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As pessoas jurídicas optantes pelo regime do lucro presumido ou enquadradas no Simples estão sujeitas a observar determinadas regras no que tange ao cumprimento de obrigações exigidas pela legislação do Imposto de Renda.
A pessoa jurídica que optar pela tributação com base no lucro presumido ou enquadrada no regime do Simples deverá manter (art. 45 da Lei nº 8.981/95 e § 1º do art. 7º da Lei nº 9.317/96):
a) livro Caixa, no qual deverá escriturar toda a movimentação financeira, inclusive bancária;
b) livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no encerramento do ano-calendário;
c) em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração comercial e fiscal.
As pessoas jurídicas mencionadas estarão dispensadas da escrituração do livro Caixa caso mantenham escrituração contábil nos termos da legislação comercial.
2. O QUE DEVE SER ESCRITURADO NO LIVRO CAIXA
A pessoa jurídica submetida ao regime de tributação simplificada deverá escriturar no livro Caixa toda a movimentação financeira, inclusive bancária.
A movimentação financeira, neste caso, compreende todos os ingressos e saídas de numerário de forma globalizada, isto é, abrangendo toda a movimentação feita através do caixa e de bancos.
O livro Caixa é único, isto significa, por exemplo, que a transferência de numerário entre matriz e filial e vice-versa não deve ser registrada, uma vez que o saldo de caixa não é alterado. Da mesma forma, a transferência de numerário do "caixa" para "banco" e vice-versa ou de "banco" para "banco" não é escriturada.
Portanto, o livro Caixa funcionará como "Caixa/Bancos" efetuando o registro dos recebimentos e dos pagamentos, partindo de um saldo inicial, representativo da soma dos saldos das disponibilidades existentes no início do ano-calendário ou das operações da empresa.
Assim, exemplificando:
a) saldo existente em Caixa no dia 01.01.02 - R$ 1.200,00;
b) saldo existente no Banco Alfa S.A. no dia 01.01.02 - R$ 18.600,00;
c) saldo existente no Banco Beta S.A. no dia 01.01.02 - R$ 12.400,00.
De acordo com o exemplo, o saldo de caixa, no dia 01.01.02, corresponderá a R$ 32.200,00.
3. CRITÉRIOS E ROTINAS DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
A escrituração do livro Caixa, conforme já comentamos, é obrigatória para as pessoas jurídicas optantes pelo regime de tributação do lucro presumido ou enquadradas no Simples e que não mantenham escrituração contábil na forma exigida pela legislação comercial.
3.1 - Quanto ao Saldo Inicial a Considerar
O saldo inicial a ser considerado no livro Caixa, no início do ano-calendário, será o seguinte:
a) para as empresas que mantiveram escrituração contábil no ano-calendário anterior, o saldo inicial do livro Caixa será composto pelos valores constantes das seguintes contas:
- Caixa;
- Bancos c/Movimento;
- Aplicações Financeiras de Curto Prazo;
b) para as empresas que não mantiveram escrituração contábil e que, no ano-calendário anterior, estiveram obrigadas à escrituração do livro Caixa, o saldo inicial corresponderá ao próprio saldo final desse livro no referido ano-calendário.
3.2 - Quanto à Forma de Escriturar
A legislação do Imposto de Renda não faz nenhuma determinação quanto à forma de escrituração do livro Caixa, mencionando apenas o seu conteúdo e a sua periodicidade.
Desta forma, para que o livro Caixa atenda as exigências legais, deve representar com clareza os fatos nela registrados, observando-se o seguinte:
a) do lado do débito: serão registrados todos os ingressos de recursos financeiros diretamente no caixa da empresa ou em suas contas bancárias;
b) do lado do crédito: serão registradas todas as saídas de recursos financeiros, em dinheiro ou por meio de emissão de cheques ou, ainda, mediante autorização de débito em conta corrente bancária;
c) os documentos deverão ser organizados em ordem cronológica crescente para efetuar o registro, e conservados em boa guarda enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes;
d) o registro deverá ser de forma individualizada, podendo ser agrupado quando não prejudicar a identificação, devendo, neste caso, manter documento auxiliar detalhado;
e) o histórico deverá ser resumido, porém claro e preciso.
A empresa poderá, a seu critério, adotar modelo próprio de livro Caixa ou adquirir modelos comercializados pelas papelarias especializadas. A escrituração do livro Caixa poderá ser feita por processamento de dados.
Se a escrituração do livro Caixa for feita por processamento de dados, deve-se observar os seguintes procedimentos:
a) lavrar os termos de abertura e encerramento;
b) numeração seqüencial dos formulários; e
c) após concluída a escrituração, os formulários (incluindo os termos de abertura e de encerramento) deverão ser encadernados.
3.3 - Quanto às Rotinas de Escrituração do Livro Caixa
Veremos, a seguir, algumas rotinas de escrituração do livro Caixa:
a) Pagamentos efetuados através de cheque:
Os pagamentos, em geral, efetuados através de cheques, inclusive pré-datados, deverão ser normalmente registrados na data de ocorrência de cada pagamento, na coluna "Saídas" do livro Caixa. Referidos pagamentos deverão ser comprovados através de documentação hábil e idônea (Nota Fiscal, duplicata, recibo de salário, guia de recolhimento, etc.).
b) Recebimentos efetuados através de cheque:
Os valores recebidos através de cheques, inclusive pré-datados, relativos a vendas, quitação de duplicatas mantidas em carteira, etc., deverão ser registrados, na coluna "Entradas" do livro Caixa, na data do evento.
c) Aplicações financeiras de renda fixa:
As aplicações financeiras de renda fixa a curto prazo (fundos de investimento financeiro) não devem ser escrituradas no livro Caixa. Da mesma forma, o valor correspondente ao resgate dessas aplicações não será escriturado no referido livro.
Nesse tipo de aplicação, a pessoa jurídica deverá registrar na coluna "Entradas" do livro Caixa o rendimento líquido auferido, ou seja, rendimento bruto menos Imposto de Renda na Fonte. O valor do rendimento a ser escriturado no livro Caixa é aquele informado no extrato de aplicações financeiras fornecido pela instituição financeira.
Por sua vez, tratando-se de aplicação em Certificado de Depósito Bancário (CDB) ou Recibo de Depósito Bancário (RDB), o valor aplicado será consignado na coluna "Saídas" do livro Caixa. Por ocasião do resgate, o valor da aplicação acrescido do rendimento líquido será escriturado na coluna "Entradas" do livro Caixa.
Exemplo:
Suponhamos que determinada empresa tenha efetuado uma aplicação em CDB conforme dados a seguir:
a) valor da aplicação R$ 20.000,00
b) valor de resgate R$ 21.000,00
c) rendimento bruto R$ 1.000,00
d) Imposto de Renda na Fonte R$ 200,00
No livro Caixa será escriturado, na coluna "Entradas", o valor do rendimento líquido que, em nosso exemplo, corresponde a R$ 800,00.
d) Aplicações no mercado de renda variável:
As aplicações efetuadas no mercado de renda variável, assim consideradas as operações realizadas em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas devem ser escrituradas no livro Caixa por ocasião da aplicação, alienação, liquidação ou resgate.
Exemplo:
Considerando-se que determinada empresa tenha adquirido no mercado à vista da Bolsa de Valores 5.000 ações da empresa "A" por R$ 5.200,00.
Considerando-se, ainda, que referidas ações tenham sido vendidas por R$ 5.360,00.
De acordo com o exemplo, o ganho apurado na operação corresponderá a:
- valor de transmissão R$ 5.360,00
- menos: custo de aquisição R$ 5.200,00
- ganho R$ 160,00
- Imposto de Renda na Fonte R$ 32,00
No livro Caixa serão efetuados os seguintes registros:
1 - na coluna "Saídas", o valor correspondente ao custo de aquisição das ações, no montante de R$ 5.200,00;
2 - na coluna "Entradas", o valor de transmissão mais o ganho auferido deduzido do Imposto de Renda na Fonte, no montante de R$ 5.328,00.
e) Débitos em conta corrente:
Os débitos em geral, efetuados em conta corrente, tais como: tarifas bancárias, encargos financeiros; contas telefônicas, contas de água e luz, etc., devem ser registrados na coluna "Saídas" do livro Caixa, uma vez que se tratam de pagamentos efetuados.
f) Cobrança bancária de duplicatas:
Quando a empresa faz a remessa de duplicatas para cobrança por uma instituição financeira, não há registro a ser efetuado no livro Caixa.
O registro na coluna "Entradas" do livro Caixa será efetuado no momento em que a instituição financeira efetua o crédito correspondente à cobrança da duplicata.
g) Desconto de duplicatas:
O desconto de duplicatas será registrado no livro Caixa no momento em que ocorrer a operação de desconto com o correspondente aviso de crédito em conta corrente. O registro na coluna "Entradas" do livro Caixa será feito pelo valor líquido.
Quando alguma duplicata descontada não for paga pelo devedor, o banco devolve o título para a empresa beneficiária do desconto, debitando o valor correspondente em conta corrente. Neste caso, o aviso de lançamento feito pelo banco deverá ser escriturado na coluna "Saídas" do livro Caixa.
4. VALORES CONSTANTES DE BALANÇO ENCERRADO EM 31.12.01
A empresa que, durante o ano-calendário de 2001, procedeu a escrituração contábil com observância da legislação comercial e, a partir do ano-calendário de 2002, optar pela escrituração do livro Caixa, deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) consignar como saldo inicial no livro Caixa as disponibilidades existentes em 31.12.01;
b) considerar nas colunas "Entradas" e "Saídas" do livro Caixa os recebimentos e os pagamentos originários de saldos existentes no balanço encerrado em 31.12.01.
5. EXEMPLO DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
Apresentamos, a seguir, um modelo de escrituração do livro Caixa com base nos seguintes dados hipotéticos:
Mês e Ano: Janeiro: 2002
Folha 01
DIA Histórico Parcial Entrada Saída
31.12 Saldo Anterior 65.850,00
04.01 Pagamento da duplicata nº 212, de 12.12.01, de Alfa Comércio Ltda. 1.550,00
04.01 Pagamento Contribuição Previdenciária referente ao mês de dezembro/01 8.835,00
05.01 Recebimento da duplicata nº 122, de 15.12.01, emitida contra a Empresa Delta Ltda., em cobrança simples (carteira) 8.300,00
07.01 Pagamento do FGTS referente ao mês de dezembro/01 2.980,00
07.01 Pagamento folha referente ao mês de dezembro/01 (valor líquido) 15.870,00
08.01 Recebimento da duplicata nº 155, de 23.12.01, emitida contra a Empresa Gama Ltda., em cobrança simples (carteira) 10.100,00
08.01 Pagamento do ICMS referente ao mês de dezembro/01 4.250,00
08.01 Pagamento do pró-labore referente ao mês de dezembro/01 (valor líquido) 5.383,00
09.01 Venda à vista, conforme Nota Fiscal nº 10.900 7.900,00
09.01 Recolhimento do IRRF sobre o pró-labore dos sócios referente ao mês de dezembro/01 1.485,00
15.01 Pagamento da Cofins referente ao mês de dezembro/01 4.352,00
15.01 Valor creditado em nossa conta corrente mantida junto ao Banco Beta S/A, referente a aplicação financeira (RDB) efetuada em 16.12.01, resgatada nesta data, a saber:
- Valor de aplicação 15.000,00
- Valor do resgate 15.600,00
- Valor do rendimento 600,00
- IRRF 120,00 480,00
15.01 Pagamento do PIS referente ao mês de dezembro/01 896,00
18.01 Valor creditado em nossa conta corrente mantida junto ao Banco Beta S/A, por conta de desconto de duplicatas, a saber:
- Valor bruto das duplicatas 20.500,00
- Encargos cobrados pelo Banco 3.980,00 16.520.00
22.01 Pagamento Supermercado Rocha, conforme Nota Fiscal nº 098, para aquisição de material de limpeza 10,50
22.01 Pagamento duplicata nº 138, de Lampadinha Ltda. 15.100,00
22.01 Pagamento duplicata nº 798, de empresa Mor Comércio de Combustíveis Ltda. 7.980,00
31.01 Pagamento de impostos e contribuições, conforme segue:
- IRPJ - Lucro Presumido referente ao mês de dezembro/01 5.900,00
- Contribuição Social Sobre o Lucro referente ao mês de dezembro/01 3.500.00 9.400,00
31.01 Recebimento de duplicatas 7.650,00
TOTAL FOLHA 116.800,00 78.091,50
SALDO 38.708,50
6. PRAZO E PERIODICIDADE DA ESCRITURAÇÃO
Entendemos que a escrituração do livro Caixa para fins do lucro presumido deve ser efetuada dentro do prazo fixado para pagamento do Imposto de Renda. Desde janeiro/97 o recolhimento do Imposto de Renda passou a ser trimestral. Desta forma, o livro Caixa deve ser escriturado até o último dia do mês seguinte ao do trimestre a que se refere a apuração.
No caso das empresas optantes pelo Simples, a escrituração do livro Caixa deverá ser efetuada até o dia 10 (dez) do mês subseqüente a que se refere a apuração.
7. ASPECTOS EXTRÍNSECOS(que é exterior não é essencial) DO LIVRO CAIXA
De acordo com a Questão n.º 25, do BCE (Boletim Central Extraordinário) n.º 021, de 25.02.93, devemos observar que:
a) não há obrigatoriedade de o livro Caixa ser registrado em qualquer órgão ou repartição;
b) o livro Caixa deverá conter termos de abertura e de encerramento e será assinado pelo contabilista responsável e pelo representante legal da empresa(obrigatório)
7.1 - Termos de Abertura e de Encerramento
Abaixo, apresentamos modelos de termos de abertura e de encerramento do livro Caixa:
a) Termo de Abertura
LIVRO CAIXA
N.º de Ordem...
Contém este livro .... (....) folhas numeradas tipograficamente e seguidamente do n.º .... ao n.º .... e servirá para o lançamento dos pagamentos e recebimentos do contribuinte abaixo identificado:
Nome: ..........
Endereço: ......
N.º ....... Andar ...... Sala/Conj........
Bairro: ...........
Município: ........ Estado: ......
Com Registro nº .........
(Órgão do Registro no Comércio)
Sob nº ........ Arquivado em ..../.../....
Inscrição Estadual nº ..... CGC MF nº .....
Inscrição Municipal nº .....
.........., ...... de ........ de .............
Assinatura do Contabilista
Número do CRC
Assinatura do Contribuinte
b) Termo de Encerramento
LIVRO CAIXA
Nº de Ordem .....
Último Lançamento Efetuado em .../.../...
Contém este livro ..... (.......) folhas numeradas tipograficamente e seguidamente do nº .... ao nº ..... e serviu para o lançamento dos pagamentos e recebimentos do contribuinte abaixo identificado:
Nome: ......
Endereço: .....
Nº ..... Andar ..... Sala/conj.....
Bairro: ....
Município: ..... Estado: .....
Com Registro nº ..........
(Órgão do Registro no Comércio)
Sob nº ..... Arquivado em ...../....../.....
Inscrição Estadual nº ....... CGC MF nº .....
Inscrição Municipal nº .......
..........,...... de........de ...............
Assinatura do Contabilista
Número do CRC
Assinatura do Contribuinte
