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Dec 2017
18:47

artigo

Meu escritório contábil está utilizando adequadamente a comunicação por e-mail?

Ter a possibilidade de reduzir o envolvimento das equipes de trabalho na redação de e-mails rotineiros e, somado a isso, ainda valorizar o escritório através de uma comunicação eletrônica eficiente, é uma forma de se destacar no mercado.

18/07/2014 09:30

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Com o natural avanço no uso das tecnologias pelas pessoas, o volume de e-mails gerado pelos escritórios contábeis tem crescido periodicamente. Numa análise simples, quanto mais eletrônica a comunicação, menor a conta de telefone e o consumo de papéis e toners. Dentro desse cenário, dois questionamentos passam a ser oportunos: o tempo de dedicação da equipe no fluxo de e-mails profissionais e a qualidade de escrita da língua portuguesa.

Em uma reportagem veiculada pela Revista Exame, em junho de 2014, intitulada “10 hábitos que estão matando a sua produtividade”, quatro deles fazem referência à tecnologia: celular e mensagem de texto (50%), internet (39%), redes sociais (38%) e e-mail (23%). O percentual representa, em relação ao total dos entrevistados, quantos apontaram o item como gerador de interferência à sua produtividade. O fato é que o e-mail faz parte do dia a dia do escritório contábil, não havendo como bloquear o seu uso nos firewalls. Porém, faz-se necessário utilizá-lo adequadamente.

Dentro de um cenário cada vez mais competitivo, oportuniza-se algo que vale a pena analisar: ter a possibilidade de reduzir o envolvimento das equipes de trabalho na redação de e-mails e, somado a isso, ainda valorizar o escritório através de uma comunicação eletrônica eficiente. Para quem tem dificuldade em valorizar o seu trabalho junto aos clientes em negociações de honorários, esse pode ser um grande diferencial. Por exemplo, muitas empresas produtoras de softwares para escritórios oferecem funcionalidades que contemplam a geração de e-mails. Em alguns casos, ofertam também um ambiente web, possibilitando que seus clientes acessem e coletem arquivos. Essa pode ser uma das formas de melhorar o cenário apresentado no início do artigo, mas, normalmente, não atende plenamente a necessidade, além de existir um custo mensal para a manutenção do serviço.

Particularmente, entendo que todo o trabalho realizado deve estar disponível para o acesso do cliente. É um direito dele. Mesmo que muitos não tenham essa necessidade, visto haver plena confiança no escritório contratado, quando oportuno, ter a possibilidade de apresentar quantitativamente tudo isso poderá ser mais uma forma de demonstrar a importância da continuidade do contrato de prestação de serviços com o escritório. Estando tudo disponível, o que obrigatoriamente o cliente deverá acessar – como as guias de impostos – é indispensável ter um mecanismo para o disparo automático dos e-mails com esse material, permitindo, também, acompanhar quais arquivos não foram acessados.

Uma boa solução para o escritório que deseja ou precisa ter esse avanço na gestão dos e-mails é implantar a biblioteca gerenciável de arquivos eletrônicos. Basicamente, é uma área do servidor designada à guarda de arquivos finais, tendo uma estrutura de pastas padronizada e aplicada a todos os clientes, somada a implantação de um sistema gerenciador de arquivos. Independente se o cliente acessará os arquivos depositados na biblioteca, seja via navegação ou por e-mail, o costume em utilizá-la para todos os clientes será uma ação de substituição das pastas de arquivos em papel.

Veja alguns exemplos que podem compor a sua biblioteca. A pasta Balancete conteria o balancete mensal de cada cliente, podendo ainda ter outros, conforme as necessidades específicas dos clientes; a pasta Contracheque teria os recibos de pagamento de salários para cada processamento da folha (mensal, adiantamento, 13º); a pasta Certidões, o arquivo atualizado para cada diferente certidão negativa de débitos; a pasta PIS e Cofins conteria os DARFs para o recolhimento dos respectivos tributos; a pasta CAGED, o comprovante de transmissão dessa obrigação junto ao Ministério do Trabalho e Emprego; etc.

A proposta é que todo o trabalho efetuado pelo escritório esteja disponível ao usuário interno (colaborador) e externo (cliente) para consulta, de todos os clientes atendidos pelo escritório. E não pense que esse trabalho seria efetuado individual e mecanicamente. Existem métodos que possibilitam, por exemplo, gerar no sistema de processamento de dados um único arquivo contendo as GPS de todos os clientes e efetuar a gravação individual na pasta correta na biblioteca de cada cliente. Vou abordar mais profundamente esse assunto em um próximo artigo. O fato é que em menos de 10 minutos, você consegue – outro exemplo – gravar em cada biblioteca o relatório da DCTF de todas as empresas atendidas. Rápido, não é mesmo?

Com pouco investimento, o escritório encontra no mercado um sistema que realiza o seguinte trabalho: a) varrer a cada 5 minutos todas as bibliotecas de arquivos para conhecer os novos arquivos criados; b) alguns dados desses arquivos são transferidos ao sistema web, permitindo que sejam acessados pelos usuários autorizados; c) conforme a pasta e o cliente vinculado ao novo arquivo, ele poderá ficar disponível para gerar notificação; d) a equipe do escritório aprova a geração das notificações (o sistema gera o e-mail para cada usuário de cada cliente); e) a equipe do escritório pode acompanhar os logs de acesso (protocolo eletrônico de abertura do arquivo), monitorando todos os arquivos que tiveram notificações, mas que não foram acessados pelos clientes.

Com a utilização de uma adequada ferramenta, os colaboradores não precisarão mais criar e-mails, anexar arquivos individualmente, escolher os destinatários, redigir os textos e fazer o envio para cada um dos clientes. Imagine o escritório que possui 100 clientes e demanda 5 minutos para fazer esse procedimento para cada um..., estamos falando de um esforço de 8 horas de trabalho! Com o sistema automatizado, tudo isso é feito em menos de 20 minutos. Sem contar o efeito multiplicador, considerando que os clientes não recebem um único e-mail sequer do escritório.

Podemos, também, olhar a importância da melhor gestão de e-mails por outro enfoque. Como muitos escritórios possuem uma estrutura onde várias pessoas atendem o cliente, todas têm a liberdade de interagir com ele via e-mail, escolhendo de forma aleatória tipos e tamanhos de fonte, forma de saudação, assinatura e cores. Nada é pior na comunicação corporativa do que textos mal escritos e com emojidom/emoticons, aquelas carinhas sorridentes e animadas que os adolescentes utilizam em suas conversas no WhatsApp e Facebook. Duvida? Vamos fazer uma ação de empatia, colocando-nos como cliente. Tenho certeza que você gostaria de receber do escritório que lhe atende, independente da pessoa que fez a ação, um e-mail sério e padronizado, com adequada saudação e assinatura, contendo links que o possibilitem abrir os arquivos com facilidade e segurança (como guias de impostos ou qualquer outro), sem a necessidade de informar usuário e senha, tendo ainda a garantia de que, a qualquer esquecimento, você será contatado por isso.

Por fim, isso tudo não significa que os contatos via e-mails nunca mais acontecerão entre você e o seu cliente. O escritório contábil seguirá enviando e-mails normais aos clientes, mas apenas quando realmente forem necessários, como em questionamentos sobre documentos ou procedimentos, respostas das consultas efetuadas, etc. Faça você a pesquisa: esses e-mails extra rotina representam em torno de 30% do montante das mensagens enviadas. Apesar de, nessas situações, a qualidade do texto ser proporcional à capacidade de quem o escreveu, adotar um modelo único de assinatura, incluindo o logotipo do escritório, contatos, nome e cargo do remetente e algumas outras informações, do tipo “Pense no futuro das crianças. Tenha atitudes sustentáveis.”, contribuirá para a sua valorização.

A padronização da comunicação eletrônica valoriza a marca do seu escritório; a gestão de acesso aos arquivos minimiza a quase zero o risco de o cliente não receber documentos importantes nos prazos corretos; a automatização na redação e envio dos e-mails rotineiros cria a disponibilidade para a equipe de trabalho realizar mais tarefas. Você somente precisará escolher a ferramenta correta para operacionalizar tudo isso e implantá-la adequadamente, dando preferência àquelas que não gerarão ao escritório um custo mensal. Isso é otimizar o tempo. Isso aumenta o valor da sua marca. Isso gera rentabilidade. Avalie.

Escrito por

Tiago Pompermaier

Tiago Pompermaier Contador

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