É hoje!
Vamos imaginar que “hoje” é o primeiro dia de obrigatoriedade da sua empresa com o eSocial. Estrategicamente, todos os colaboradores que atuarão neste projeto deverão conhecê-lo suficientemente para que todo o esforço da equipe seja vitorioso.
Os requisitos iniciais para esse cenário de sucesso são: sistema pronto para gerá-lo, qualificação dos trabalhadores realizada com sucesso (leiam meu artigo: eSocial - Qual o Primeiro Passo? Qualificação Cadastral) e colaboradores treinados para o seu sistema de folha de pagamento.
Os primeiros eventos em arquivos eletrônicos que enviaremos para o eSocial possuem as seguintes nomeações: Eventos iniciais e de tabelas. São eventos de identificação do empregador e que possuem informações que validam os grupos dos periódicos e não periódicos. Não podemos, por exemplo, enviar informações das remunerações dos trabalhadores (evento periódico) antes do envio da tabela de rubricas. Existe uma sequência lógica e hierárquica de envio que deve ser obedecida. Logo, as informações dos primeiros lotes enviados serão necessárias para o processamento dos posteriores.
Os sistemas normalmente fazem esse controle e evitam que a desordem gere retorno dos eventos por inconsistências.
Então é assim: cada sistema apresenta a sua melhor solução de geração e assinatura dos eventos para o ambiente de produção. Como esse procedimento acontece?
Um dos sistemas que observei gera os eventos iniciais e de tabelas a partir de uma “habilitação” do usuário. Nesse momento, esses eventos são enfileirados para envio posterior.
Não esqueça que, dependendo da forma como essa estrutura foi pensada pelos desenvolvedores, o envio pode ser automático ou depender da ação do usuário.
Por tratar-se de requisito técnico exigido pelo eSocial, os sistemas só podem gerar lotes com no máximo 50 eventos. Os sistemas podem adotar procedimentos de controle distintos. Por exemplo, é possível impedir que o lote ultrapasse essa quantidade, não o gerando ou, o que é mais prático, que faça essa gestão gerando os lotes dentro do limite esperado.
Neste artigo dou ênfase à geração e envio dos eventos do grupo, iniciais e de tabelas, pois numa reunião realizada em Brasília, a Receita Federal do Brasil divulgou novas datas de entrada em produção para os contribuintes obrigados ao eSocial, postergando o envio dos demais eventos, o que deu um “fôlego” às empresas. Ficamos da seguinte forma:
Empregador com faturamento no ano de 2016 acima de 78 milhões:
· Eventos iniciais e de tabelas - Janeiro 2018;
· Eventos não periódicos - Março 2018;
· Eventos periódicos - Maio 2018;
· Eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) - Janeiro 2019.
Demais contribuintes, com exceção dos Órgãos Públicos:
· Eventos iniciais e de tabelas - Julho 2018;
· Eventos não periódicos - Setembro 2018;
· Eventos periódicos - Novembro 2018;
· Eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) - Janeiro 2019.
Órgãos Públicos da administração direta e indireta:
· Eventos iniciais e de tabelas - Janeiro 2019
· Eventos não periódicos - Março 2019
· Eventos periódicos - Maio 2019
· Eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) - Julho 2019
Não é preciso enviar todos os lotes de eventos no seu primeiro dia de vigência da fase correspondente. Segundo a Receita Federal do Brasil, não é recomendável. A sugestão é de que sejam enviados durante os meses destinados a cada uma das etapas.
Após o seu sistema ter gerado os lotes, que obrigatoriamente devem pertencer ao mesmo grupo e à mesma empresa, é chegado o momento de enviá-los aos servidores do eSocial. A máquina responsável pelo envio deve ter o certificado digital instalado, para que cada evento que compõe o lote seja assinado individualmente. O servidor do eSocial verifica a validade do certificado digital e posteriormente a estrutura do lote, armazenando-o numa fila para que seja processado. Protocolos de envio são liberados, um para cada lote, possibilitando consulta posterior do resultado que conterá os recibos de entrega dos eventos válidos e/ou os erros dos eventos inválidos.
Como assim “recibos de entregas”?
Lembra-se que num lote podemos ter até 50 eventos? Sendo estes validados de forma individual, resultarão em recibos somente para os que não apresentarem inconsistências. Para os demais, teremos a sinalização dos erros, possibilitando que a empresa os analise e corrija, para após repetir todo o fluxo de envio.
Continue treinando o seu time, pois, no final das contas, são eles os maiores responsáveis pelo sucesso da sua empresa com o eSocial.
Eunice Santos é Supervisora de Consultoria e Verificação Funcional da Nasajon Sistemas, com 18 anos de experiência na área. Formada em Contabilidade e técnica em Processamento de Dados, atualmente ela cursa MBA em Gestão Fiscal e Tributária.
