Prazo de Reembolso de despesas com viagens.

Boa Tarde!

Tenho uma dúvida a respeito de qual é o prazo que uma empresa poderá considerar para o reembolso de uma despesa com viagem, por exemplo, uma despesa adquirida em 05/01/2014, poderá ser reembolsada em 10/10/2014 ? ou o tempo não tem problema algum, sendo que os comprovantes existam?


Obrigado.

Prezado Patrick,

Desconheço qualquer legislação que imponha um prazo para tal situação, contudo, para seu próprio controle/organização é costumeiro que as empresas determinem datas internas para a prestação de contas, geralmente, é algo entre 2 à 5 dias uteis apos regresso da viagem.

At.
Marcos Vinicius

Obrigado Marcos Vinicius!

Fiquei na dúvida, devido não encontrar nada na internet também.

Boa tarde Patrick Dalfior Margon

É O SEGUINTE: a Ajuda de custo é um valor que o empregador paga ao empregado, especificamente para reembolsar as despesas geradas por mudança do empregado do seu local habitual de trabalho, ou seja, quando ele é transferido para trabalhar em outra cidade.
As despesas com a transferência podem ser, por exemplo com gastos de transporte dos seus bens, com a mudança de residência, com a locação do imóvel, entre outras.
A ajuda de custo não tem caráter salarial, pois se destina somente ao pagamento das despesas decorrentes da mudança.
Todavia, se a empresa pagar ao empregado todos os meses um determinado valor para cobrir despesas decorrentes do trabalho não poderá designar como “ajuda de custo”. Esse valor mensal passará a ser parte integrante do salário e a empresa estará sujeita ao pagamento de todos os encargos trabalhistas e previdenciários (INSS, FGTS, entre outros) referentes àquele valor.

Entendo que se a ajuda de custo é para suprir, reembolsar as despesas geradas, ela deve ser paga no máximo na folha de pagamento seguinte ao ocorrido. No seu caso já faz muitos meses. Então já um pouco mais complicado, não saberia lhe dizer o que é melhor fazer.

Boa tarde,Marcos Vinicius Araujo Moura Silva !

O ideal é a prestação de contas ser efetuada no dia seguinte ao retorno da viagem.Os adiantamentos para despesas de viagem não podem e não devem ficar tanto tempo "em aberto".A morosidade da prestação de contas acarreta distorções de resultados mensais e até do exercício.Uma regra indispensável e obrigatória é não conceder adiantamento para despesas(seja qual for a natureza do adiantamento) para quem não prestou contas do último adiantamento feito.A "qualidade" dos comprovantes de prestações de contas antigas,também podem ser questionadas,pela atemporalidade deles(dos comprovantes).
Os adiantamentos que não são prestados contas,causam acúmulo de caixa,evidentemente.

Existem mais ângulos a serem observados,coloquei aqui apenas alguns deles,para ilustrar a questão.

Grande abraço

Boa tarde

Para a contabilidade privada, não existe limite temporal para apresentação das despesas de viagem, apenas para fins de abatimento do IRPJ e da CSLL, deve-se observar o regime de competência:

RIR/99
Seção VIII
Inobservância do Regime de Competência
Art. 273. A inexatidão quanto ao período de apuração de escrituração de receita, rendimento, custo ou dedução, ou do reconhecimento de lucro, somente constitui fundamento para lançamento de imposto, diferença de imposto, atualização monetária, quando for o caso, ou multa, se dela resultar:
I - a postergação do pagamento do imposto para período de apuração posterior ao em que seria devido; ou
II - a redução indevida do lucro real em qualquer período de apuração.

Logo, caso sua empresa apure o IRPJ/CSLL no Lucro Real trimestral, esta despesa deverá ser adicionado no LALUR. Caso contrário não há nenhum impedimento.

Obs.: Caso a despesa seja referente à outro exercício social, deverá ser obedecendo o IAS 8 do IASB, o Pronunciamento Técnico CPC 23, o Pronunciamento Técnico CPC 32 e o disposto na Lei 6.404/76, art. 186, I e § 1º, devendo ser escriturada na conta de “Ajustes de Exercícios Anteriores” (conta analítica do subgrupo Lucros/Prejuízos Acumulados), visto que o lucro líquido do exercício não deve estar influenciado por efeitos que pertençam a exercícios anteriores, ou seja, deverão transitar pelo balanço de resultados somente os valores que competem ao respectivo período.

Bom dia, Anderson Martins de Melo !


Li sua participação no tópico e resolvi retornar a ele para esclarecer a todos que nos lerem,de que eu não elaborei minha resposta,sob o ponto de vista fiscal/tributário e sim sob o ponto de vista da Gestão Financeira eficiente.No caso colocado pelo nosso colega Patrick Dalfior Margon,considero inexplicável
do ponto de vista administrativo ,se permitir 10 meses para se fazer uma prestação de contas.Sabemos que os adiantamentos para despesas,são normalmente fornecidos sob condição de urgência.A atemporalidade a que me referi não é do ponto de vista da obrigatoriedade da contabilização dos documentos nas suas devidas competências e sim do ponto de vista da boa gestão financeira.Uma empresa que permita uma prática de pouca exigência de prestação de contas,está sujeita a gerar uma série de situações desaconselháveis para o bom andamento do seu fluxo de caixa e custos.Como especialista também em Gestão Financeira,aconselho a todo dirigente,exigir celeridade na prestação de contas dos adiantamentos em geral.O adiantamento não pode ser uma regra ,e sim,uma exceção.

Grande abraço