Amigo leitor, o objetivo hoje é falar sobre a gestão de finanças e podemos começar descrevendo de forma simples o que seria gerir o setor financeiro de uma empresa. A gestão engloba processos como a definição de metas, o controle e a avaliação visando aferir se as diretrizes tomadas para o alcance das metas estão sendo ou não bem desempenhadas. É imprescindível dizer que definir metas em qualquer tipo de negócio é uma prática que deve ser estimulada, sendo importante, portanto, fazer o acompanhamento periódico de como os objetivos estão. Neste sentido, esclareço que, apesar de termos atualmente consultorias mais voltadas para os pequenos segmentos, ainda assim podemos encontrar negócios com pouco ou nenhum controle, em que, o contador continua a atuar como mero emissor de guias fiscais (já falamos sobre o trabalho do contador e de como o profissional deve se aliar à empresa favorecendo seu crescimento, como um parceiro).
Não estamos tratando aqui da valorização profissional do contador e nem tampouco estimulando para que o profissional da contabilidade seja o responsável por atividades que, costumeiramente, são designadas para o controle empresarial. Enfatizo apenas que algumas orientações podem ser passadas aos empresários. Na verdade, o texto que aqui início mais se destina aos empresários dos pequenos negócios que aos seus contadores, mas, não é uma máxima que o diálogo entre estes dois agentes possa oportunizar as ações aqui descritas e até favorecer outras que não foram tratadas nesta oportunidade. Pois bem, vamos elencar aqui alguns pontos que devem ser encarados com cuidado na gestão dos pequenos empresários e controlados por meio de medidas simples e práticas por um funcionário, ou mesmo o gestor do negócio:
O respeito ao Princípio da Entidade é fundamental
O Princípio da Entidade é um dos princípios da contabilidade a ser considerado que funciona como um singelo conselho ao gestor. Sabemos que os princípios contábeis visam orientar a ação do contador em seu trabalho de escrituração contábil, mas, este é um princípio que pode e deve ser ensinado ao gestor de pequena empresa já que visa resguardar as finanças empresariais. Explico: o principio em questão orienta que o patrimônio empresarial não seja confundido com o patrimônio de seus sócios ou gestores. Na prática, o gestor não pode retirar o dinheiro do caixa para pagar uma conta pessoal e tampouco abrir sua carteira e retirar de suas reservas os valores correspondentes ao pagamento de uma duplicata da empresa. Sabemos que, principalmente nos pequenos negócios o gestor considera que aqueles valores que entram em caixa são mesmo seus e que não há problema fazer esse tipo de retirada, pensando ser tudo uma só coisa. Porém, se essa “confusão” se der, não saberemos ao certo o quanto a empresa realmente está lucrando ou se não está havendo lucro, além de complicar o trabalho do setor contábil responsável pela escrituração da empresa em questão que, mesmo sendo pequena, é obrigada a manter sua escrituração. É sempre bom lembrar que se a empresa está bem financeiramente e é otimizada em seus processos, não existe razão para que haja essa complementação, pois, o foco deve ser a auto sustentabilidade empresarial.
Controlar entrada e saída de recursos é o primeiro passo para o autoconhecimento
Você sabe dizer com certeza e segurança quanto, ao final do dia sua empresa obteve de receita (veja que ainda não estamos tratando de lucro), sabe dizer isso ao fim de uma semana ou mês? Controla os resultados empresariais e acompanha o que dizem os números encontrados? Se não, deve começar a controlar pois a informação que os números propiciam é de suma importância para a determinação dos novos rumos que a gestão pode seguir. Controlar entrada e saída de recursos é puramente anotar quanto dinheiro entrou e quanto dinheiro saiu nas datas em que estes eventos ocorreram. Essa anotação pode ser realizada em um caderninho, em uma planilha do Excel ou até em um software próprio para esse tipo de controle. Hoje podemos encontrar até mesmo aplicativos para celular que controlam as finanças pessoais e também podem contribuir para a anotação, gerando inclusive, gráficos, para que aqueles gestores mais visuais possam compreender os rumos tomados por suas finanças. A forma como essa anotação será realizada não importa muito, mas, é de suma importância que ela seja efetivamente feita para projeções futuras e mesmo acompanhamento da disponibilidade financeira em face dos objetivos empresariais.
Atenção para a gestão do estoque da empresa
Querido leitor, qual a relação da gestão do estoque com a gestão financeira empresarial? Total!! Vou explicar: quando você adquire estoque para posterior venda ou mesmo para a produção de algum bem ou serviço desempenhado por sua empresa, você está dispondo de determinada quantidade de dinheiro para fazê-lo. Neste sentido, assim como para a compra de um bem pessoal, é importante que se faça um levantamento visando a verificação da real necessidade desta compra, se haverá demanda para ela (pessoas interessadas em comprar) ou mesmo, após a compra, quanto tempo esse produto ficará à disposição, em estoque a espera de ser vendido. Controles assim, podem orientar sobre a quantidade a ser comprada, bem como a sua periodicidade. Verifique também a data de validade dos produtos a fim de combater as possíveis perdas por prazo de validade que comumente ocorrem em alguns seguimentos. Havendo o interesse, verifique com seu contador a possibilidade do controle do giro de estoque de sua empresa que é uma ação que pode ser feita em conjunto com o setor contábil. Mas, ações como as descritas acima podem e devem ser tomadas para garantir a eficiência na compra dos estoques empresariais.
Avaliar a necessidade de melhorias na estrutura da empresa
Há atualmente uma grande preocupação com a imagem empresarial e as melhorias em sua estrutura são também fontes comuns de gastos. Deixar a loja mais bonita e mais atrativa para o cliente ou a fábrica mais otimizada para que os funcionários não precisem dispor te tanto tempo a fim de concluir alguma etapa da produção são ações a serem consideradas com cuidado e estudo pelo gestor. Assim são também os gastos com marketing que visam a atração dos clientes, mas, que nem sempre cumprem com os objetivos esperados por quem neles investe. Pensar no cliente ou na diminuição do tempo gasto no processo é uma atitude sábia, mas, deve ser tomada com base na disponibilidade financeira e com algumas garantias de que esse gasto vai realmente gerar um benefício futuro para a empresa.
Uma forma de saber se um gasto assim valerá a pena é fazer uma pesquisa com seus clientes habituais perguntando se haverá diferença em sua forma de consumir ou se seus clientes acreditam que mais pessoas se interessarão por seu negócio caso as mudanças sejam implantadas. Sobre o marketing, um alerta é claro: estamos em constante evolução e as formas como as pessoas consomem também estão mudando. Alguns ramos de negócios estão investindo no e-commerce em detrimento de lojas físicas e/ou otimizando sua comunicação por meio de sites ou redes sociais. O perfil de sua empresa, o produto a ser comercializado e o perfil de sua clientela serão determinantes para a forma como suas estratégias podem se desenrolar, mas, investir neste tipo de comunicação, pode ser mais eficiente e barata que a tradicional distribuição de panfletos (nada ecológica) ou a perturbante propaganda em carros de som.
Saber delegar também é importante
Delegar é dar um pouco de sua responsabilidade a alguém, implica a confiança e aumenta o engajamento com os objetivos empresariais, faz realmente que o funcionário se sinta mais parte da empresa, mais atuante. Existem funções que os gestores não conhecem ou não dominam e que podem ser atribuídas a outros de acordo com seu potencial e habilidades. A gestão de uma empresa envolve diversos processos e não há como o gestor se responsabilizar por todas as obrigações. Neste sentido, é importante que suas próprias limitações sejam reconhecidas, tanto com relação ao tempo para cuidar de determinada tarefa, quanto com relação às próprias habilidades que a tarefa requer. Não se pode aceitar que a gestão financeira não seja efetivamente uma máxima empresarial apenas porque o gestor não domina os procedimentos necessários para a construção de uma planilha, por exemplo. Neste caso, a anotação em um caderno ou delegação desta função são bem-vindas, o importante é que a ação não deixe de ser desempenhada e que os objetivos se afinem a um único: o bem-estar empresarial.
Viram amigos como algumas dicas simples podem influenciar os resultados de sua empresa? Diversas ações ainda podem ser tomadas e se baseiam no controle e na relação amigável entre funcionários e gestores. É crucial que o diálogo seja estabelecido pois existem diversos aspectos que apenas os funcionários ou os clientes são capazes de acusar e que podem fazer a diferença na gestão. Desta forma, ouvir é fundamental. Não somos detentores de todo o conhecimento universal, não há como saber de tudo e neste sentido, nossos funcionários e clientes podem ser peças chaves para a resolução de algum problema ou dúvida, assim, a união como em um time, pode estabelecer a força necessária para que a empresa siga em pleno crescimento.
