Desde janeiro de 2009 a Micro e Pequena Empresa optante pelo Simples Nacional está autorizada a adoção do Regime de Caixa para efeitos de cálculo do imposto devido, isto é, está autorizada a calcular e recolher o seu tributo com base no que efetivamente recebeu pelas vendas efetuadas ou serviços prestados, invés de considerar o valor dos documentos fiscais emitidos.
Esta hipótese, regulamentada pelo Comitê Gestor do Simples Nacional nos art. 16 a 19, 70 e 71 da Resolução 94/2011, é importante para os contribuintes que precisam lidar com altos índices de inadimplência e ou com vendas a prazo, representando um importante incremento no seu Fluxo de Caixa. Contudo, esta opção demanda alguns cuidados adicionais tanto do empresário quanto do profissional contábil.
Em primeiro lugar cumpre informar que a adoção pelo regime precisa ser feita por meio do Portal do Simples Nacional, em novembro de cada ano, devendo ser renovada anualmente e com validade para todo o ano seguinte de forma irretratável. Para o caso de empresas constituídas durante o ano, a adoção deve ser feita após o deferimento da opção pelo Simples, antes do cálculo do tributo referente ao primeiro mês de competência e no caso de empresas que não eram optantes pelo Simples e optam em Janeiro, a adoção do Regime de Caixa deverá ser feita quando da apuração do tributo para esta competência.
Merece especial atenção os casos de empresas constituídas nos meses de novembro e dezembro, pois deverão fazer duas opções pelo Regime de Caixa, a saber, uma para o ano corrente, de constituição, e outra para o ano seguinte.
O Contribuinte que adota o Regime de Caixa deve informar os valores efetivamente recebidos para determinar a sua base de cálculo quando da apuração do tributo devido no PGDAS, mas também deverá informar a receita apurada pela forma do Regime de Competência para todas as outras finalidades, especialmente para fins de enquadramento nas faixas de alíquotas e determinação dos limites e sublimites do Simples Nacional.
Por óbvio, a adoção do Regime de Caixa vale para a matriz e todas as suas filiais, caso as possua, da mesma forma, para fins de cálculo do tributo deve ser considera a soma de todas as receitas efetivamente recebidas pelo conjunto dos estabelecimentos.
Vale ressaltar que o Comitê Gestor do Simples impôs uma limitação temporal ao Regime de Caixa, nos termos do art. 19 da Resolução CGSN 94/2011:
“nas prestações de serviços ou operações com mercadorias com valores a receber a prazo, a parcela não vencida deverá obrigatoriamente integrar a base de cálculo dos tributos abrangidos pelo Simples Nacional até o último mês do ano-calendário subsequente àquele em que tenha ocorrido a respectiva prestação de serviço ou operação com mercadorias”
Ou seja, caso uma empresa optante pelo Simples Nacional, que tenha adotado o Regime de Caixa, tenha realizado uma venda ou um serviço em dezembro de 2015 e tenha acordado o recebimento em 20 parcelas de R$ 1.000,00 (mil reais), sem entrada, será tributada por essa venda ao valor de R$ 1.000,00 (mil reais) entre os meses de janeiro a novembro de 2016, e no mês de dezembro, pelo valor remanescente, ou seja, R$ 9.000,00 (nove mil reais), mesmo que a receita ainda não tenha sido efetivamente realizada.
Há ainda outras três hipóteses em que mesmo tendo adotado o Regime de Caixa e não havendo a efetiva realização da receita, o tributo deverá ser recolhido: em caso de encerramentos das atividades, no mês de encerramento; no caso de retorno ao Regime de Competência, no último mês de vigência do Regime de Caixa; e no caso de exclusão do Simples Nacional, no mês anterior aos efeitos da exclusão.
Ao optar pelo Regime de Caixa o contribuinte se obriga ainda a manter o registro dos valores a receber, conforme modelo determinado pelo Anexo XI da Resolução CGSN n º 94 de 2011, que deve informar, no mínimo: o número e data de emissão de todos os documentos fiscais emitidos; o valor da operação ou prestação; a quantidade, o valor e a data de vencimento de cada parcela; a data do efetivo recebimento de cada um dos valores; o saldo a receber; e os créditos considerados não mais cobráveis – as operações realizadas por meio de cartão de crédito são dispensadas deste registro, desde que o contribuinte anexe os extratos emitidos pelas administradoras.
Vale lembrar que a adoção do Regime de Caixa não desobriga a ME ou EPP optante pelo Simples de manter em boa ordem e guardar todos os documentos e livros previstos pela Lei Complementar 123/06 e pela Resolução CGSN 94/2011.
Por fim, vale o alerta de que, caso a empresa descumpra qualquer destas determinações, os agentes fiscalizadores poderão desconsiderar, de ofício, a opção pelo Regime de Caixa, devendo os tributos, neste caso, serem recalculados pelo Regime de Competência, sem prejuízo de juros e acréscimos legais.
§ 2º A adoção do Regime de Caixa pela ME ou EPP não a desobriga de manter em boa ordem e guarda os documentos e livros previstos nesta Resolução, inclusive com a discriminação completa de toda a sua movimentação financeira e bancária, constante do Livro Caixa, observado o disposto no § 3º do art. 61. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 18, § 3º; art. 26, inciso II e § 4º)
