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Obrigações de uma Empresa - Resumão

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postada em: Quinta-Feira, 5 de junho de 2008 às 10:41:38
Pessoal, resolvi postar este resumo sobre as obrigações de uma empresa. Pode ser uma ótima fonte de consultas (Fonte: Portal de Contabilidade) :

Para começar a operar, manter-se em funcionamento e, em certos casos, fechar um pequeno negócio, o empreendedor tem que cumprir em torno de 100 obrigações fixas, fora as que podem ser geradas a partir delas.
Mesmo com a aprovação da Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas (Lei Complementar 123/2006), a burocracia continua. Segundo Júlio César Zanluca, Contabilista e Coordenador do site Portal de Contabilidade, "há várias obrigações acessórias e obrigatórias, relacionadas aos controles da tributação, das exigências trabalhistas, previdenciárias, comerciais e legais em áreas específicas."
Entre as obrigações para uma empresa começar a operar há em torno de 10 livros fiscais, comerciais e trabalhistas; 4 números diferentes de identificação da empresa; inscrições e matriculas da mesma empresa em diversos órgãos de controle específico das atividades (como nos Conselhos Profissionais Regionais e Vigilância Sanitária); além de obrigações municipais relativos a alvará e pagamento e retenção do ISS. Tudo isto fora a manutenção destes cadastros, e obrigações anuais declaratórias, como o Imposto de Renda dos sócios, RAIS, DIRF, DCTF, DACON e outros.
Além das obrigações para a manutenção da empresa, como pagamento de tributos, há 33 normas de saúde e segurança do trabalho - como o PCMSO (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional) e o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais).
No caso das obrigações para fechar o empreendimento, como baixa na Junta Comercial e certidões negativas de débito tributário, destaque-se que as relativas a tributos podem gerar outras obrigações.
Dependendo do caso, o pedido de uma certidão negativa de débitos pode resultar em outras demandas como conciliações fiscais, exibição de comprovantes de pagamentos de tributos e blocos de notas fiscais.
Infelizmente, o quadro burocrático, pelo menos a curto prazo, não deve se modificar. Segundo pesquisa do IBPT - Instituo Brasileiro de Planejamento Tributário - a cada hora são expedidas em torno de 2 legislações, inovando ou alterando regras tributárias, trabalhistas, previdenciárias ou assemelhadas.
Podemos elaborar um resumo das principais obrigações legais das empresas:

OBRIGAÇÕES COMUNS
Atualmente, todas as pessoas jurídicas e equiparadas, perante a Legislação Comercial, fisco Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social, independentemente do seu enquadramento jurídico ou da forma de tributação perante o Imposto de Renda, estão obrigadas a cumprir com as seguintes obrigações ou normas legais:

Estatuto ou Contrato Social: O Estatuto Social, utilizado pelas sociedades em ações e entidades sem fins lucrativos, ou o Contrato Social, utilizado pelas demais sociedades, é a certidão de nascimento da pessoa jurídica.
Pelas cláusulas do seu conteúdo se disciplina o relacionamento interno e externo da sociedade, atribuindo-se identidade ao empreendimento.
Em suas cláusulas identificam-se a sua qualificação, tipo jurídico de sociedade, a denominação, localização, seu objeto social, forma de integralização do capital social, prazo de duração da sociedade, data de encerramento do exercício social, foro contratual, etc...
Seu registro dar-se-á na JUNTA COMERCIAL DO ESTADO, ou nos CARTÓRIOS DE REGISTRO DE PESSOAS JURÍDICAS, conforme a natureza jurídica da sociedade.

Contabilidade: Por contabilidade podemos entender como a metodologia que controla o patrimônio e gerência os negócios .
A contabilidade para as pessoas jurídicas é obrigatória por Lei. Atualmente essa obrigatoriedade está contida no Código Comercial, Lei das S/A e Regulamento do Imposto de Renda.

Balanço: O Balanço Patrimonial é a demonstração contábil destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da Entidade.
No balanço patrimonial, as contas deverão ser classificadas segundo os elementos do patrimônio que registrem e agrupadas de modo a facilitar o conhecimento e a análise da situação financeira da empresa.
De acordo com o § 1º da Lei 6.404/76, as demonstrações de cada exercício serão publicadas com a indicação dos valores correspondentes das demonstrações do exercício anterior, para fins de comparação.
Para possuir validade, deve ser elaborado e subscrito por profissional devidamente qualificado e registrado no CRC de jurisdição da empresa.

Livro Diário: O livro Diário é obrigatório pela legislação comercial, e registra as operações da empresa, no seu dia-a-dia, originando-se assim o seu nome.
A escrituração do livro Diário deve obedecer as Normas Brasileiras de Contabilidade.
A inexistência do Livro Diário, para as empresas optantes pelo Lucro Real, ou sua escrituração em desacordo com as normas contábeis sujeitam a empresa ao arbitramento do Lucro, para fins de apuração do Imposto de Renda e Contribuição Social sobre o Lucro.
AUTENTICAÇÃO
O livro Diário deverá ser autenticado no órgão competente do Registro do Comércio, e quando se tratar de Sociedade Simples ou entidades sem fins lucrativos, no Registro Civil das Pessoas Jurídicas do local de sua sede.
LANÇAMENTOS
No "Diário" serão lançadas, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.
Observada esta disposição, admite-se:
 a escrituração do "Diário" por meio de partidas mensais;
 a escrituração resumida ou sintética do "Diário", com valores totais que não excedam a operações de um mês, desde que haja escrituração analítica lançada em registros auxiliares.
 No caso de a entidade adotar para sua escrituração contábil o processo eletrônico, os formulários contínuos, numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro.
TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO
De acordo com os artigos 6º e 7º do Decreto 64.567, de 22 de maio de 1969, o livro Diário deverá conter, respectivamente, na primeira e na última páginas, tipograficamente numeradas, os termos de abertura e de encerramento.
Do termo de abertura constará a finalidade a que se destina o livro, o número de ordem, o número de folhas, a firma individual ou o nome da sociedade a que pertença, o local da sede ou estabelecimento, o número e data do arquivamento dos atos constitutivos no órgão de registro do comércio e o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) .
O termo de encerramento indicará o fim a que se destinou o livro, o número de ordem, o número de folhas e a respectiva firma individual ou sociedade mercantil.
Os termos de abertura e encerramento serão datados e assinados pelo comerciante ou por seu procurador e por contabilista legalmente habilitado. Na localidade em que não haja profissional habilitado, os termos de abertura e encerramento serão assinados, apenas, pelo comerciante ou seu procurador.

Livro Razão: O Livro Razão é obrigatório pela legislação comercial e tem a finalidade de demonstrar a movimentação analítica das contas escrituradas no diário e constantes do balanço.
As formalidades da escrituração contábil estão expressas no Decreto Lei 486/1969.
Não há necessidade de registro do Livro Razão. Entretanto, o mesmo deve conter termo de abertura e encerramento, com a assinatura do contabilista e do responsável pela empresa.

Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais (DACON): Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (Dacon) foi instituído pela IN SRF 387/2004.
Abrange informações sobre a apuração da Contribuição para o PIS/Pasep não-cumulativa e da Contribuição para o financiamento da Seguridade Social (Cofins) não-cumulativa.
E, a partir de 2005, conforme a IN SRF 543/2005 e IN SRF 590/2005 abrangerá também:
1. O regime cumulativo do PIS e COFINS e;
2. A Contribuição para o PIS/Pasep com base na folha de salários.

Declaração Anual do Imposto de Renda das Pessoas Físicas (para os sócios): Todas as pessoas físicas participantes do quadro societário de empresas como titular ou sócio, independentemente do seu rendimento, ficam obrigadas a entregar suas respectivas declarações de ajuste anual do imposto de renda das pessoas físicas, nos termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda.

DIRF: A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF - é uma obrigação tributária acessória devida por todas as pessoas jurídicas - independentemente da forma de tributação perante o imposto de renda - da retenção do IRF - Imposto de Renda na Fonte.
A DIRF conterá a identificação por espécie de retenção e identificação do beneficiário, nos termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda e as instruções baixadas pela Receita Federal do Brasil - RFB.
Ficam também obrigadas à entrega da DIRF as pessoas jurídicas que tenham efetuado retenção, ainda que em único mês do ano-calendário a que se referir a DIRF, da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) , da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição para o PIS/Pasep sobre pagamentos efetuados a outras pessoas jurídicas.
Para 2008, as normas de apresentação da DIRF foram estabelecidas pela IN RFB 784/2007.

Imposto de Renda Retido na Fonte: O Imposto de Renda Retido na Fonte - IRRF ou IRF - é uma obrigação tributária principal em que a pessoa jurídica ou equiparada, está obrigada a reter do beneficiário da renda, o imposto correspondente, nos termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda.

Livro de Inspeção do Trabalho: O livro de Inspeção do Trabalho é obrigatório para todas as pessoas jurídicas e equiparadas.
Deve permanecer no estabelecimento à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, nos termos estabelecidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas.

Livro Registro de Empregados: O Livro Registro de Empregados é obrigatório para todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários, podendo a critério da pessoa jurídica ser substituído por fichas, nos termos estabelecidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas.

Livro Registro de Inventário: O livro Registro de Inventário é obrigatório para todas as empresas, e tem o objetivo de registrar todas as mercadorias em estoques quando do levantamento do balanço da empresa.
As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real deverão escriturar o Livro Registro de Inventário ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).
As demais empresas (optantes pelo Lucro presumido e Simples Federal) escrituram o livro no final de cada ano calendário.

Folha de Pagamento: A Folha de Pagamento é um documento trabalhista preparado por todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários.
A folha de pagamento deve descriminar o nome do funcionário, salário, descontos e outras informações, conforme estabelece a Consolidação das Leis Trabalhistas e a Lei Orgânica da Previdência Social.

GPS: A Guia da Previdência Social - GPS - é uma obrigação tributária principal devida por todas as pessoas jurídicas e equiparadas, que possuam funcionários.
É utilizada também para o recolhimento devido pelas empresas sobre remunerações a trabalhadores autônomos e profissionais liberais, para a contribuição de sócios ou administradores a título de pró-labore, e para importâncias retidas de terceiros, nos termos estabelecidos pela Lei Orgânica da Previdência Social.

GFIP: A Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - GFIP - é uma obrigação trabalhista principal devida por todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam ou não empregados.
A GFIP é um instrumento que o governo encontrou para montar um cadastro eficiente de vínculos e remunerações dos segurados da Previdência Social.

GRFC: A GRFC - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social é o documento destinado ao recolhimento para o FGTS e da Contribuição Social, nos casos de dispensa do empregado sem justa causa, inclusive a indireta, por culpa recíproca, por força maior e na rescisão do contrato firmado nos termos da Lei 9.601/98.

CAGED: O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED - é uma obrigação trabalhista preparada por todas as pessoas jurídicas e equiparadas, mensalmente, por ocorrência de admissão, transferência ou demissão de empregados.

RAIS: A Relação Anual de Informações Sociais - RAIS - é uma obrigação trabalhista preparada anualmente por todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam ou possuíram empregados.
As empresas que não tenham funcionários também devem entregar a RAIS, que nesse caso denomina-se RAIS NEGATIVA.
É utilizada para fins estatísticos pelo governo, e no cálculo de crédito e pagamento do abono anual do PIS aos empregados.

Contribuição Sindical: A Contribuição Sindical é uma obrigação tributária principal, devida por todas as pessoas jurídicas, autônomos, profissionais liberais e empregados, aos respectivos sindicatos da categoria a que se enquadrem, nos termos estabelecido pela Consolidação das Leis Trabalhistas.

Contribuição Confederativa: A Contribuição Confederativa é uma obrigação para a manutenção do sistema confederativo sindical, devida por todas as pessoas jurídicas, autônomos, profissionais liberais e empregados, aos respectivos sindicatos da categoria a que se enquadrem, nos termos estabelecidos pela Constituição Federal.

Contribuição Assistencial: A Contribuição Assistencial é uma obrigação devida por todas as pessoas jurídicas e empregados, aos respectivos sindicatos da categoria a que se enquadrem, estipulada em dissídio, acordo ou convenção coletiva de trabalho, nos termos estabelecidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas.

Contribuição Associativa: A Contribuição Associativa é obrigação estatutária devida pelos associados dos Sindicatos, aos seus respectivos Sindicatos da categoria a que se enquadrem, definida em assembléia geral da respectiva entidade Sindical, nos termos estabelecidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas.

Norma Regulamentadora 7 (Ministério do Trabalho): Todos os empregadores e instituições que admitam empregados estão obrigados a elaborar e implementar o PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - visando à promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores.
São parâmetros mínimos e diretrizes gerais a serem observados, que podem ser ampliados mediante negociação coletiva de trabalho.

Norma Regulamentadora 9 (Ministério do Trabalho): Todos os empregadores e instituições que admitam empregados, estão obrigados a elaborar e implementar o PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.
O PPRA visa a preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, por meio da antecipação, reconhecimento, avaliação e conseqüente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais.

Informes de Rendimentos das Pessoas Físicas: O
Informe de Rendimentos das Pessoas Físicas é o documento que deverá ser fornecido pela fonte pagadora pessoa Física ou Jurídica, que tenha pago à pessoa Física ou Jurídica rendimentos sujeitos à retenção do imposto de renda na fonte.

Informes de Rendimentos das Pessoas Jurídicas: Os Informes de Rendimentos das Pessoas Jurídicas é o documento que deverá ser fornecido pela fonte pagadora Jurídica, que tenha pago a outra pessoa Jurídica rendimentos sujeitos à retenção do imposto de renda na fonte.

Publicações Obrigatórias nas Empresas Limitadas: Com o advento do Novo Código Civil - NCC - Lei 10.406/2002, as sociedades limitadas ficaram obrigadas a publicar suas atas de reunião ou as assembléia dos sócios, em alguns casos específicos.
De acordo com o "Manual de Atos de Registro de Sociedade Limitada", do Departamento Nacional de Registro de Comércio (IN DNRC 98/2003), somente precisam ser publicadas as atas de reunião ou assembléia de sócios ou o instrumento firmado por todos os sócios nos seguintes casos:
1) redução de capital, quando considerado excessivo em relação ao objeto da sociedade (§ 1º do art. 1.084 CC/2002) (publicação anterior ao arquivamento);
2) dissolução da sociedade (Inciso I, art. 1.103, CC/2002) (publicação posterior ao arquivamento);
3) extinção da sociedade (Parágrafo único, art. 1.109 CC/2002) (publicação posterior ao arquivamento);
4) incorporação, fusão ou cisão da sociedade (art. 1.122 CC/2002) (publicação posterior ao arquivamento).
PUBLICAÇÕES CONTÁBEIS - EXERCÍCIOS ENCERRADOS A PARTIR DE 01.01.2008
O Art. 3º da Lei 11.638, de 28 de dezembro de 2007, determina que aplicam-se às sociedades de grande porte, ainda que não constituídas sob a forma de sociedades por ações, as disposições da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários.
Para os efeitos desta determinação, considera-se de grande porte, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).
Para tanto, as demonstrações financeiras das sociedades limitadas de grande porte devem, doravante, obedecer ao que consta no artigo 176, inclusive no seu parágrafo 1º, que determina que as demonstrações de cada exercício serão publicadas, com a indicação dos valores correspondentes das do exercício anterior. Por sua vez, o artigo 289 da lei societária vigente determina que todas as publicações ordenadas na legislação societária serão feitas no Diário Oficial da União ou do Estado em que esteja situada a sede da companhia e em outro jornal de grande circulação editado na localidade respectiva.
Segundo o Art. 176 da Lei Societária, ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras, que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da companhia e as mutações ocorridas no exercício:
I - balanço patrimonial;
II - demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados;
III - demonstração do resultado do exercício;
IV - demonstração dos fluxos de caixa; e
V - se companhia aberta, demonstração do valor adicionado.
As demonstrações referidas nos itens IV e V poderão ser divulgadas, em relação aos exercícios encerrados em 2008, sem a indicação dos valores correspondentes ao exercício anterior. Ou seja, a demonstração dos fluxos de caixa - DFC, por exemplo, poderá ser apresentado, em 31.12.2008, sem o comparativo com o ano anterior (31.12.2007). Já em relação ao exercício encerrado em 31.12.2009, este deverá ter o comparativo com o DFC de 31.12.2008.
Em virtude das diversas e recentes alterações ocorridas, é recomendável que as sociedades limitadas atentem de forma cautelosa às regras societárias e contábeis, visando o atender integralmente a legislação em vigor.

OBRIGAÇÕES TRIBUTÁRIAS ESPECÍFICAS
Simples Nacional - Obrigações Acessórias
ICMS
Imposto de Renda - Pessoa Jurídica
ISS

OUTRAS OBRIGAÇÕES - ESTADUAIS E MUNICIPAIS
Consultar a legislação estadual e municipal, para cumprimento das obrigações fiscais (ICMS, ISS).

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