Vamos lá Victor.
Apesar de sua dúvida se restringir apenas à lançamento contábil para registro da perda, achei interessante colocar também informações da área tributária, por dois motivos:
1 - Para o enriquecimento de seus conhecimentos.
Acho importante que o responsável pela contabilidade tenha também noções de outros departamentos da empresa. Isso facilita na hora de contabilizar e também demonstra que a contabilidade não deve ser um departamento isolado dentro da entidade.
2 - Os reflexos tributários também influenciam nos registros contábeis.
Os eventuais tributos a serem estornados deverão ter seus reflexos na contabilidade da entidade.
Quanto a contabilidade você deve se atentar ao que orienta a NBCTG16(R1) - Estoques
Destaco o seguinte trecho para sua apreciação:
Reconhecimento como despesa no resultado
34. Quando os estoques são vendidos, o custo escriturado desses itens deve ser reconhecido como despesa do período em que a respectiva receita é reconhecida. A quantia de qualquer redução dos estoques para o valor realizável líquido e todas as perdas de estoques devem ser reconhecidas como despesa do período em que a redução ou a perda ocorrerem. A quantia de toda reversão de redução de estoques, proveniente de aumento no valor realizável líquido, deve ser registrada como redução do item em que for reconhecida a despesa ou a perda, no período em que a reversão ocorrer.
http://www1.cfc.org.br/sisweb/SRE/docs/NBCTG16(R1).pdf
Desta forma entendo que o procedimento de lançamento à débito de resultado está correto.
Em relação ao procedimento de controle interno em relatório da empresa, também entendo está correto. É admissível esses controles como documentação contábil. A ITG 2000(R1) - Escrituração Contábil assim define a documentação contábil e suas características (o destaque em negrito é meu):
26. Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na
escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras
peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.
27. A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou
extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e
costumes”.
Apoiando o raciocínio retrocitado temos o entendimento do próprio fisco Estadual de São Paulo. Em uma resposta a consulta de contribuinte, assim se manifestou o Fisco paulista e aqui reproduzo na íntegra, por tratar de forma completa a questão da perda, estorno do ICMS e documentação aceita:
RESPOSTA À CONSULTA TRIBUTÁRIA 390/2011, de 1º de Setembro de 2011.
ICMS - Consumo de mercadoria adquirida para comercialização, bem como perdas, quebras e extravio - Não ocorre o fato gerador do imposto - Vedada a emissão de Nota Fiscal (Artigo 204 do RICMS/2000) - Para regularização do estoque poderá ser utilizado documento interno - É necessário efetuar o estorno do correspondente imposto de que se tiver creditado, nos termos do artigo 67, incisos I e V, do RICMS/2000.
1. A Consulente, que tem como atividade principal o "comércio varejista de materiais de construção em geral", formula consulta nos seguintes termos:
"- Material para consumo: Como trabalhamos com materiais de construção, e nossa loja está em constante ampliação e melhoria, utilizamos dos nossos próprios materiais. Portanto um material antes adquirido para revenda constante no estoque, por ocasião de melhorias nas instalações, sai de nosso estoque e se torna material de consumo próprio.
- Perdas, quebras ou extravios: Pelo fato da alta quantidade de itens e valor elevado de estoque, também temos alguns casos de PERDAS, QUEBRAS ou EXTRAVIOS, pelos mais variados motivos.
Gostaríamos de saber como fazemos para baixar nossos estoques, sendo que a legislação pelo RICMS-SP/2000 nos art. 67, V e § 1° e art. 204, prevê a vedação a emissão de documento fiscal como também o estorno de crédito do imposto relativo àquela mercadoria.
Em consulta a uma revista tributária obtivemos a informação, a qual é permitida a baixa deste estoque através de controles internos. Quais efeitos destes controles internos perante a fiscalização, e perante ao SPED Fiscal, onde poderiam ser lançados, na escrita fiscal, para que o resultado do inventário seja realmente a compra menos suas saídas, tanto por vendas, como pelas situações acima descritas, como uma situação abaixo exemplificada:
‘Compramos 100 (itens) de uma determinada mercadoria, vendemos 50 (itens) e 10 (itens) quebraram, nosso estoque final é 40 (itens), seguindo a sistemática de controles internos. Em nosso livro de inventário ainda temos 50 (itens), pois 10 (itens) quebrados, não sabemos em que parte da escrita fiscal daremos baixa, conforme nossos controles internos, para que nosso inventário passe a ter 40 (itens).’"
2. Inicialmente cabe observar que o consumo de mercadoria produzida pelo próprio estabelecimento ou adquirida para comercialização ou industrialização bem como as perdas, quebras e extravio de tais mercadorias não são fatos geradores do imposto, já que não ocorre operação relativa à circulação de mercadoria.
3. Nesse sentido, essas circunstâncias, ainda que ocasionem diferença entre as contagens física e contábil dos estoques, não ensejam a emissão de Nota Fiscal, até porque é vedada expressamente a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação, nos termos do artigo 204 do RICMS/2000.
4. Assim, como não é permitida a emissão de Nota Fiscal na circunstância em questão, para efeitos contábeis como baixa de estoque ou para justificar uma "sobra" de mercadoria no estoque físico, o contribuinte poderá emitir um documento interno que oficialize a situação e esclareça tecnicamente a circunstância. Frise-se que para a fiscalização do ICMS basta que o contribuinte possa provar de modo idôneo referidas ocorrências.
5. Por fim, registre-se que, tanto no caso de consumo de mercadoria em estoque quanto nos casos em que vier a perecer, deteriorar-se ou for objeto de roubo, furto ou extravio, o contribuinte deverá proceder ao estorno do correspondente imposto de que se tiver creditado, nos termos do artigo 67, incisos I e V, do RICMS/2000, diretamente no Livro Registro de Apuração do ICMS, no quadro "Débito do Imposto", no campo "Estorno de Créditos".
A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.
Fonte: SEFAZ/SP - info.fazenda.sp.gov.br
Note o trecho:
"4. Assim, como não é permitida a emissão de Nota Fiscal na circunstância em questão, para efeitos contábeis como baixa de estoque ou para justificar uma "sobra" de mercadoria no estoque físico, o contribuinte poderá emitir um documento interno que oficialize a situação e esclareça tecnicamente a circunstância. Frise-se que para a fiscalização do ICMS basta que o contribuinte possa provar de modo idôneo referidas ocorrências."
O Artigo 67 do RICMS/SP continua em vigor.
Tratamento quanto ao IRPJ, lucro real
SOLUÇÃO DE CONSULTA N° 124, DE 27 DE MAIO DE 2013
Assunto: Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica - IRPJ
QUEBRAS E PERDAS DE ESTOQUE. DEDUTIBILIDADE.
a) Na hipótese de destruição e descarte de produtos nos estabelecimentos de clientes, sempre que não restar caracterizada a reincorporação prévia das mercadorias assim destruídas e descartadas ao patrimônio da fabricante (ou vendedora), inaplicável a dedutibilidade prevista no art. 291 do RIR/99. Assim, após recebimento das mercadorias pelo cliente, a aplicabilidade do dispositivo se circunscreve às mercadorias que sejam efetivamente devolvidas ao estoque da fabricante (ou vendedora), mesmo na hipótese de existência de cláusula contratual que obrigue a reposição das referidas quebras e perdas por novas mercadorias.
b) Permite-se a dedutibilidade, como custo, das quebras e perdas de mercadorias que efetivamente componham o estoque da pessoa jurídica, desde que:
a) nos casos de quebra ou perda por fabricação, manuseio e transporte, estas sejam razoáveis, a partir de suporte fático-probatório específico; ou
b) nos casos de deterioração, obsolescência ou ocorrência de riscos não cobertos por seguros, haja o respectivo laudo exigido na forma das hipóteses elencadas nas alíneas "a" a "c" do inciso II do art. 291 do Decreto n° 3.000, de 1999 (RIR/99)
Dispositivos Legais: Art. 291 do Decreto n° 3.000, de 26 de março de 1999 (RIR/99).
EDUARDO NEWMAN DE MATTERA GOMES
Chefe
Íntegra: normas.receita.fazenda.gov.br
Tratamento quanto ao PIS e a COFINS não cumulativos
SOLUÇÃO DE CONSULTA DISIT/SRRF09 Nº 213, DE 18 DE OUTUBRO DE 2011
Assunto: Contribuição para o PIS/Pasep
PRODUTOS DESTRUÍDOS EM SINISTRO. ESTORNO DOS CRÉDITOS. INDENIZAÇÃO DECORRENTE DO SINISTRO. EXCLUSÃO DA BASE DE CÁLCULO.
Deverão ser estornados os créditos relativos a bens adquiridos para revenda ou utilizados como insumos na prestação de serviços e na produção ou fabricação de bens ou produtos destinados à venda, que tenham sido furtados ou roubados, inutilizados ou deteriorados, destruídos em sinistro ou, ainda, empregados em outros produtos que tenham tido a mesma destinação.
Contudo, o valor de indenização recebida em razão de furto, roubo, inutilização, deterioração ou destruição em sinistro de bens não compõe a base de cálculo da Contribuição para o PIS/Pasep.
Dispositivos Legais: Lei nº 10.637, de 2002, art. 1º, § 3º, inciso V, "b"; Lei nº 10.833, de 2003, art. 3º, § 13, e art. 15, inciso II, com redação dada pela Lei nº 11.051, de 2004.
Assunto: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social - Cofins
PRODUTOS DESTRUÍDOS EM SINISTRO. ESTORNO DOS CRÉDITOS. INDENIZAÇÃO DECORRENTE DO SINISTRO. EXCLUSÃO DA BASE DE CÁLCULO.
Deverão ser estornados os créditos relativos a bens adquiridos para revenda ou utilizados como insumos na prestação de serviços e na produção ou fabricação de bens ou produtos destinados à venda, que tenham sido furtados ou roubados, inutilizados ou deteriorados, destruídos em sinistro ou, ainda, empregados em outros produtos que tenham tido a mesma destinação.
Contudo, o valor de indenização recebida em razão de furto, roubo, inutilização, deterioração ou destruição em sinistro de bens não compõe a base de cálculo da Cofins.
Dispositivos Legais: Lei nº 10.833, de 2003, art. 1º, § 3º, inciso V, "b", e art. 3º, § 13.
Íntegra:
normas.receita.fazenda.gov.br
