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Impedindo a Perda do Conhecimento da Empresa

14/06/2006 00:00:00

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Reter talentos e o incentivo 'a obtenção por parte dos colaboradores de novas competências profissionais, gera benefícios mútuos e evita a perda do conhecimento da empresa.
Entretanto, isso ainda é insuficiente para a organização, uma vez que, seu conhecimento está disperso nos cérebros das pessoas, o que mais cedo ou mais tarde, tende a diluir esse conhecimento e mesmo, pode pô-lo a perder, principalmente com o advento do crescimento do negócio.
Visando evitar que isso ocorra, uma organização em crescimento deve utilizar maneiras de evitar essa perda.


Convertendo o Conhecimento
O Conhecimento pode ser tácito - quando sua fonte for informal e basicamente estiver armazenado na "cabeça" das pessoas -- e explícito - quando a fonte for essencialmente textual, como, por exemplo, em livros, relatórios, bancos de dados de computador, ou outras mídias acessíveis por qualquer pessoa.
Um tipo de conhecimento é tão importante quanto o outro. Mas como o conhecimento tácito, na maior parte das vezes, está disponível apenas na cabeça das pessoas envolvidas em determinada atividade ou tomada de decisão, isso dificulta em muito a disseminação e o uso futuro desse conhecimento. Portanto, converter o conhecimento de um tipo no outro é fundamental.
Existem quatro tipos de conversão de conhecimento, descritos no livro Criação de Conhecimento na Empresa (1997 - Ed.Campus), de Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi, professores da Universidade Hitotsubashi no Japão:
- Tácito para Tácito (atividade de socialização): através do compartilhamento de informações e conhecimento entre pessoas e equipes - essencialmente quando uma pessoa fala para outra(s);
- Tácito para Explícito (atividade de externalização): realizado quando transpomos algo que está em nossas cabeças para relatórios; quando descrevemos processos por escrito (ex.: ISO 9000); gravamos dados em arquivos, ou mesmo vídeos, por exemplo;
- Explícito para Explícito (atividade de combinação): quando geramos através da disseminação dos conhecimentos explícitos o chamado "aprendizado organizacional", efetuado quando, por exemplo, divulgamos relatórios por e-mail; quando acessamos as pastas de procedimentos da empresa etc.;
- Explícito para Tácito (atividade de internalização): quando geramos resultados (tomamos decisões) através da aplicação do que foi aprendido através das fontes textuais.


Qualidade e Informação: A Exigência do Negócio
Hoje, é muito comum uma empresa ter de atender certos pré-requisitos de qualidade de seus clientes para poder fazer negócios com eles. Por exemplo, na indústria automobilística, as montadoras exigem de seus fornecedores o atendimento da Norma QS-9000.
Uma das normas mais comuns e amplamente implementadas no Brasil e no mundo nos anos 90 foi a ISO 9000.
Inicialmente como modismo e diferencial de "marketing" (leia-se propaganda), a norma rapidamente espalhou-se entre as empresas brasileiras.
Trabalhei vários anos com essa norma e sei que há muitas empresas que não a levam a sério como deveriam. Algumas delas acabam relaxando de tal forma após a certificação, que podem perder o certificado conferido. Trata-se de um tolo desperdício de tempo, dinheiro, credibilidade e principalmente oportunidade, perder a certificação tão duramente obtida. Empresas que agem assim não deveriam nem cogitar sua certificação.
Uma das coisas que cansei de frisar a empresários em se tratando de normas da qualidade é que sua utilização é estratégica para as empresas. Os ganhos obtidos através da organização das atividades e principalmente do conhecimento que se acaba resgatando, preservando e difundindo pela organização é o que realmente vale a pena para a empresa, muito mais do que apenas o título de empresa certificada, ou a exigência contratual feita por algum cliente.
Só para se ter uma idéia de como é útil, a norma ISO 9000 conta com excelentes mecanismos de controle tais como análises críticas periódicas do sistema da qualidade em si, dos contratos e dos pedidos dos clientes, além de auditorias internas da qualidade, passando pelos processos de aquisição e relacionamento com os fornecedores, inspeção e ensaios dos produtos/serviços realizados ou adquiridos, controle dos equipamentos de medição utilizados nos processos, do treinamento necessário e recebido pelos Recursos Humanos envolvidos, bem como, enfatizo, o registro e controle de todos esses processos e dos dados obtidos em sua utilização.


Baseando-se nessas abordagens e adotando atitudes pró-ativas, a empresa só tem a ganhar através do eficiente uso do conhecimento adquirido, armazenado e difundido e da parceria com seus recursos humanos.

Henrique Montserrat Fernandez é Administrador de Empresas com pós-graduação em Análise de Sistemas e MBA em Tecnologia da Informação / E-management pela Strong/FGV. Com 28 anos de atuação profissional, trabalhou em empresas de médio e grande portes, tais como Grupo Bonfiglioli, Copersucar e SENAC, entre outras. Foi Gerente de Sistemas e Métodos da Zanthus, tradicional fabricante de Terminais Ponto de Venda, onde atuou por mais de seis anos. Foi também professor universitário na década de 90, além de possuir vasta experiência em treinamento empresarial. É especialista nas normas ISO 9000, sendo Lead Auditor pela Perry Johnson Inc., desenvolvendo, inclusive, softwares para essa área. Atual Diretor da Zamplex Consultoria, é autor do livro "Evitando a Falência - Garanta o Sucesso de Seu Negócio" (www.zamplex.com.br) e co-autor em "Os Mais Relevantes Projetos de Conclusão de Cursos MBAs 2002" da Strong/FGV Management, além de escritor de vários artigos sobre gestão empresarial.

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