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Dicas s/ arquivo de Documentos do Depto. Pessoal

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profissãoContador(a)
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membro desde12/01/2007
cidadeCuiaba - MT
Postada:Terça-Feira, 16 de janeiro de 2007 às 22:24:00
Gostaria de algumas dicas, de como guardar a documentação relativa à funcionários, impostos s/ folha de pagamento, rescisões,etc...
Isabel Souza

Usuário 3 Estrelas Novas

profissãoEncarregado(a) Pessoal
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membro desde16/01/2006
cidadeJacarei - SP
Postada:Quarta-Feira, 17 de janeiro de 2007 às 20:49:00
Elaine, boa noite!
Arquivar a documentação dos funcionários é muito importante, aqui usamos pastas identificadas com seu conteúdo veja alguns exemplos:
-pasta de folha de pagamento=arquivamos a folha de pagamento e os recolhimentos incidentes, INSS, FGTS, CONTR. CONFEDERATIVAS, ASSISTENCIAIS E MULTAS RESCISÓRIAS.
-pasta de documentos admissionais;
-pasta de documentos demissionais;
-pasta de contribuições patronal;
Estes são alguns modelos, mas se quiser mais detalhes, anote meu email e poderemos trocar mais ideias.
meu e-mail: bell_souza@hotmail.com
Atenciosamente,

"O que realmente importa é sermos nós mesmos, viver o hoje intensamente e acreditar que tudo acontecerá de acordo com nossas escolhas."
Angela Maria Fontana

Usuário Freqüente

profissãoContador(a)
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membro desde06/10/2006
cidadeAnapurus - MA
Postada:Quinta-Feira, 18 de janeiro de 2007 às 09:23:00
Oi...aki na empresa como temos muitas, nós costumamos abrir uma pasta só para FGTS, outra para INSS, outra para folha de pagto e outra para Documentos de admissao e demissao. Isso para cada empresa, ae nos arquivos temos uma gaveta para FGTS, outra para INSS e assim sucessivamente, todos arquivados em ordem alfabetica...
abraços
Franlley Gomes Belem

Usuário Estrela de Prata

profissãoTécnico Contabilidade
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membro desde10/08/2006
cidadeTeresopolis - RJ
Postada:Quinta-Feira, 18 de janeiro de 2007 às 14:15:00
Nos arquivos assim

Uma Caixa por empresa

INSS / FGTS - Ou seja, em um olhar, poderemos ver se a empresa esta quite com os dois impostos.

FUNCIONÁRIOS EM ATIVIDADE: Uma pasta, e dentro desta pasta plásticos, e dentro de cada plástico, todos os documentos do funcionário ref. a admissão (Ficha Cadastral, atestados médicos, xerox de documentos, férias, atestados médicos). Facilita bastante, é só vc me dizer o nome do funcionário q vou na ficha dele e vou saber td sobre o mesmo.

Quando o funcionário é demitido

Eu coloco eu outra pasta

FUNCIONÁRIOS DEMITIDOS

Eu simplesmente tiro o plástico da pasta anterior, coloco nesta e acrescento a rescisão com seus respectivos documentos.

Outra pasta para

DOCUMENTOS DIVERSOS

Onde coloco td referente aos funcionários (Rais, Caged, Contribuições Sindicais, Vale Transporte e outros)

PRÓ-LABORE
Somente para Pró Labore.

Estas pastas ficam em caixas de arquivo morto, todas com nome da empresa.

Alem das caixas estarem com o nome da empresa, tb constam o SETOR, que no nosso Caso é Dpto. Pessoal, e o Tel. de Contato.

Atenciosamente,

Franlley Gomes
Michele Aparecida Batista

Usuário 5 Estrelas

profissãoAssistente Depto. Pessoal
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membro desde22/02/2008
cidadeBarueri - SP
Postada:Sexta-Feira, 11 de junho de 2010 às 17:08:44
Colegas, quero organizar o arquivo do escritório aonde trabalho, de uma maneira que fique fácil pra eu trabalhar, pode tirar e arquivar na hora que fizer o serviço. Quero opiniões dos colegas, para as seguintes sugestões de arquivos:
* Funcionários:
> Pasta de Ficha de Registro
> Pasta de Documentos Admissionais e Pessoais
> Pasta de Recibos diversos
> Pasta de Férias e Afastamentos
> Pasta de Folha de Ponto
* Empresa:
> Pasta de Folha de Pagamento e GPS
> Pasta de GFIP e FGTS
> Pasta de RAIS e CAGED
> Pasta de Contribuições Sindicais
> Pasta de Acordos e Solicitações
Na verdade, eu queria colocar um funcionário por pasta, mas são muitos funcionários, contando todas as empresas, dá na faixa de 200 para mais, então nao tem como utilizar tantas pastas.
Quero saber também, como que vocês arquivam dos anos anteriores. Se separam ou deixam somente em pastas separadas por ano.
Obrigada!
Ah! E no caso dos recibos de pagamento dos funcionários, como são arquivados?
Obrigada...boa tarde!

Eva Cristina

Usuário Ativo

profissãoSuporte Técnico
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membro desde30/04/2010
cidadeMirassol - SP
Postada:Terça-Feira, 15 de junho de 2010 às 11:17:32
Olá Michele.
Eu organizo assim:
- RE SEFIP, guia paga de FGTS e GPS, contribuição confederativa/associativa, sindical (se houver naquele mes), folha de pagamento de funcionario/autonomo/pro-labore, recibos de salarios devidamente assinados. Isso em uma empresa grande usamos uma pasta por mes, e depois de cheias colocamos em caixas etiquetadas (tipo, folha de pagamento de 01/2010 a 04/2010) e mandamos para o arquivo morto e quando há fiscalização é só pegara as caixas com os meses que precisa.

- Uma pasta só pra caged
- Uma pasta pra documentos admissionais com divisões pra separa cada funcionário em ordem alfabética. E quando o funcionário tira férias ou entra de licença arquivo junto nesta pasta.
- Uma pasta pra documentos demissionais
- Uma pasta pra diversos
Abraços.
Antonio Carlos Doná

Usuário Estrela Nova

profissãoController
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membro desde08/01/2010
cidadeIndaiatuba - SP
Postada:Terça-Feira, 15 de junho de 2010 às 22:53:25
Bom eu aconselho assim:

Coloca todos os documentos do DP mês a mês todos juntos.

Folha, GPSs, GFIP, sindical, asssistencial, mensalidades, IRRF, CAGED

Explico:

O fiscal quando chega quer ver todos os documentos, então é mais fácil deixar todos juntos, mês a mês.
Deixando cada doc em uma pasta, fica legal, mas dá um trabalhão para o fiscal.
Como esses documentos só prestam para fiscalização, nada melhor que fazer do jeito que eles gostam.
Método aprovado em várias fiscalizações do trabalho e INSS (hoje RFB)

[]s Antonio Carlos Doná
Tsukie Takagi

Usuário Iniciante

profissãoCoordenador(a) Recursos Humanos
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membro desde09/11/2010
cidadeSao Paulo - SP
Postada:Terça-Feira, 21 de dezembro de 2010 às 09:35:54
Bom dia a todos.

Na questão acima, concordo com o Antonio Carlos. Fazer pacotes mês a mês é mais interessante justamente por conta da fiscalização.

Bem, mudando um pouco de assunto, apesar de ser RH de longa data, sou novata em DP e estou apanhando um pouco com os arquivos do SEFIP.
Na realidade, porque a empresa precisa sempre retificar, digo recolher o FGTS em atraso, individualmente, preciso sempre reenviar a GFIP/SEFIP. Até agora, era o nosso contador que fazia isso. Mas como o DP foi internalizado, eu preciso me organizar!

1. Antes de mais nada, quando há esse tipo de reenvio de GFIP/SEFIP é só importar novamente aquela competência do sistema de folha para o SEFIP ou eu preciso necessariamente usar o que já foi enviado uma vez?

2. Como vocês renomeiam os arquivos gerados? Digo os arquivos que ficam na pasta SEFIP e SELO da Caixa? Aliás, em que etapa do envio posso renomeá-los de maneira que facilite o manuseio?

Fico no aguardo de uma dica!
Obrigada.

Tsukie Takagi

Tsukie Takagi
Michele Aparecida Batista

Usuário 5 Estrelas

profissãoAssistente Depto. Pessoal
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membro desde22/02/2008
cidadeBarueri - SP
Postada:Domingo, 26 de dezembro de 2010 às 10:13:40
Tsukie, no escritório que eu trabalho, há clientes que também pagam o FGTS em atraso e individualmente, quando o funcionário é demitido. Para facilitar o reenvio eu sempre faço um backup da gfip enviada, depois pra reenviar é só restaurar o backup e alterar as modalidades dos funcionários, os que foram recolhidos vão para confirmações, os que vão recolher para recolhimento e os que só serão informados vão para informações. Eu crio uma pasta com o mês do recalculo, dentro dela crio outra pasta escrito "Recálculo - pgto em _/_/__" e dentro desta, crio as pastas com os meses recalculados. Dessa forma, quando preciso restaurar para recalcular, ja sei o último efetuado. ESpero ter ajudado.

Tsukie Takagi

Usuário Iniciante

profissãoCoordenador(a) Recursos Humanos
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membro desde09/11/2010
cidadeSao Paulo - SP
Postada:Segunda-Feira, 27 de dezembro de 2010 às 08:34:07
Micheli,

Eu não havia pensado nisso... Mas você tem toda razão. Eu preciso saber como foi feito por último.
Ótima dica! Obrigada! Você me ajudou bastante.

Tsukie

Tsukie Takagi
Michele Aparecida Batista

Usuário 5 Estrelas

profissãoAssistente Depto. Pessoal
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membro desde22/02/2008
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Postada:Quarta-Feira, 19 de janeiro de 2011 às 14:49:44
Antonio Carlos,
Eu adotei a sua sugestão para arquivo e realmente é bem melhor, e acho que mais facil até pra gente poder controlar, ver se há comprovantes e se esta tudo em dia, e mais facil também, se caso a contabilidade não tiver o documento, para procurar, ou melhor, pegar.
No caso do arquivo dos documentos dos funcionários, você faz como? Abre uma pasta para cada um?
E agora me resta mais uma duvida. Eu tenho muitas GFIPs recalculadas, eu queria saber se tem necessidade de arquivar todas, ou posso arquivar somente a ultima? Se puder arquivar só a ultima, posso me desfazer das demais? Obrigada.

Antonio Carlos Doná

Usuário Estrela Nova

profissãoController
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membro desde08/01/2010
cidadeIndaiatuba - SP
Postada:Quarta-Feira, 19 de janeiro de 2011 às 16:28:58
Olá Michele.
Que bom que minha sugestão serviu para te ajudar.
Sobre os documentos dos empregados, eu até hoje não descobri um meio eficiente para fazer isso.
Costumo fazer assim: Coloco em pasta A-Z, as fichas de registro de funcionários admitidos em ordem numérica. Os demitidos coloco em outra pasta por ordem de data de demissão.
Atrás de cada ficha, vou colocando todos os documentos de funcionários (contrato experiencia, ficha salario familia, xerox de documentos, opção de vale transporte...) Só que esse sistema não é muito eficiênte, pois em caso de fiscalização do trabalho, você não pode deixar o fiscal pegar essa pasta na mão, pois como tem xerox dos documentos de funcionários, eles podem multar por isso, pois pela lei é proibido ter cópia de documentos. Por outro lado, se aparece um fiscal do INSS, você precisa mostrar as cópias das certidões de nascimentos dos funcionários, senão eles glosam os salários família. Estou pensando criar um sistema de uma pasta para cada um, como você comentou. Mas que sabe algum dos colegas tem mais uma idéia para gente.
Sobre a GFIP, acho que vc deve imprimir em PDF e arquivar em pendrives e HDs externos. E quando o pessoal da contabilidade vem pedir pra vc, imprima só o resumo que eles ficam contentes :)
Caso algum dia vc precise imprimir alguma, aí vc busca no backup dos PDFs e imprime apenas a última recolhida.
Lembre-se que você deve sempre guardar os arquivos do GFIP transmitidos, pois a fiscalização pedirá os arquivos e não os impressos.

[]s Antonio Carlos Doná
Michele Aparecida Batista

Usuário 5 Estrelas

profissãoAssistente Depto. Pessoal
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membro desde22/02/2008
cidadeBarueri - SP
Postada:Quarta-Feira, 19 de janeiro de 2011 às 16:46:59
Com relação as cópias dos documentos dos empregados, eu estava pensando em digitalizar todos e devolver para a empresa, acho que seria uma boa opção não? Falar a verdade, se não fosse tão trabalhoso, eu digitalizaria tudo o que tenho aqui. Pelo menos quando precisasse eu só imprimia ou enviava por e-mail e pronto. Mais uma vez, obrigada pela sugestão.


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