deixaram de estar ao cuidado de uma única pessoa, como ocorre naturalmente quando uma instituição adquire um determinado tamanho e grau de responsabilidade.
Atualmente, a auditoria é concebida num ponto de vista mais restrito, consiste na comprovação da veracidade da informação contida na demonstração financeira e apenas nasce na Europa depois da Revolução Industrial, já em pleno século XIX.

DEFINIÇÕES E OBJETIVOS DA AUDITORIA

De acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, especificamente, a NBC T11, aprovada pela Resolução CFC nº 820, de 17 de dezembro de 1.997, é que trata da auditoria independente das demonstrações contábeis. "Auditoria das demonstrações contábeis constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer sobre a sua adequação, consoante aos Princípios Fundamentais de Contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade e, no que for pertinente a legislação específica".
A partir desse conceito, vê-se que um trabalho de auditoria é o de expressar uma opinião independente acerca da fidedignidade das demonstrações contábeis de uma empresa.

A IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Para a execução do trabalho de auditoria são realizados procedimentos técnicos com vista á obtenção de evidências que servirão de base para a formação da opinião do auditor quanto ás demonstrações contábeis da empresa.
Assim sendo, é importante ressaltar que, dentro desse trabalho o estudo e a avaliação dos controles internos devem ser realizados com o maior rigor, pois a dimensão do trabalho está intrinsecamente ligada ao grau de confiabilidade desses controles.
A metodologia contábil bem manipulada por componentes profissionais, mediante análises dos fatos econômico-financeiros, permite à administração conhecer o que:
ACONTECEU =>DEVERIA TER ACONTECIDO => ACONTECERÁ => DEVERIA ACONTECER => PODERÁ ACONTECER.
Antes de elaborar o plano ou programa que nos guiará nos trabalhos de auditoria, é necessário observar como se encontram os controles da empresa.
Quanto melhor o controle, mais segurança para o trabalho.
Quanto menor o controle, mais cuidado será exigido na execução das tarefas.
O controle interno de uma empresa é definido como um plano de organização e o conjunto de métodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e o grau de confiança de seus dados contábeis, bem como promover a eficiência operacional. A grande relevância do controle interno é que precisa possuir qualidade, já que uma de suas funções é a de prevenção contra erros e fraudes.
Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio. (FRANCO, 2001, MARRA, 2001, p. 267).

A avaliação dos controles internos está normalizada na Resolução CFC nº 820/97, sendo importante destacar que apesar de ser responsabilidade da administração da empresa, compete ao auditor sugerir melhorias caso considere necessário, já que é a continuidade da entidade que está em jogo.
Ainda segundo a Resolução CFC nº820/97, o auditor deve efetuar o estudo e avaliação do sistema contábil e de controles internos da entidade, com base para determinar a natureza, oportunidade e extensão da aplicação dos procedimentos de auditoria, considerando:
a) O tamanho e a complexidade das atividades da entidade.
b) Os sistemas de informação contábil para efeitos tanto internos quanto externos.
c) As áreas de risco de auditoria.
d) A natureza da documentação, em face dos sistemas de informação adotados pela entidade.
e) O grau de envolvimento da auditoria interna, se existente.
Alguns pesquisadores sugerem que ao avaliarem controles internos, os auditores utilizem questionários que poderão servir de roteiro para a realização dessa tarefa.
Os principais pontos a serem observados pela auditoria, referem-se à avaliação do ambiente de controle existente e á avaliação dos procedimentos de controle adotadas, devendo o auditor levantar respostas para questões como: as relacionadas com a integridade e competência da administração; sua estrutura organizacional; existência de segregação de funções e política de pessoal; existência de transações anormais; a forma de execução das tarefas dentro da entidade, incluindo aí a elaboração das demonstrações contábeis, revisões e conciliações de contas, inspeções físicas, arquivo de documentos e a segurança do sistema de informação computadorizado adotado entre outras.
Nos itens relacionados acima, observa-se que todas passam por questões extremamente importantes: qualidade do pessoal e planejamento e controle da execução de atividades.
A par da questão de planejar e controlar, a empresa deve tomar cuidado com a segregação de função, às vezes, o funcionário é antigo de inteira confiança que faz desnecessário ou excesso de zelo tal medida. É de vital importância separar as funções de autorizar transação, executá-las, registrá-las e contabilizar seus resultados.
Não segregar as funções pode oferecer oportunidades para fraudes e erros, a que nem sempre as pessoas conseguem resistir, principalmente aquelas que não possuem formação ética, e àquelas que executam suas atividades com o mínimo de atenção.
As empresas preocupadas com implantação e manutenção de programas de educação continuada, cargos e salários dos seus funcionários, constante conscientização da importância das tarefas que eles desenvolvem dentro da instituição terão funcionários mais motivados, proativos, éticos e colaboradores do processo de gestão, assegurando, desta maneira, a eficiência e eficácia dos controles internos.

DETECÇÃO DE FRAUDE E ERRO EM AUDITORIA

O destarte principal da auditoria não é a detecção da fraude, mas sim o de emitir uma opinião quanto à veracidade das demonstrações contábeis; no entanto, na execução do trabalho poderão ser detectados erros ou fraudes, cabendo ao auditor o dever de comunicar á administração da empresa, bem como seus reflexos nas demonstrações contábeis, incluindo também sugestões de correções.
A NBC T11 define fraude e erro:
Fraude: o ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de demonstrações contábeis; e.
Erro: o ato não intencional resultante de omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis.
Ao verificar indícios de fraude ou erro, cabe ao auditor averiguar as diligências da situação, realizando todos os procedimentos cabíveis, a fim de obter as evidências necessárias sobre o assunto.
Sá (1998, p.51) afirma que o auditor localiza, relata a correção dos erros, mas não é sua responsabilidade a execução da correção.
Os erros intencionais ou fraudes podem ser cometidos para: subtrair mercadorias, matérias-primas, produtos e resíduos; subtrair dinheiro, subtrair títulos, iludir o fisco, evitando o pagamento de impostos, dissimular atos sujeitos a penalidades, encobrir falta de terceiros, alterar resultados para usufruir maiores percentagens em lucros, simular ocorrências, iludir a opinião de acionistas e autoridades monetárias, etc.
Como se observam vários são os objetivos para cometerem fraudes nas empresas, por isso se exige do auditor muita competência, astúcia e ceticismo, para que, ao deparar com possíveis sinais de fraudes, tenha a capacidade de desmascará-las.
Diante disso, pode-se afirmar que alguns setores ou atividades dentro das empresas são particularmente passíveis de fraudes e erros merecem especial atenção do auditor no que se refere à verificação dos controles internos e a possíveis indícios de esquemas, a saber:
Setor financeiro: compreendem o caixa efetivamente, bancos, contas a pagar e a receber, merece a averiguação minuciosa quanto a repetitivos endossos de cheques, reclamações de clientes que afirmam estar sendo cobrados indevidamente, pagamentos de fornecedores em duplicidade, saldos de contas contábeis antigos e sem movimentação, documentos suspeitos e que pareçam ser forjados ou ter sofrido adulterações, etc;
Almoxarifado: especial atenção em relação a ajustes em demasia e diferenças em contagens de estoques, itens de inventário que pareçam não estar sendo movimentados há algum tempo, interesses particulares de funcionários nas contagens dos estoques, etc;
Compras: relacionamento com fornecedores são extremamente difíceis de controlar, pois o esquema de fraude pode efetuar-se mediante repasse de recursos para contas bancárias do fraudador, ou até mesmo em dinheiro, como também pode ocorrer por meio de privilégios e presentes desconhecidos pela empresa, etc;
Vendas: podem ocorrer situações de descontos e prazos não usuais, concessão de créditos indevidos, etc;
Os setores e atividades descritos acima normalmente são cenários de fraudes que beneficiam funcionários das empresas. No entanto também podem, e o auditor deve ficar bastante alerta para isso também, ocorrer situações de esquemas montados para o beneficiamento da empresa, nos quais normalmente o prejudicado é o fisco.
Nesse caso, a auditoria precisa ser muito cuidadosa, possuir conhecimento profundo do negócio do cliente e da legislação, para se certificar de que os procedimentos contábeis utilizados estão em conformidade com os princípios fundamentais de contabilidade e a legislação pertinente.
Um ponto a ser considerado no sentido de se aprimorar o trabalho do auditor na detecção de fraudes pode ser o da utilização de outros conhecimentos.
Tal posicionamento gera opiniões divergentes, uma vez que a fraude não é o objeto precípuo da auditoria, mas por outro lado, no momento atual, na tentativa de manutenção e expansão de mercados, esse trabalho pode vir a agregar valor à auditoria, merecendo, dessa maneira, estudos mais aprofundados.
A detecção de fraudes não é tarefa simples de se realizar, até porque pessoas que esquematizam fraudes normalmente são pessoas muito inteligentes e que tentam preservar-se de quaisquer suspeita, utilizando-se, para tal fim, de vários meios, inclusive as facilidades que a tecnologia trás. Em contrapartida a detecção do erro, é mais simples, porque o erro vem sempre seguido de falhas, ficando evidente que houve o erro devido à ignorância por parte de quem efetuou ou desenvolveu.

A RESPONSABILIDADE DO TRABALHO DO AUDITOR

Se a responsabilidade da detecção de fraudes deve ser ou não, o foco do trabalho do auditor, isso é irrelevante do ponto de vista do usuário externo. Ao se deparar com auditoria, principalmente, com leigo no assunto, a primeira idéia que transmitem é a de que o auditor é aquela pessoa que irá descobrir falcatruas, desvendar esquemas de corrupção, apropriação indébita e malversação de recursos.
A grande maioria da sociedade não conhece as verdadeiras responsabilidades do auditor, não sabe realmente qual a finalidade da auditoria, gerando ás vezes insatisfações e questionamentos em relação ao trabalho executado.
Dessa forma, entende-se que a auditoria, quando exercida com competência e seriedade, estará contribuindo para uma boa gestão tanto empresarial como pública. Assim sendo, é necessária, que se reflita profundamente quanto ao papel do auditor, sua obrigação atual e metas que deseja atingir, mas, acima de tudo, do que não se pode prescindir, nesta profissão, é do exercício da ética e da responsabilidade social.

CONCLUSÃO


Verificou-se por meio desta pesquisa, que os controles internos são vitais para resguardar a empresa quanto a esquemas de fraudes e erros. No entanto, a valorização, motivação e conscientização de seus funcionários são fatores igualmente relevantes.
É preciso entender que o bom funcionamento dos controles internos depende da eficiência e eficácia das pessoas que os planejam e executam, e, nesse sentido, é cabível ressaltar que as pessoas estão sujeitas a pressões internas ou externas.
Outro aspecto relevante, também abordado neste artigo, é a questão do papel do auditor na avaliação dos controles internos, pois, no decorrer desse trabalho, é que as fraudes e erros podem vir a serem descobertas, dependendo muito de sua perspicácia para identificar áreas vulneráveis ou fatos suspeitos.
Constata-se assim que, mesmo que a detecção de fraudes e erros não seja o ponto principal de uma auditoria, esse assunto precisa ser tratado com muito profissionalismo e competência, devendo ser realizadas as averiguações e obtidas as evidencias, elaborando-se conseqüentemente, relatório à administração.
É importante, também que se reflita quanto à visão que os usuários externos têm da auditoria, já que por desconhecimento do assunto, na maioria das vezes, se exige mais do auditor do que lhe compete fazer.
Nesse sentido, além de estudar o cenário atual, o auditor precisa repensar os objetivos de seu trabalho, as necessidades dos usuários e sua responsabilidade para que desta maneira ocorra avanço na profissão.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ALMEIDA, MARCELO CAVALCANTI. Auditoria um curso moderno e completo. 5.ed., São Paulo: Atlas, 1996.

Conselho Federal de Contabilidade. CFC. Avaliação do controle interno. Brasília, 1997.

FRANCO, H., MARRA. E. Auditoria contábil. 4. ed., São Paulo: Atlas, 2001.

Normas Brasileiras de Contabilidade. NBC T11: Auditoria independente das demonstrações contábeis.

PEREZ, JOSÉ HERNANDES. Auditoria das demonstrações contábeis. 2. ed., São Paulo: Atlas, 1998.

SÁ, ANTONIO LOPES. Curso de auditoria. 9. ed., São Paulo: Atlas, 2000.

Márcia Regina Pereira Xavier
Acadêmica do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul - Câmpus de Três Lagoas
e-mail: marcixavier@yahoo.com.br

Mauriza Batista Pinto de Oliveira
Acadêmica do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul - Câmpus de Três Lagoas
e-mail: maurizab@hotmail.com

Esliane Carecho Borges da Silva
Professora e Orientadora da Universidade Federal de Mato Grosso do Sul - Câmpus de Três Lagoas e das Faculdades Integradas de Mato Grosso do Sul (AEMS).
e-mail: eslianecarecho@gmail.com

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