Lucilene Rodrigues de Souza,
Boa tarde!
O fato de não ter recebido nenhuma resposta à sua dúvida, não quer dizer que você tenha feito algo de errado mas, simplesmente que não houve nenhum colega disposto a responder (ou por não ter conhecimento sobre o assunto, ou por falta de tempo, ou simplesmente por não querer responder à esta pergunta).
A legislação contábil que trata deste assunto é a Resolução CFC nº 1.305/10, que "Aprova a NBC TG 07 – Subvenção e Assistência Governamentais".
Segundo esta norma, "Subvenção governamental é uma assistência governamental geralmente na forma de contribuição de natureza pecuniária, mas não só restrita a ela, concedida a uma entidade normalmente em troca do cumprimento passado ou futuro de certas condições relacionadas às atividades operacionais da entidade" e, "Subvenção governamental, inclusive subvenção não monetária a valor justo, não deve ser reconhecida até que exista razoável segurança de que: (a) a entidade cumprirá todas as condições estabelecidas e relacionadas à subvenção; e (b) a subvenção será recebida".
Sei que você fez uma simples pergunta sobre a contabilização de um devolução da subvenção recebida e, ao invés de simplesmente responder o que devitar e creditar, venho colocando "teorias" chatas mas, precisaremos delas para saber como fazer uma correta contabilização.
Vejamos que, enquanto não tiver garantias de que a subvenção realmente será recebida, a entidade não poderá reconhecê-la (Olha que interessante: A promessa política mentirosa está tão intrínseca em nossa cultura que, até mesmo os legisladores técnicos nos diz "Se um político te prometer dar algo, só contabilize se você realmente receber" ... )
Ainda determina esta norma que, "Uma subvenção governamental deve ser reconhecida como receita ao longo do período e confrontada com as despesas que pretende compensar, em base sistemática, desde que atendidas as condições desta Norma. A subvenção governamental não pode ser creditada diretamente no patrimônio líquido" e, "Enquanto não atendidos os requisitos para reconhecimento da receita com subvenção na demonstração do resultado, a contrapartida da subvenção governamental registrada no ativo deve ser feita em conta específica do passivo".
Sendo assim, no ato da assinatura do contrato, você deverá registrar a subvenção da seguinte forma (conforme exemplificam Alexandre Chiaratti e Ivan Pinto):
D - Subvenções à Receber (AC) - Obs.: Subvenção à receber porque a entidade ainda não recebeu, existindo a possibilidade da entidade pública apenas prometer e não fazer a entrega/pagamento da subvenção.
C - Subvenções à Realizar (PC) - Obs.: Subvenção à realizar porque a entidade ainda não cumpriu as exigências impostas para o recebimento, como por exemplo, entregar a prestação de contas dos valores já recebidos.
Quando do recebimento de fato do valor prometido, a contabilização será da seguinte forma:
D - Caixas e/ou Banco Conta Movimento (AC)
C - Subvenções à Receber (AC)
Quando do cumprimento das exigências para o recebimento das subvenções:
D - Subvenções à Realizar (PC)
C - Receitas de Subvenções(CR)
E, quando do gasto com os recursos, a contabilização será:
D - Despesas (CR)
C - Caixas e/ou Banco Conta Movimento (AC)
Agora sim chegamos na sua dúvida de fato. A entiddade não gastou todo o dinheiro recebido, ou seja, não cumpriu com todas as exigências estipuladas para o recebimento da subvenção e, desta forma, deverá devolver para o órgão público o valor não gasto.
Temos na legislação citada acima (viu como é importante a parte chata da teoria...rrrrssss), em seu item 32, que "Uma subvenção governamental que tenha que ser devolvida deve ser contabilizada como revisão de estimativa contábil (ver NBC TG 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro)".
Segundo esta norma (NBC TG 23), "32 - Como consequência das incertezas inerentes às atividades empresariais, muitos itens nas demonstrações contábeis não podem ser mensurados com precisão, podendo apenas ser estimados. A estimativa envolve julgamentos baseados na última informação disponível e confiável".
"33 - O uso de estimativas razoáveis é parte essencial da elaboração de demonstrações contábeis e não reduz sua confiabilidade".
Já o item 37 estabelece que "Se a mudança na estimativa contábil resultar em mudanças em ativos e passivos, ou relacionar-se a componente do patrimônio líquido, ela deve ser reconhecida pelo ajuste no correspondente item do ativo, do passivo ou do patrimônio líquido no período da mudança".
Assim sendo, digamos que o contrato de subvenção seja de R$ 12.000,00 e, de acordo com os exemplos de contabilização citados acima, temos:
Na assinatura do contrato, você debitou R$ 12.000,00 no AC e Creditou R$ 12.000,00 no PC.
Quando a Prefeitura depositou os R$ 12.000,00 na conta corrente, você debitou R$ 12.000,00 na conta corrente e creditou R$ 12.000,00 no AC (zerando esta conta do AC).
O contrato previa que você teria que gastar todo este dinheiro dentro do exercício financeiro, ou seja, teria que gastar todo este dinheiro dentro do ano recebido. Esta é a condição.
Desta forma, à medida que você gasta o dinheiro recebido, você vai cumprindo a exigência estabelecida pela Prefeitura e, deve diminui a conta do PC e (agora sim) reconhecendo a receita.
Digamos que você gastou apenas R$ 8.000,00. Desta forma, irá debitar a despesa R$ 8.000,00 e creditar o banco também em R$ 8.000,00. Também irá debitar a conta no PC em R$ 8.000,00 e reconhecer estes R$ 8.000,00 como receita.
Não haverá lucro, pois reconheu como receita apenas R$ 8.000,00 e teve R$ 8.000,00 de despesas.
O restante, R$ 2.000,00, está com saldo no banco e também no PC. Quando fizer a devolução do dinheiro, memso que no ano seguinte, você simplesmente irá debitar a conta no PC em R$ 2.000,00 e creditar o banco também em R$ 2.000,00, zerando estas duas contas.
Espero que tenha conseguido ajudá-la em suas dúvias ...
Nota:
AC - Ativo Circulante
PC - Passivo Circulante
CR - Contas de Resultado