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Tecnologia Contábil - O Reconhecimento Óptico de Caracteres e sua utilização na Contabilidade Moderna

Estamos na época de grandes mudanças na atuação profissional de diversas áreas, principalmente na área contábil, que precisou se adaptar a entrega de informações ao fisco de forma eletrônica. O que fazer com as informações que não são eletrônicas?

postado 24/02/2016 15:57:03 - 1.385 acessos

Vivemos na era da tecnologia das informações e estamos em uma época de grandes mudanças na atuação profissional de diversas áreas e, em particular, na área contábil, que precisou se adaptar as novas ferramentas de entrega de declarações e ao envio de informações nas searas municipais, estaduais e federais de forma eletrônica.

Nessa atual contabilidade todas as informações necessárias para uma boa prestação de serviços devem ser eletrônicas para que seja possível a modificação e a analises de dados pelos profissionais para a entrega de escriturações, como por exemplo o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Existem inúmeros casos onde o cliente disponibiliza extratos bancários impressos, relatórios de 5, 10 ou 15 anos atrás, no qual não existe mais o arquivo originário, notas fiscais sem o arquivo de importação (XML) e até recibos manuais, e isso faz com que todas essas informações disponibilizadas por clientes precisem ser digitadas ou até ser objeto de conferencia e alimentação de dados ao jeito antigo, "A MÃO".

Entretanto, existem ferramentas que automatizam essa identificação de dados em papeis escaneados e as transformam em uma plataforma editável com pouco serviço demandado, extinguindo a necessidade de disponibilizar mão-de-obra excessiva para digitar as informações ou se conformar em conferir todas as folhas “uma a uma”. As ferramentas que automatizam essa identificação de dados são chamadas de OCR ou Reconhecimento Óptico de Caracteres – É uma nova tecnologia que possibilita que vários tipos diferentes de documentos (papeis escaneados, arquivos em PDF, fotos e etc.) sejam transformados em arquivos editáveis, podendo ser textos, simbolos, planilhas e imagens.

Atualmente essa ferramenta é muito utilizada por bancos e grandes empresas do ramo da tecnologia para diminuir (e até acabar) o acumulo de papeis e depender o mínimo das salas de arquivo na empresa – sabe aquelas salas que ficam cheias de pastas e caixas com papéis de clientes que já estão no limbo da instituição? Então, existe a possibilidade de extinguir essa sala de arquivos e disponibilizar de todas essas informações quando quiser. A maioria dos programas que utilizam esse Reconhecimento Óptico de Caracteres estão programadas em mais de uma língua, sendo possível identificar textos em inglês, francês, mandarim, espanhol, números romanos, gregos, russo, entre outros, traduzi-los automaticamente e disponibiliza-los para edição, tanto um texto ou números escritos em uma linguagem só como os que misturam várias linguagens em seu conteúdo.

É perceptível o benefício de seu uso constante para a alimentação de informações no dia-a-dia de uma empresa prestadora de serviços contábeis, vez que dificilmente possuam todas as informações necessárias e, quando possuem tal informação, ela não é eletrônica.

Com essa ferramenta a empresa irá economizar tempo e simplificará várias atividades de seu cotidiano de forma rápida, melhorando a visualização de documentos que entram no sistema da empresa, sendo possível a captura de notas fiscais (NF-e; NFS-e) e conhecimentos de transporte (CT-e) automaticamente, classificando-os de acordo com as ordens pré-determinadas e conseguindo uma melhor visualização de suas informações; conseguindo uma maior eficiência operacional reduzindo o tempo gasto nas operações e diminuindo a mão-de-obra desnecessária, garantindo a validação automática de informações prestadas por meio de documentos, sendo possível identificar fraudes e discrepâncias em faturas; isso mencionando apenas alguns benefícios que o uso dessa nova tecnologia pode trazer. Algumas empresas já utilizam esse sistema com a simples finalidade de cadastrar clientes automaticamente com o processamento da nota fiscal em arquivo de imagem ou PDF, anexando a imagem das notas fiscais desses clientes ao cadastro automaticamente, identificando suas faturas e a liquidação da respectiva nota sem a necessidade de alimentação manual no sistema.

É possível encontrar esses softwares na internet com valores que se adaptam a sua necessidade operacional e com planos mensais, semestrais e anuais.

Artigo enviado por

Jone FreitasAssistente Administrativo

Universitário - Curso de Direito - Faculdades Integradas Brasil-Amazônia; Analista de Conversão de dados físicos em eletrônicos;

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