É verdade que com o Sistema Público de Escrituração Digital – Sped os escritórios de contabilidade reduziram, e muito, o uso de papel. Mas e em relação aos contratos com os clientes? Quanto eles custam aos escritórios em relação à assinatura, ao uso de papel, envio, manuseio e armazenamento?
Tramitar documentos no meio físico é a solução para melhorar a eficiência operacional do escritório e reduzir custos. Hoje, já existem plataformas que migram o processo de assinatura físico para o digital e ainda armazenam o documento. É o caso do Portal de Assinaturas Certisign.
O uso é bastante simples. O Contador submete o contrato ao sistema, assina-o utilizando um Certificado Digital e envia para a outra parte interessada, que também deverá assinar com o Certificado. Pronto. Realizadas as assinaturas, o contrato passa a ter valor jurídico. Note que não houve a necessidade de imprimir vias, contratar portador para o envio do documento, autenticar as vias e disponibilizar espaço físico para o armazenamento.
Algumas empresas já utilizam a plataforma e obtiveram resultados positivos. A BRA Consultoria é um exemplo. Em mais de um ano e meio de uso, foram assinados digitalmente 300 documentos, que representaram uma economia de 30% no orçamento anual da empresa.
"Com o uso do Portal de Assinaturas diminuímos drasticamente o uso do papel e, consequentemente, a quantidade de impressão e deslocamentos para o envio de documentos. Agora, utilizamos somente a assinatura digital para nossos contratos, propostas comerciais, documentos internos e também em processos de nossos clientes, que são tratados diretamente por nós e remetidos ao Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco por meio do Portal de Assinaturas. Os fluxos tornaram-se mais ágeis, dinâmicos e sustentáveis", comenta Roosevelt Benedictos, CEO da BRA Consultoria.
Antes, a captura de assinaturas manuscritas para um determinado documento na BRA Consultoria levava, em média, 48 horas. Atualmente, por meio do Portal de Assinaturas, os signatários realizam o mesmo processo no meio eletrônico em apenas 1 hora. A redução mostra que assinar digitalmente é quase 98% mais rápido do que assinar de forma manuscrita.
"Estamos muito satisfeitos com os resultados obtidos. Nós conseguimos reduzir custos, agilizar a tramitação de documentos e ainda nos tornamos sustentáveis. O Portal de Assinaturas é uma solução segura, rápida e eficaz para empresas que precisam dar celeridade a processos. Nossa meta, em médio prazo, é expandir o uso da assinatura digital para 100% dos documentos da BRA Consultoria", finaliza Roosevelt.
