As empresas de contabilidade prestam serviços recorrentes, quase sempre através de contrato com prazo indeterminado, pelos quais recebem honorário mensal. É de suma importância que o relacionamento com o cliente seja preservado por um contrato detalhado, especialmente quanto aos seguintes itens: serviços inclusos, valor do honorário, forma de reajuste e responsabilidades das partes.
O desejo de todo empresário é conhecer o lucro a ser gerado por determinado contrato, mas infelizmente, no meio empresarial contábil, a exemplo de muitos outros ramos, esta informação é desconhecida. De alguma forma, o empresário acredita (ao menos torce para que seja assim) que os custos envolvidos na prestação do serviço sejam inferiores ao valor cobrado.
O cálculo do tempo necessário que um novo contrato vai demandar pode ser facilmente calculado em sete passos e repetindo a conta para todos os clientes da carteira será possível conhecer a existência de ociosidade da empresa.
Abaixo, os sete passos básicos:
- Custo: some todos os custos envolvidos (diretos e indiretos);
- Horas: multiplique o número de colaboradores pelas horas produtivas (sugiro iniciar com 150 horas por colaborador);
- Custo/Hora (CH): divida o custo do item 1 pelo número de horas apuradas no item 2;
- Despesa Comercial e Lucro (DCL): some todos os percentuais que incidirão sobre o valor final (impostos, inadimplência, responsabilidade civil, comissões etc.) mais o lucro desejado;
- Preço de Venda da Hora (PVH): encontre o preço sugerido para a venda da hora com a aplicação da seguinte fórmula:
PVH = CH / (100 – DCL) x 100
- Horas do Contrato: divida o valor definido como honorário no contrato pelo Preço de Venda da Hora apurado (item 5). Este é o tempo que a empresa contábil deveria investir no cliente para obter o lucro desejado e definido no item 4. Repita este processo em todos os contratos.
- Horas Vendidas: totalize todas as horas apuradas no item 6. Se o número for menor que o apurado no item 2, então este tempo poderá ser a ociosidade da empresa. Se for maior, provavelmente a capacidade está estourada, o que significa falta de colaborador.
A fase descrita acima é importantíssima para começar a compreender o que está acontecendo com a empresa, mas o segundo passo é indispensável. Refiro-me ao registro dos tempos consumidos nas tarefas por cliente para medir se o tempo vendido é igual ao consumido.
