Quando prestamos serviços e não temos funcionários aparenta que o rendimento na execução das tarefas é altamente produtivo, mas depois que aumenta o número de clientes e há necessidade de contratar colaboradores surgem as dificuldades e dúvidas sobre o controle e rendimento dos trabalhos.
Muitas vezes se conclui que os colaboradores não apresentam a mesma destreza e produtividade ou talvez é o gestor que não detém ferramentas para acompanhar, medir e cobrar resultados.
A prestação de serviços pode ser vendida de diversas formas: tamanho do cliente, número de funcionários, regime tributário etc., mas para medir e definir o custo da execução o modo que normalmente é mais expressivo e fácil de implantar é aquele com base no tempo investido.
Adoto essa metodologia em minhas empresas há mais de três anos e constantemente procuro aprimorá-la a fim de oferecer serviços com melhor qualidade, preço competitivo e lucratividade.
A intensa troca de experiência com os colegas empresários, por meio de frequentes visitas, nos permite observar que os colaboradores precisam saber quantas horas mensais poderão investir para executar as tarefas do cliente para que ele seja lucrativo. Assim implantamos melhorias no software de apontamento CTpres – Controle do Tempo e Precificação dos Serviços, que mostra a tabela “Anatomização do Tempo”, ou seja, o tempo vendido para cada cliente por setor (contabilidade, RH, escrita fiscal etc.) e aquele que já foi consumido. Esta informação é atualizada segundo a segundo e quando o tempo planejado foi extrapolado a linha do cliente fica marcada na cor vermelha.
O acompanhamento a posteriori, ou seja, somente depois que terminou o mês, não é o ideal, pois nada mais pode ser feito em relação ao que já passou. Desta forma agora ele é monitorado diariamente.
Constantemente o gerente e todos os colaboradores envolvidos sabem qual é a meta e como está a evolução. Esta rotina foi batizada de Anatomização do Tempo, que nada mais é que a dissecação do tempo pelos setores envolvidos.
Com este recurso consegue-se aumentar a produtividade não somente porque todos se empenharam em produzir mais, mas porque quando é identificado um problema que faz extrapolar o tempo num cliente logo o mesmo é tema de debate para encontrar a melhor solução.
