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Avaliação dos Controles Internos com o Enfoque de Auditoria de Processos

Considerando as avaliações dos controles internos, feitas por uma área de Auditoria, que não tenha uma visão de processo, via de regra, é comum o Auditor

30/05/2005 00:00:00

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Considerando as avaliações dos controles internos, feitas por uma área de Auditoria, que não tenha uma visão de processo, via de regra, é comum o Auditor Interno ser visto, pelo auditado, como alguém que vai se intrometer no trabalho desenvolvido por sua área, dando sugestões e opiniões sobre assuntos que ele desconhece, que por muitas vezes irão prejudicar ou tornar mais moroso o procedimento exercido, sem qualquer razão aparente ou ganho compensatório.
Criticar o trabalho exercido por terceiros, é uma tarefa extremamente árdua, uma vez que ninguém gosta de ter sua função ou procedimento questionados, muito mais se este questionamento partir de alguém completamente alheio ao processo.
As pessoas, por questões de autodefesa ou mesmo por incomodo, têm a tendência a contestar possíveis mudanças em seu trabalho, por considerar que qualquer alteração no seu "dia a dia", vai estar afetando diretamente a sua performance, exigindo uma nova adaptação ou interação, de algo que já está totalmente absorvido e, pelo menos em sua opinião, vem se mostrando eficaz.
Por ser alguém totalmente independente ao processo, o auditor é obrigado a conhecer os procedimentos e controles adotados, o que, dependendo da forma e abrangência aplicadas, poderá representar uma parceria junto ao auditado ou uma relação desgastante e nociva à conclusão da eficácia do processo.
Cabe ao auditor tornar claro o objetivo de seu trabalho, mostrando ao auditado a importância de sua colaboração para a obtenção de um resultado que agregue valor ao processo auditado.
A partir daí, podemos observar claramente a evolução do trabalho desenvolvido pelo auditor na avaliação dos controles internos.
Em uma Auditoria com um enfoque meramente operacional, o auditor levantava os procedimentos exercidos pela área auditada, pensando em identificar possíveis pontos de controle no processo e a melhor forma de testar a sua conformidade, verificando se aquilo informado pela área representa efetivamente o que é feito no processo e quais as possíveis sugestões para sua melhoria.
Neste enfoque, o auditor concentra seus esforços em identificar problemas e apontar sugestões para sua correção.
Não queremos dizer que esta metodologia esteja errada, mas sua adoção esta muito calcada na avaliação do auditor e em sua capacidade técnica e experiência na execução da função.
A necessidade do aprofundamento do conhecimento de determinado procedimento, entendimento deste procedimento dentro do contexto geral do processo e de sua influencia perante todos os demais processos adotados pela empresa, vai depender das conclusões obtidas pelo Auditor Operacional, após sua avaliação dos controles internos.
Volto a dizer que este procedimento não representa um erro, porem, condicionar a abrangência e extensão da avaliação do controle interno ao julgamento do auditor responsável pela execução do trabalho, condiciona a eficácia desta avaliação ao julgamento exercido por este profissional.
Muitas vezes, a metodologia utilizada para avaliação do controle interno não se apresenta padronizada, existindo apenas a preocupação de se documentar o processo avaliado, através de fluxo dos procedimentos ou de descrição narrativa de sua execução, e evidenciar as conclusões da avaliação do controle interno feita.
Logicamente que, na maioria das vezes, esta avaliação será revisada por alguém superior tecnicamente ao auditor encarregado pelo trabalho, mas de qualquer forma, a falta de uma técnica ou metodologia específica para a avaliação dos controles internos, independente de posterior revisão, representará o risco de um julgamento inadequado do processo.
Considerando agora o enfoque de uma Auditoria de Processo, quando avaliamos os controles internos adotados para o desenvolvimento de qualquer processo da empresa, é imprescindível para mensuração da abrangência e extensão do trabalho a identificação de alguns parâmetros, tais como:
  • Dimensionamento dos indicadores, dados e números envolvidos no processo (valores, quantidades, pessoas envolvidas, etc);

  • Interligação do processo auditado com os demais processos da empresa;

  • Riscos inerentes ao processo, independente da eficácia dos controles adotados;

  • Importância do processo em relação ao negócio exercido pela empresa, considerando, sua continuidade, a ocorrência de perdas financeiras, prejuízo a sua imagem e a manutenção da qualidade de seu produto final.

Após a identificação destes parâmetros, para a execução de um trabalho em parceria com a área auditada, é primordial a obtenção das impressões que a alta gestão do processo auditado, tem em relação:
" Aos objetivos do processo;

  • Aos processos e sistemas correlacionados a sua execução;

  • As suas prioridades em relação qualidade do serviço prestado e eficácia do processo;

  • As principais atividades desenvolvidas e suas influencias sobre o processo;

  • Aos riscos e deficiências conhecidos e os controle adotados para seu suporte;

  • As ações em andamento, entendendo seus objetivos e os resultados alcançados;

  • As políticas, normas, procedimentos e legislação vigentes; e

  • As pessoas-chave envolvidas.

Municiado destas informações o auditor está apto a avaliar se o objetivo de seu projeto, apresenta-se pertinente ao processo a ser avaliado, identificando, junto com a alta gestão responsável:

  • As necessidades e expectativas do resultado da auditoria;

  • O entendimento e acordo do objetivo do trabalho; e

  • A melhor forma para execução do projeto, considerando o staff da área auditada, os documentos e informações envolvidas, o prazo estabelecido pela auditoria e a forma de acompanhamento e divulgação dos resultados alcançados.

Essas etapas são primordiais para o sucesso do trabalho, uma vez que possibilitam que a área auditada efetivamente exerça uma parceria, auxiliando coma informação e divulgação de todos os dados importantes ao entendimento do processo.
A forma para documentação dos procedimentos, avaliados com um enfoque de auditoria de processo, representa uma ferramenta que possibilita ao auditor demonstrar, para cada fase do processo auditado:

  1. o fluxo dos procedimentos exercidos;

  2. a descrição das informações e dados envolvidos nestes procedimentos;

  3. o objetivo da fase avaliada;

  4. os riscos envolvidos pelo não atingimento deste objetivo;

  5. os controles adotados para suportar estes riscos;

  6. a análise da auditoria, se os controles efetivamente suportam ou não riscos identificados; e

  7. os procedimentos de auditoria que serão executados para avaliação dos controles internos adotados.

Ao termino desta avaliação, o auditor tem todas as condições de identificar e demonstra de forma gráfica, as causas e efeitos apresentados para cada ponto de controle existente no processo auditado.
Como vemos, a existência de uma metodologia padrão com forma e cronologia definida, facilita a vida do auditor, proporcionando maior segurança quanto aos resultados obtidos e credibilidade e participação da área auditada na adoção das possíveis melhorias identificadas no processo auditado.
Uma Auditoria de Processo eficaz, permite que o auditor transmita a área auditada, quais os verdadeiros ganhos agregados com suas possíveis sugestões de melhoria, principalmente por demonstrar que sua participação na conclusão e definição destas sugestões, foi essencial ao sucesso do trabalho.
O auditado efetivamente percebe, que atuando como parceiro do auditor, o processo passa a agregar valor.
O conhecimento mútuo do processo, considerando o seu executor como uma pessoa independente a sua execução, possibilita que, vícios e acomodações que estejam tornando as rotinas morosas ou desqualificadas sejam eliminados, assim como soluções não factíveis ou que influenciem outros processos correlatos de forma negativa, não sejam propostas.
Trabalhando como parceiros, auditor e auditado reconhecem sua importância para empresa e potencializam o valor a ser agregado ao negócio exercido.

Texto extraído do Livro Auditoria de Processos
Autor: Sergio Vidal
Editora Impetus - 1a Edição
sergio.dias@telemar.com.br

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