Muitos empresários não suportam a ideia de ficar atrás de uma mesa cuidando da burocracia corporativa. Preferem lidar com a produção, vendas ou qualquer outra atividade que os afaste desse encargo.
No início dos negócios, sem opção, quando a esposa ou algum parente próximo não podem ajudar, acabam assumindo precariamente as funções administrativas e financeiras do negócio para, na primeira oportunidade, “delegá-la” a outra pessoa, geralmente de extrema confiança.
O grande problema ocorre quando, por excesso de confiança, o empresário não dá a devida importância à implantação de controles internos e práticas administrativas capazes de monitorar essas atividades, podendo causar sérios problemas à empresa.
A história é sempre parecida: “Ah, eu confiava naquela pessoa e deixava as finanças sob sua responsabilidade”, “Eu não acompanhava as finanças da empresa, pois não tinha tempo”, “Quando percebi o rombo já era grande”. É impressionante como as pessoas são criativas na hora encobrir os desvios e fraudes corporativas (falsificação de faturas ou documentos contábeis, operações financeiras irregulares, lançamento de pagamentos em duplicidade, etc.), mas considero a negligência do empresário como fator determinante para que isso aconteça.
A confiança nas pessoas é importante e fundamental, mas não deve ser desculpa para a inexistência de controles internos e, principalmente, o devido acompanhamento das atividades delegadas. Não adianta só dar uma “olhadinha” nos relatórios, é preciso analisar a consistência das informações recebidas.
Já vi vários casos de empresas que tiveram problemas com desvio de recursos e na maioria das vezes o ambiente era altamente favorável para que isso ocorresse: alto grau de centralização de poder nas mãos de uma pessoa; falta ou insuficiência de controles internos; falta de monitoramento e checagem das informações recebidas; excesso de empréstimos bancários e endividamento crescente são algumas das situações mais corriqueiras.
A utilização de bons sistemas pode inibir bastante a ocorrência de desvios, mas engana-se quem pensa que somente isso já é suficiente para evitar esse tipo de problema. Sem o devido acompanhamento, cobrança e uma conciliação eficiente dos dados obtidos não há sistema que resolva.
A contabilidade também pode contribuir, e muito, com a eficiência desses controles, desde que a empresa seja organizada e ágil no envio dos documentos e informações necessárias.
Outros empresários até cuidam do fluxo financeiro do negócio, mas acabam esquecendo-se de controlar outros setores da empresa, talvez até mais vulneráveis que a área financeira, como o setor de compras, por exemplo, quando o comprador obtém descontos ou vantagens de fornecedores e não repassa à empresa.
A área de vendas também está sujeita a ocorrência de fraudes, como por exemplo: desvio de clientes para o concorrente em troca de comissões; descontos indevidos, etc.
Em resumo, são inúmeras as possibilidades e os tipos de fraudes corporativas, que aumentam ainda mais com o crescimento da empresa, pois existe a natural necessidade de delegar funções. Por este motivo, a delegação de funções estratégicas deve ser feita de forma planejada, criando rotinas e processos passíveis de controle e verificação. Ou seja, o empresário precisa ter a visão global do negócio sem se descuidar dos detalhes da operação.
