Boa Noite Ana,
Propositadamente eu não quis demonstrar os registros que não envolvem (de forma direta) o ICMS da operação. Entretanto, como você "misturou" ambos, realmente ficou um pouco mais difícil de entender.
Daí, vamos recapitular e ver como ficam todos os lançamentos referentes a operação de compra de mercadorias:
Quando você compra mercadorias, deve registrar a entrada delas e a dívida que contraiu com o Fornecedor (considerando que tenha comprado a prazo). Se não, ao invés de reconhecer a dívida junto ao devedor, deve registrar a saída do numerário usado para pagá-la, do Caixa ou do Banco. Considerando que tenha comprado a prazo, o registro ficaria assim:
pela compra de mercadorias
D - Estoques (CR)
C - Fornecedores (PC)
Como você tem o direito de recuperar o ICMS sobre as mercadorias adquiridas com aquele incidente sobre mercadorias vendidas, deve registrar o primeiro na conta "ICMS a Recuperar" e o último na conta "ICMS a Recolher".
Considere que você não pode registrar no seu estoque o valor do ICMS incidente sobre a mercadoria comprada. Isto porque no Estoque só deve constar mercadorias e bens que serão vendidos (não impostos), e já que ICMS não é mercadoria, bem ou produtos que possam ser vendidos, você deve ajustar seu estoque pela diminuição do valor do ICMS que vai compensar. O registro contábil do ajuste será:
pelo crédito do ICMS e ajuste do Estoque
D - ICMS a Recuperar (AC)
C - Estoques (CR)
Quando você vender a mercadoria, deverá registrar o crédito que tem junto ao cliente e a receita bruta obtida com a venda. Os registros contábeis são:
pela venda de mercadorias
D - Clientes (AC)
C - Receitas de Vendas (CR)
Ocorre que sobre esta venda incidem impostos. Face a isto você deve ajustar a receita e registrar, também, a diminuição dos impostos e contribuições (entre eles o ICMS) incidentes sobre a mesma para, assim, obter a receita líquida. Vale dizer que uma vez registrado o crédito que temos junto ao cliente (que agora nos deve), devemos diminuir o ICMS da valor da venda e registrar a obrigação de pagá-lo. Para tanto, os registros contábeis são:
pelo crédito do ICMS
D - ICMS Dedução da Receita de Vendas (CR)
C - ICMS a Recolher (PC)
No final do mês, devemos promover a apuração linear do ICMS com vistas a determinar se devemos temos ICMS a ser pago ou se temos crédito para compensar em períodos seguintes. Para isto devemos debitar a conta de menor valor entre as contas "ICMS a Recolher" e "ICMS a Recuperar". Os registros são:
(b)pelo apuração do ICMS(/b)
D - ICMS a Recolher (AC)
C - ICMS a Recuperar (PC)
Nota
1 -No exemplo citado acima (por você) realmente se dá o inverso, ou seja, você tem mais ICMS a recolher do que a recuperar. Isto porque vendeu mais mercadorias (ICMS a Recolher) do que comprou (ICMS a Recuperar).
No confronto entre as duas contas (apuração do ICMS) o valor "a pagar" foi maior do que o "a recolher", significa que você deverá pagar a diferença.
2 - Nem sempre o valor da despesa é o que se tem a pagar ou o que foi pago!. Lembre-se que (neste caso, por exemplo) a despesa do ICMS que você já reconheceu nos lançamentos que envolvem o ICMS é aquele que você registrou como dedução da receita na conta "ICMS dedução da receita de Venda" que nada mais é do que despesa.
Face ao exposto, sua despesa (já reconhecida na contas de resultado como dedução da receita) foi de 10.328,72 e não de 2.897,78 que é simplesmente o saldo da apuração do ICMS a ser pago.
3 - Mais uma vez (propositalmente) deixei de abordar os lançamentos referentes ao custo das mercadorias vendidas, ao pagamento do ICMS e do Fornecedor e, ao recebimento do Cliente. Isto porque não entram no mérito da questão abordada.
4 - A despeito de (a seu exemplo) eu ter usado a conta "ICMS a Recuperar" para indicar o saldo do ICMS que temos para compensar com aquele a ser pago, o correto seria usar a conta "ICMS a Compensar" haja vista que haverá compensação e não recuperação do imposto. A rigor, na conta "ICMS a Recuperar" deve ser registrado o ICMS pago a maior ou indevidamente, que não é o caso em questão.
4 - O alongamento da resposta deve-se em parte a repetitividade dada minha dificuldade para ser mais simplista do que consigo ser.
Por isto, se persistirem dúvidas torne a entrar em contato.
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Editado por Saulo Heusi em 15 de agosto de 2009 às 21:46:20