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Classificação dos procedimentos de auditoria com enfoque em auditoria de processo

Testes visando a identificação da execução das rotinas e normas determinadas pela empresa Uma das finalidades apresentadas para os procedimentos de auditoria

08/07/2005 00:00:00

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Testes visando a identificação da execução das rotinas e normas determinadas pela empresa

Uma das finalidades apresentadas para os procedimentos de auditoria com um enfoque de processo é a verificação do desenvolvimento dos procedimentos e rotinas adotados, conforme as políticas e normas estabelecidas pela empresa.
Ao levantar o sistema de controle interno do processo a ser auditado, as políticas e normas estabelecidas pela empresa devem ser pesquisadas visando à identificação de seu cumprimento.
Os procedimentos adotados serão confrontados com as normas estabelecidos pela empresa, através da documentação do fluxo do processo.
Quando o auditor documenta o fluxo do processo avaliado, é necessário verificar se o manual de normas e procedimentos da empresa esta sendo respeitado.
Para isto, considerada como uma etapa prévia do levantamento do sistema, ou como uma fase de emersão do processo, antes de se documentar os procedimentos e rotinas adotados, através da documentação de seu fluxo, o auditor identifica quantos e quais são as normas e políticas adotadas pela empresa.
Estas políticas e normas serão estudas e aprendidas pelo auditor, antes do levantamento do sistema de controle interno e documentação do fluxo das rotinas e controles desenvolvidos no processo.
Isto ocorre com a finalidade de serem constatadas as necessidades de mudanças ou adaptações aos processos desenvolvidos, para que as normas e procedimentos definidos pela empresa, sejam respeitados.
As normas e procedimentos definidos pela empresa, são procedimentos e controles, que de forma previa, já foram constatados como itens essenciais à eficácia do processo.
Logo, a constatação da aderência das rotinas adotadas a estas normas e procedimentos, considerados como padrões de qualidade, é uma das finalidades básicas de uma auditoria de processo.

Testes visando a confirmação das rotinas documentadas pelo auditor
Após o levantamento do sistema de controle interno e posterior documentação dos procedimentos e controles adotados no processo, é imprescindível que o auditor verifique se estas rotinas realmente ocorrem de acordo com a descrição do auditado.
Mesmo o fluxo levantado demonstrando que os procedimentos desenvolvidos estão respeitando as políticas e normas da empresa, e que aparentemente não exista risco não suportado por controle adequado, é imprescindível a verificação da real aplicação destes controles e rotinas na execução do processo.
O auditor deverá avaliar se os controles realmente estão sendo adotados conforme o fluxo levantado junto ao auditado e se sua aplicação vem ocorrendo de forma a permitir a obtenção da eficiência prevista nas políticas e normas estabelecidas pela empresa.
É muito comum, quando da execução de testes visando avaliar a conformidade do fluxo documentado, ser constatado que, algum procedimento ou determinado controle levantados junto às áreas, não ocorrem da exata forma descrita pelo auditado.
Este fato não é determinante de que o auditado esteja, de alguma forma, escondendo ou camuflando possíveis falhas em seu processo.
Muitas vezes isto ocorre simplesmente porque os gestores dos processos não estão atentos a possíveis fatores, tais como:

  • Ocorrência de atualizações ou modificações no processo originalmente definido, por livre arbítrio das pessoas envolvidas na execução de suas rotinas e controles;

  • Execução dos procedimentos e controles definidos pela empresa, porem de forma incorreta;

  • Aumento dos volumes originalmente definidos ou das demandas e/ou informações envolvidas, causando incompatibilidade das ferramentas envolvidas no tratamento ou armazenamento dos dados, obrigando a ocorrência de controles paralelos ou não considerados nas normas da empresa;

  • Mudança das prioridades ou enfoque do negocio da empresa, sem a devida atualização dos controles e procedimentos originalmente descritos para o processo.

Porem também pode ocorrer à identificação de controle ou procedimento exercido em desacordo com as normas e políticas da empresa, por efetiva falha no processo.
A identificação de ambos os casos, somente ocorrerá a partir da execução de testes que visem a verificação da conformidade do processo.
Estes testes correspondem à verificação, por amostragem, se os procedimentos e controles documentados no fluxo levantado junto ao auditado, estão sendo efetivamente aplicados pelas áreas envolvidas no processo.
A partir da seleção de uma amostra representativa dos documentos, informações ou formulários que representem o inicio do processo, o auditor avalia, considerando o período base para seus testes, se as amostras selecionadas, seguiram as rotinas e controles previstos no fluxo documentado, e se os objetivos identificados em cada fase do processo apresentam-se preservados pelas áreas envolvidas, até a execução do produto final previsto ou prestação do serviço proposto pela empresa.
Efetivamente, o auditor estará confirmando a execução dos procedimentos e controle descritos em seu fluxo.
Testes visando a comprovação/confirmação de possíveis melhorias identificadas no fluxo do processo documentado pelo auditor
Durante o levantamento do processo, quando o auditor descreve, para cada uma de suas fases: os procedimentos adotados, seus objetivos, riscos e controles existentes, já é possível identificar possíveis melhorias a serem sugeridas.
Na verdade, durante a documentação do fluxo do processo, no momento em que o auditor esta avaliando os objetivos, riscos e controles de cada uma de suas fases, tem condições de estar verificando possíveis falhas ou fatores diversos envolvidos em sua execução, que permitam identificar melhorias nos processos auditados.
Tratam-se, como já citamos acima, apenas de possibilidades, porem, nesta fase de nossa avaliação, qualquer possibilidade de melhoria no processo deve ser considerada.
Apesar de não termos ainda a certeza sobre as praticidade e eficácia das possíveis melhorias identificadas, nenhuma oportunidade de melhoria ou ganho nos processos desenvolvidos pela empresa, devem ser descartadas antes de uma avaliação mais adequada do auditor.
Esta avaliação diz respeito ao auditor verificar, através da execução de testes de comprovação / confirmação, se estas possíveis melhorias, realmente representam um ganho seja de valor intrínseco, de qualidade ou da performance para o processo.
Mais uma vez é importante a visão holística do processo, e nesse caso não só quanto ao processo auditado, mas também na análise de sua participação e relação aos demais processos existentes na empresa.
É preciso avaliar se mudanças ou alterações necessárias para efetivação das possíveis melhorias identificadas no processo, não irão criar algum impacto negativo nos demais processos já existentes na empresa.
Alguma dessas mudanças analisadas de forma isolada, podem ser consideradas totalmente viáveis e não representarem qualquer interferência na performance do processo auditado.
Porem, analisando os demais processos que utilizem os dados ou informações modificadas, de forma comum, as diferenças podem representar uma intervenção direta na performance, qualidade ou objetivos estabelecidos.
Alem disso, estas possíveis melhorias, devem ser avaliadas considerando-se o enfoque e políticas estabelecidas pela empresa para pratica de seu negócio fim.
Não adianta as possíveis melhorias agregarem valores intrínsecos, de qualidade ou de performance para o processo, mas representarem uma caracterização de um desvio ao enfoque, política ou diretrizes estabelecidas, pela empresa, para a elaboração e comercialização de seu principal produto.
Os aspectos citados acima e a própria constatação do efetivo ganho de algum valor intrínseco, de qualidade ou na performance do processo, são constatados, através da execução de testes visando à comprovação/confirmação de possíveis melhorias identificadas no fluxo do processo documentado pelo auditor.
A partir do registro de todas as possíveis melhorias identificadas na documentação do fluxo do processo, o auditor executa comprovações / confirmações de que estas melhorias realmente representarão um ganho a ser agregado ao processo.
Estas comprovações / confirmações representam procedimentos de auditoria visando:

  • A confirmação e valorização de possível perda gerada na adoção do processo;

  • A comprovação de que as melhorias são factíveis e que representam um ganho mensurável para o processo;

  • A verificação do custo benefício para implantação da melhoria do processo, comprovando a praticidade, eficácia e viabilidade de sua adoção; e

  • Apontar a forma de medição da confirmação de que as melhorias representarão um ganho agregado ao processo, após sua implantação.

Efetivamente, o auditor estará confirmando a pertinência das possíveis melhorias identificadas, na avaliação do fluxo de procedimentos documentados, como uma forma de agregar alguma espécie de ganho ao processo.

Texto extraído do Livro Auditoria de Processo
Autor: Sergio Vidal
Lançado pela Editora Impetus em set/04

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