Contador cobra envio de arquivo antigo

Boa Tarde

Minha empresa mudou de contabilidade há menos de 1 ano.

Nosso ex-contador nos entregou corretamente o arquivo físico no término do nosso contrato.
No entanto o arquivo digitalizado, o mesmo passou a fazer os envios somente a partir de 2013. Antes disso, nos enviava esporadicamente um arquivo ou outro. Ainda assim haviam meses que nada era enviado, precisávamos exigir o envio por arquivos pdf.
Portanto, tenho o histórico completo do arquivo digital somente do ano de 2013.

Como não somos mais clientes, para nos enviar o arquivo eletrônico do histórico da empresa, estão querendo nos cobrar aprox. R$ 45,00 por cada mês, ou seja, temos um histórico de mais de 5 anos com o mesmo, cada ano me custará R$ 540,00.

Eu acredito que em 1 dia de trabalho, um funcionário consegue exportar todo o arquivo de uma empresa e enviar por e-mail.
Cobrar este serviço por mês estaria errado.

Gostaria da opinião dos contadores deste portal sobre esta situação. Se existir alguma legislação pertinente ao assunto por favor me orientar.

Grato

Ricardo

Procure um CRC e faça a denuncia, pois temos que acabar com essa cultura, os documentos tanto físico quanto digital, eles não pertencem ao contador e sim ao cliente, não tem por que ele reter e ainda mais ter a cara de pau de cobrar por uma coisa que é sua.

Ricardo de Oliveira Macedo Jr,
Concordo com o William Martins, a documentação é da empresa portando não pode ser cobrado nada por ela.

Quando diz arquivo eletrônico digitalizado ao que se refere?
A cópias dos documentos que já foram impressos?
Quais documentos especificos fazem parte deste arquivo eletronico digitalizado?

É interessante analisar seu contrato de prestação de serviços e olhar atentamente se há clausula para digitalização de arquivos, pois é obrigatório por lei enviar os arquivos finalizados, livros, documentos fiscais, cópias de documentos, como está nos dizendo que seu contador já fez.

Agora arquivos digitalizados que são enviados do cliente para o escritório, como xmls, ponto eletronico, é de responsabilidade do próprio cliente a guarda e armazenamento em segurança por meio de sistema próprio.

É bom ser especifico no que se refere ao usar o termo arquivo digitalizado, pois se for arquivos de sistema do contador (arquivos gerados para envio de caged, efds, gia, sefip, ecd, ) o contador tem direito de apagar de sua base de dados após o envio e impressão do respectivo comprovante para não gerar acumulo de arquivos eletronicos.

Creio que deva ser mais especifico em nos esclarecer o que se refere com arquivo digitalizado e olhar atentamente seu contrato de prestação de serviços.

Bom Dia a todos

O arquivo digitalizado principal ao qual me refiro é a Folha de pagamento.
Para os demais documentos praticamente existe um histórico online nos respectivos servidores governamentais.

Eu sempre solicitei ao mesmo, enquanto eramos cliente, que tudo nos fosse enviado via pdf mas o mesmo insistia em me enviar alguns documentos físicos. Há alterações em folha (retificações) que nunca recebi a versão em pdf, somente físico.
Esse foi um dos motivos que me levou a mudar de contador recentemente.

Não tínhamos um contrato de prestação de serviço, era um contador da família há muitos anos, portanto, não havia nada formal que regularizasse esse procedimento.

O único artigo pertinente no código de ética, que eu localizei, é o Capitulo II - XII – reter abusivamente livros, papéis ou documentos, comprovadamente confiados à sua guarda;

Mas o Sr. Bruno lembrou um aspecto importante, "pois se for arquivos de sistema do contador (arquivos gerados para envio de caged, efds, gia, sefip, ecd, ) o contador tem direito de apagar de sua base de dados após o envio e impressão do respectivo comprovante para não gerar acumulo de arquivos eletronicos."

Ainda tenho dúvidas se tenho direito ou não a estes arquivos

Ricardo de Oliveira Macedo Jr,
Agora que você explicou melhor, eu acredito que se ele já enviou a documentação em meio físico e você esta querendo a mesma em pdf também, não há nenhuma medida administrativa a ser tomada ante o CRC pois não nenhuma regulamentação para isto.

Nesse caso concordo com o Felipe Moura, pois pensava que fosse arquivos de sistema, como foi arquivo já entregues não tem o que se discutir, o que você pode é conversar com ele e tentar um desconto.

Ricardo de Oliveira Macedo Jr,

Não há obrigatoriedade de lhe enviar arquivos em .pdf ou outro formato, bem como arquivos do sistema que são intermediários e utilizados para o envio de declarações.

Ele deve te enviar os arquivos impressos dentro dos respectivos livros, se houve alteração na folha de pagamento após o envio da folha impressa esta sim deve ser solicitada.

Quanto aos arquivos digitalizados ele pode ceder sem cobrar nada como pode lhe cobrar pelo serviço de digitalização que seria uma especie de serviço extra que ele lhe oferecerá, o serviço de backup.

Ou pode encaminhar a documentação para seu novo contador e solicitar que este a digitalize no formato que desejar e assim lhe forneça os arquivos que deseja, o que acho analisando a rotina de uma empresa contábil ele te cobrará um valor para isso também.

Creio que o bom senso entre as partes deve imperar!!

Espero ter ajudado.

Suspeitei desde o princípio!

De fato, optarei pelo bom senso em resolver esta situação.
Não vou desistir de manter meu arquivo digitalizado e também não criarei nenhum mal estar com nosso antigo colaborador.


Agradeço a todos pelos comentários, orientações e à moderadora do fórum por corrigir a sala em que postei esta mensagem.

Este portal é sempre 10.

Estamos sempre a disposição para fortalecer a classe contábil e as relações contabilista com clientes!

Pesquise na internet sobre empresas na sua região que ofereçam sistemas de digitalização de arquivos, pois tem clientes meus que fazem isso e digitalizam tudo (administrativo, financeiro, comercial) não apenas os documentos contábeis.

É muito pratico e você acaba tendo um arquivo virtual de todas as suas operações!