São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora.
As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa, entendendo-se como necessárias as pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa (RIR/1999, art. 299 e seus parágrafos, e Parecer Normativo CST nº 32/1981).
Poderá ser deduzido como despesa operacional o custo de aquisição de bens do ativo permanente, cujo prazo de vida útil não ultrapasse a 1 (um) ano ou de valor unitário não superior a R$ 326,61 (trezentos e vinte e seis reais e sessenta e um centavos) (valor vigente a partir de 01.01.1996), desde que atinja a utilidade funcional individualmente (não empregados em conjunto) (RIR/1999, art. 301).
Nota: Sobre a dedução como despesa de bens de pequeno valor, ver RIR/1999, artigo 301.
DAS DESPESAS OPERACIONAIS DEDUTÍVEIS NA DETERMINAÇÃO DO LUCRO REAL
Nos termos do art. 299 do RIR/1999, são os gastos não computados nos custos, mas necessários às transações ou operações da empresa, e que, além disso, sejam usuais e normais à atividade por esta desenvolvida, ou à manutenção de sua fonte produtiva, e ainda estejam intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços, conforme determina o art. 13 da Lei nº 9.249/1995.
Excluem-se desse conceito, portanto, os dispêndios representativos de inversões ou aplicações de capital (Parecer Normativo CST nº 58/1977) e aqueles expressamente vedados pela legislação fiscal (Art. 13 da Lei nº 9.249/1995).
A legislação fiscal exige, ainda, que as despesas operacionais estejam devidamente comprovadas por documentos hábeis e idôneos onde conste a sua natureza, a identidade do beneficiário, a quantidade, o valor da operação, etc.
DAS DESPESAS OPERACIONAIS INDEDUTÍVEIS PARA FINS DE APURAÇÃO DO LUCRO REAL
Desde 01.01.1996, a Lei nº 9.249/1995, art. 13 c/c a Instrução Normativa SRF nº 93/1997, vedou a dedução das seguintes despesas operacionais, para efeito de apuração do lucro real:
a) de qualquer provisão, com exceção apenas daquelas constituídas para: férias de empregados e 13º salário; reservas técnicas das companhias de seguro e de capitalização, bem como das entidades de previdência privada cuja constituição é exigida pela legislação especial a elas aplicável;
b) das contraprestações de arrendamento mercantil e do aluguel de bens móveis ou imóveis, exceto quando relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização dos bens e serviços;
c) de despesas de depreciação, amortização, manutenção, reparo, conservação, impostos, taxas, seguros e quaisquer outros gastos com bens móveis e imóveis, exceto se relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização;
d) das despesas com alimentação de sócios, acionistas e administradores;
e) das contribuições não compulsórias, exceto as destinadas a custear seguros e planos de saúde e benefícios complementares assemelhados aos da Previdência Social, instituídos em favor de empregados e dirigentes da pessoa jurídica;
f) de doações, exceto se efetuadas em favor: do PRONAC; instituições de ensino e pesquisa sem finalidade lucrativa (limitada a 1,5% (um e meio por cento) do lucro operacional); de entidades civis sem fins lucrativos legalmente constituídas no Brasil que prestem serviços em benefício de empregados da pessoa jurídica (limitada a 2% (dois por cento) do lucro operacional);
g) das despesas com brindes.
Notas:
1) A Lei nº 9.430/1996, arts. 9º e 14, revogou a possibilidade de dedução do valor da provisão constituída para créditos de liquidação duvidosa, passando a ser dedutíveis as efetivas perdas no recebimento dos créditos decorrentes da atividade da pessoa jurídica, observadas as condições previstas naqueles dispositivos;
2) A Contribuição Social sobre o Lucro não mais é considerada como despesa dedutível para fins da apuração do lucro real, devendo o respectivo valor ser adicionado ao lucro líquido (Lei nº 9.316/1996, art. 1º);
3) Somente serão admitidas como dedutíveis as despesas com alimentação quando esta for fornecida pela pessoa jurídica, indistintamente, a todos os seus empregados;
4) As despesas computadas no lucro líquido e consideradas indedutíveis pela lei fiscal deverão ser adicionadas para fins de apuração do lucro real do respectivo período de apuração.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS A SUA COMPROVAÇÃO
As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupom emitidos por Equipamentos ECF - Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação (Lei nº 9.532/1997, arts. 61, § 1º e 81, II).
De acordo com o art. 82 da Lei nº 9.430/1996, não será considerado como comprovado o gasto ou a despesa quando os documentos comprobatórios forem emitidos por pessoa jurídica, cuja inscrição no CNPJ tenha sido considerada ou declarada inapta, não produzindo tais documentos quaisquer efeitos tributários em favor de terceiro por se caracterizarem como uma hipótese de inidoneidade.
Todavia, a dedutibilidade será admitida quando o adquirente de bens, direitos e mercadorias ou o tomador de serviços comprovar a efetivação do pagamento do preço respectivo e o recebimento dos bens, direitos e mercadorias ou utilização dos serviços.
DAQUELES CUSTOS DE AQUISIÇÃO DE BENS DO ATIVO PERMANENTE
Pode ocorrer que a atividade da pessoa jurídica exija o emprego de uma certa quantidade de bens que, embora individualmente, cumpram a utilidade funcional, somente atinjam o objetivo da atividade explorada em razão da pluralidade de seu uso (Exemplo: carrinhos de supermercado; cadeiras ou poltronas de empresas de diversões públicas empregadas em cinema ou teatro; botijões utilizados por distribuidoras de gás liquefeito de petróleo; engradados, vasilhames, barris, etc., por empresas de bebidas; máquinas autenticadoras de instituições financeiras, etc.).
Nesse caso, os bens da mesma natureza, embora individualmente de custo de aquisição abaixo do limite admitido, quando necessários em quantidade, em razão de sua utilização pela empresa, deverão ser registrados conjuntamente, no Ativo Imobilizado, sendo o encargo decorrente da diminuição de seu valor apurado em função do custo de aquisição e computado nos custos ou considerado como despesa operacional da empresa, mediante apropriação da depreciação (Parecer Normativo CST nº 20/1980).
SOBRE OS GASTOS DE CONSERVAÇÃO DE BENS E INSTALAÇÕES ADMITIDOS COMO CUSTOS OU DESPESAS OPERACIONAIS
São admitidos como custo ou despesas operacionais, dedutíveis na determinação do lucro real, os gastos com reparos e conservação de bens e instalações destinados tão-somente a mantê-los em condições eficientes de operações, e que não resultem em aumento da vida útil do bem prevista no ato de aquisição (RIR/1999, art. 346, § 1º).
Somente serão permitidas despesas com reparos e conservação de bens móveis e imóveis quando estes forem intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços.
Os gastos realizados com reparos, conservação ou substituição de partes de que resultem aumento de vida útil superior a 1 (um) ano, em relação à prevista no ato de aquisição do respectivo bem, deverão ser capitalizados, a fim de servirem de base a depreciações futuras (RIR/1999, art. 346, § 1º e Pareceres Normativos CST nºs 02/1984 e 22/1987).
