Geralmente as empresas de pequeno porte são administradas pelos próprios sócios, que muitas vezes tem formação técnica ligada ao seu negócio, e cada vez mais necessitam de informações e controle precisos para tomada de decisões.
A auditoria exerce uma ação preventiva, saneadora e moralizadora, para confirmar a veracidade dos registros e a confiabilidade dos comprovantes, com o fim de opinar sobre a adequação das situações contidas nas demonstrações contábeis, na salvaguarda dos direitos dos proprietários, dos financiadores do patrimônio, do próprio “físico” e até, da sociedade em geral (FRANCO; MARRA, 2001).
Sabendo que a auditoria é uma eficiente ferramenta na identificação das fraudes e erros dentro das organizações, surge a possibilidade de utilizar seus procedimentos em beneficio da gestão de estoque, com base neste argumento surge a necessidade de diagnosticar problemas, será que as empresas utilizam corretamente os procedimentos de auditoria em estoque como ferramenta na identificação de fraudes e erros?
Auditoria é uma técnica aplicada ao sistemático exame dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos de consideração contábil, visando apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza aziendal, pública ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer prospectos e diagnosticados (SÁ, 2000).
Uma auditoria de avaliação serve de assessoramento a alta gestão da empresa, que visa a avaliação dos sistemas de controle envolvidos e verificação dos procedimentos e das normas alocados no desenvolvimento do negócio exercido, sempre atentos para o desempenho operacional e para a eficácia obtida por suas áreas produtivas, levando em consideração todos planos de metas, objetivos e políticas definidas pela organização (SÁ, 2000).
A princípio toda empresa deve planejar e definir suas atividades e as maneiras de como será feito o controle interno e organizar-se. Certamente a auditoria dos estoques merece essas atenções, uma vez que ligada as atividades da empresa tem impacto direto no resultado.
Como os estoques constituem parcela considerável dos ativos da empresa, eles recebem um tratamento contábil minucioso. De maneira resumida o estoque é a parcela de atividade da empresa mais importante no ponto de vista de disponibilidades em curto prazo (SILVA; PADOVEZE, 2006).
O fundamento de administrar uma empresa está diretamente ligado a importância de controle, pois cabe ao administrador cumprir a tarefa de planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades da empresa definindo suas metas e objetivos, logo a atenção deve voltar-se para o conceito do controle.
O estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica, assumindo uma grande importância no contexto do Balanço Patrimonial (BP) e seus efeitos são imediatamente sentidos no Patrimônio Liquido, nesse estudo de estoque refere-se principalmente às empresas comerciais (OLIVEIRA; MARION; 1990, 2003).
Assim, determina-se uma conta que registra os bens adquiridos à serem revendidos ou transformados. Iudícibus (1986 p. 293) afirma que “o tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu objetivo social: se for uma empresa que comercializa produtos, ela compra e vende os mesmos produtos e seu estoque é constituído de mercadorias”.
Toda empresa visa maximizar o lucro sobre o capital que venha a ser investido, seja em imobilizado, como também em financiamentos, reserva de caixa e estoques, espera-se então que todo dinheiro investido em estoques seja visto como a “energia” necessária para que a empresa tenha uma boa produção e um bom atendimento das vendas.
Os procedimentos da auditoria devem ser elaborados cuidadosamente para obter-se o máximo de proveito, a Resolução do Conselho Federal de Contabilidade n.º 700/91 nos traz que “procedimentos de auditoria é o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as Demonstrações Contábeis Auditadas, e abrangem teses de observância e testes substantivos”.
Os procedimentos mais utilizados pelos peritos durante a execução dos trabalhos de auditoria, (ATTIE, 1998), são: Exame físico – contagem de estoques de matérias-primas, em processo, acabados e materiais em consignação ou com terceiros. Confirmação – confirmação de estoques com terceiros; confirmação de estoques de terceiros; confirmação de estoques em consignação. Documentos originais – exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos; exame de contratos de compra e venda; exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-de-obra; exame de atas e assembléias. Cálculos – soma da contagem de estoques; cálculo das quantidades pelo preço unitário; cálculo dos impostos; apropriação das despesas gerais de fabricação. Escrituração – exame da conta razão de produtos acabados; exame da conta razão de importações em trânsito; exame das ordens de fabricação; Registros auxiliares – exame do registro perpétuo de estoques; exame das ordens de produção/fabricação.
As principais ações sobre os programas de auditoria na área de estoques com objetivo de observação do inventario físico (FRANCO; MARRA, 2001), são: I - Revisar o planejamento da empresa para levantamento do inventário físico a fim de assegurar-se quanto à sua adequação. II - Efetuar reunião preliminar com os auxiliares e orientá-los devidamente quanto aos pontos mais importantes do inventário e as peculiaridades de trabalho. III - Obter a preparação do "corte" das entradas e saídas anotadas, em sincronização com o movimento dos materiais. IV - Obter ou preparar relações das notas fiscais de mercadorias faturadas e ainda não entregues. V - No decorrer do inventário físico, percorrer todos os grupos de inventariantes, fazer testes das contagens, conferindo-as de imediato com as anotadas pelo cliente e verificar se os procedimentos de cada grupo são corretos.
Durante a realização da auditoria, podem surgir alguns indícios ou fatos e que possam de que possa estar ocorrendo erros ou fraudes (SANTI, 1988), alguns deles são: Discrepâncias nos registros contábeis, exemplos: Diferenças na soma das contas analíticas comparadas ao saldo constante das contas sintéticas; Diferenças reveladas por confirmações recebidas de terceiros; Número de respostas aos pedidos de confirmação direta bem inferior ao esperado; Transações não suportadas por documentação apropriada; Transações não contabilizadas de acordo com instruções genéricas ou especificas da gerência; Transações inusitadas no fim ou próximo do fim do exercício. Depois de identificado algum erro ou fraude, cabe ao auditor comunicar aos órgãos responsáveis, que deverá observar e investigar se estes vêm ocorrendo com freqüência e quais os motivos que os levam a acontecer.
As Fraudes na maioria das vezes são praticadas por pessoas que possuem autoridades, no entanto quando acumulam funções. Quando implicam em números maiores, as fraudes geralmente ocorrem mediante formação de conluio, sendo assim, mais difícil a detecção. Portanto, nestes casos a fraude tende a persistir se não existir controles adequados e independência da auditoria (SÁ, 2000).
A Norma Brasileira de Contabilidade T11 define fraude como um ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de demonstrações contábeis; e Erro é o ato não intencional resultante de omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis. Sá (2000, p.51) valoriza que “o auditor localiza, relata a correção dos erros, mas não é sua responsabilidade a execução da correção”. Os erros intencionais ou fraudes podem ser cometidos para: subtrair mercadorias, matérias- primas, produtos e resíduos; subtrair dinheiro, subtrair títulos, iludir o fisco, evitando o pagamento de impostos, dissimularem atos sujeitos a penalidades, encobrir falta de terceiros, alterar resultados para usufruir maiores percentagens em lucros, simular ocorrências, iludir a opinião de acionistas e autoridades monetárias, etc.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ATTIE, William. Auditoria, conceitos e aplicações. 3 edição. São Paulo: Ed. Atlas, 1998.
FRANCO, Glenda. Vale, Laila; A importância e influencia do setor de compras nas organizações. Revista Techoje. Disponível em: acesso em 15 de setembro de 2011.
FRANCO, Hilário.; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil: Normas de auditoria, procedimentos e papeis de trabalho, programas de auditoria, relatórios de auditoria. São Paulo: Atlas, 2001.
IUDÍCIBUS, Sergio de. MARION, José C. Contabilidade comercial. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1986.
OLIVEIRA, Álvaro G.de.Contabilidade financeira para executivos. in: correção monetária dos recursos aplicados em ativos não-monetários; estoques. 5. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1999.
OLIVEIRA, Djalma de P. R. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 4 ed. São
Paulo: Atlas, 1990.
PADOVEZE, Clovis L. Contabilidade Gerencial: Um enfoque em sistema de informação contábil. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2006.
SÁ, Antonio L. Curso de auditoria. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
SANTI, Paulo A. Introdução à auditoria. São Paulo: Atlas, 1998.
MARION, José C. Contabilidade empresarial. 10 ed. São Paulo: Atlas, 2003.
NORMAS BRASILEIRA DE CONTABILIDADE, CFC 1.170/2009, disponível em <www.cosif.com.br> acesso em 5 de Agosto de 2011.
Normas Brasileiras de Contabilidade. NBC T11: Auditoria independente das demonstrações contábeis.
