Reembolso de Despesas - Nota Fiscal

Prezados

Boa tarde

Uma discussão surgiu hoje, aqui na empresa, sobre o assunto.

Ex.: Eu saio com o carro da empresa, abasteço com meu dinheiro, e pego uma nota fiscal em nome da empresa. Faço um relatório de reembolso de despesas e anexo a nota. O lançamento, na contabilidade, deve ser pelo relatório de reembolso ou pela nota fiscal?

Abraços,

Renato Ferreira dos Santos
Curitiba/PR

REEMBOLSO DE DESPESAS - CONTABILIZAÇÃO

Os reembolsos de despesas caracterizam-se por valores pagos ou devidos cujo ônus deva ser reembolsado por terceiro.
Normalmente, tais despesas ocorrem entre empresas contratantes, onde, por conveniência prática, um dos contratantes paga as despesas e, pelo contrato, tem direito ao ressarcimento das mesmas do outro contratante.

É o caso, por exemplo, de um contrato de consultoria, onde a empresa contratante assume as despesas de viagem, alimentação, etc. das pessoas que irão prestar os serviços e que são empregados ou sócios da empresa contratada.

A contabilização deve ser simultânea, nas empresas contratantes, à vista dos documentos ou relatórios gerados.

Mas também tais reembolsos podem ocorrer entre empregados e empregadores, em decorrência, por exemplo, do uso de veículos dos empregados nas atividades do empregador.

REEMBOLSO DE DESPESAS ENTRE EMPRESAS

Exemplo:

Despesas de viagens decorrente de contrato de consultoria, onde a empresa de consultoria paga tais despesas e, contratualmente, deve ser ressarcida pela contratante.

Na empresa de consultoria que pagou as despesas e que tem o direito a reembolsá-las, tais valores deverão ser contabilizados da forma que segue:

1. Por ocasião do pagamento da despesa a ser reembolsada pela contratante (Empresa X):

D – Valores a Receber - Empresa X (Ativo Circulante)
C – Caixa (Ativo Circulante)

Por ocasião do recebimento do reembolso:

D – Caixa (Ativo Circulante)
C – Valores a Receber - Empresa X (Ativo Circulante)

O documento contábil para suporte de tal contabilização (além do próprio contrato) é o relatório de despesas de viagem.

2. Na empresa contratante, que suportará tais despesas, a contabilização será a seguinte:

Por ocasião do recebimento do relatório de despesas, á vista dos documentos pertinentes:

D. Despesa de Viagens (Conta de Resultado)
C. Contas a Pagar – Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)

Por ocasião do pagamento do reembolso respectivo:

D. Contas a Pagar – Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)
C. Caixa (Ativo Circulante)

REEMBOLSO DE DESPESAS DE VEÍCULOS DE EMPREGADOS

Exemplo:

Determinada empresa utiliza o veículo de um funcionário, para vendas externas, reembolsando as despesas ocorridas com o uso do mesmo á vista dos documentos (notas fiscais de combustíveis, manutenção, pedágio, etc.). A empresa contabilizará como segue:

Por ocasião da entrega dos documentos ou relatório de despesas pelo funcionário:

D. Despesas de Veículos (Conta de Resultado)
C. Contas a Pagar – Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)

Por ocasião do pagamento do reembolso respectivo:

D. Contas a Pagar – Reembolsos de Despesas (Passivo Circulante)
C. Caixa/Bancos Cta. Movimento (Ativo Circulante)

Nota: recomenda-se que haja contrato por escrito, entre empregador e empresa, estipulando as condições de uso, para fins de assegurar a dedutibilidade de tais despesas.