Aquela imagem clássica de um escritório contábil desorganizado, cheio de papéis espalhados pela mesa, é coisa do passado. Hoje, profissionais contábeis sabem que a organização estrutural impacta positivamente na produtividade e rentabilidade do negócio. O problema é que muitos desses profissionais ainda não sabem como reduzir o investimento e o tempo gastos nas rotinas do negócio.
Pensando nisso, selecionamos 5 dicas infalíveis para você aumentar a produtividade em seu escritório contábil. Confira:
Monte o organograma do seu escritório contábil
Definir de modo claro e objetivo a estrutura organizacional que você pretende implementar em seu escritório contábil é o primeiro passo para um negócio mais produtivo e rentável.
O organograma ajuda você a estabelecer como os resultados serão medidos e também a identificar o perfil de contadores que você pretende ter em sua equipe. Ele também é importante na elaboração dos planos de carreira, um grande fator motivacional para qualquer equipe.
Crie uma base de comunicação eficiente
A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento do seu escritório contábil e não há espaço para telefones sem fio ou mensagens não encaminhadas ao setor responsável.
A primeira dica é ouvir e conhecer melhor sua equipe. Entender o perfil de cada profissional ajuda você a direcioná-lo para a área em que ele pode ser mais produtivo.
A comunicação interna eficiente contribui ainda para a valorização do trabalho em equipe, pois, quando você compartilha os desafios e os objetivos a serem conquistados, os funcionários se sentem pertencentes ao seu escritório e podem apresentar soluções para a otimização dos processos.
Reduza as horas extras
O excesso de trabalho e as horas extras estão entre as medidas mais contraproducentes de um escritório contábil. Quanto maior a pressão sobre o funcionário, menor será a produtividade dele — sem falar na falta de motivação decorrente do processo.
Tenha em mente que a produtividade tem a ver com a distribuição eficiente do fluxo de trabalho e a delegação de tarefas entre a equipe.
Gerencie as rotinas do escritório contábil
O uso de ferramentas de gerenciamento é uma boa alternativa para facilitar a comunicação interna, o trabalho em equipe e a gestão de documentos e serviços no escritório contábil. Outra vantagem dessas ferramentas é que, além de delegar tarefas para qualquer membro da equipe, você também consegue acompanhar o andamento da atividade.
Utilize um sistema de gestão contábil
Cada escritório de contabilidade tem uma rotina de trabalho específica e pode ter sua produtividade e rentabilidade aumentadas com o uso de um software de gestão contábil.
Fonte: Sage
