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O Prazo Decadencial das Informações Contábeis e Fiscais

Com a migração das informações para o ambiente digital, os profissionais da tecnologia da informação vem questionando até quando deverão guardar as informações, inclusive os livros digitais

05/02/2013 09:32:43

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O questionamento é superpertinente, afinal, apesar das mídias digitais estarem cada dia mais acessíveis, os volumes gerados pelas áreas fiscais e contábeis com dados e livros digitais nos bancos de dados e/ou nos arquivos (textos) estão crescendo exponencialmente. Uma preocupação que no momento Pré-SPED era apenas da Controladoria, agora é também de TI.

A primeira pergunta a ser realizada não é a é aquela que deverá receber a primeira resposta. Na boa prática das duas áreas é preciso primeiro que a Cia responda qual o risco que aceita sobre perda de informações geradas e entregues aos Fiscos? (segunda pergunta) e não apenas quanto tempo depois de entregue posso eliminar o dado, documento ou livro digital da base de informações fiscais ou do diretório com proteção contra desastres? (primeira pergunta).

Ao colocar desta forma organizamos muitos requisitos de segurança:

1 – o diretório de livros entregues está num ambiente à prova de desastres?

2 – se não está seguro, quanto tempo será necessário para recuperá-lo e disponibiliza-lo novamente?

3 – quem tem acesso e poderá eliminar, sobre-escrever os livros digitais ou ainda depositar novos nos diretórios específicos?

4 – existe uma rotina regular que faça um teste de recuperação dos arquivos, só para simular um desastre ?

Então seguimos para os prazos decadenciais, ou como são chamados popularmente, quando “caducam” as informações fiscais, contábeis e patrimoniais para o TI?

Para aplicar bem as regras é preciso primeiramente entende-las em detalhes:

A – os documentos fiscais (notas, conhecimentos de fretes, cupons fiscais) quando emitidos deverão permanecer à disposição dos Fiscos por pelo menos por 61 meses após o mês de junho do ano da emissão (entrega da DIPJ) ;

B – já os documentos fiscais de terceiros possuem uma regra mais complexa: deverão permanecer por 61 meses após o último efeito na contabilidade ou na escrita fiscal. Por exemplo, uma nota fiscal de aquisição de um computador que fora imobilizado na Cia e que porventura gera crédito de ICMS pelo CIAP por quatro anos, deverá permanecer por cinco anos após o lançamento da última parcela, na prática seriam 109 meses (48 meses de créditos referente a ela e mais 61 meses de prazo decadencial);

C – os lançamentos contábeis deveriam permanecer, por ano, 5 anos após junho do ano do mês de entrega. Ou seja, a contabilidade de 2012 será entregue até 30/junho/2013, logo, deverá permanecer a disposição até junho/2018;

D – folha de pagamentos, via de regra, não terão mais prazos decadenciais, visto que a responsabilidade sobre as informações para a aposentadoria dos funcionários e recolhimentos de Previdência é totalmente do empregador. Talvez pudéssemos aplicar uma regra como após 20 anos após a morte do colaborador.

O que os profissionais de TI de infra-estrutura devem ater-se, muito além do investimento para manter estas informações, é qual o prejuízo sobre a perda destes dados. A resposta não poderá ser medida em dias ou horas para reprocessamento de dados, mas pelo impacto fiscal, ou ainda, de imagem pública da Cia ao ser demandada e não possuir os dados. Que efeito isto poderá haver no valor da Cia.

Pensar que tecnologia resolve tudo não é um bom caminho. Recomenda-se que testes frequentes sejam aplicados a fim de auferir se as rotinas segurança suportam tragédias, invasões, e se a recuperação consegue evitar o mal pior. Lembre-se de fazer um bom e garantido backup antes de aplicar uma rotina de simulação de desastres!

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