Para os contribuintes de ICMS que não são optantes pelo Simples Nacional, a apuração do saldo devedor do imposto ocorre pela diferença entre os débitos e créditos, conforme os documentos fiscais escriturados no SPED Fiscal.
Os débitos são originados dos valores destacados de ICMS nos documentos emitidos pela empresa, independente de quais sejam: notas, cupons, conhecimentos. Assim, não existe qualquer conversão ou interpretação na escrituração desses do SPED Fiscal. Porém, sempre vale o alerta da importância em manter as regras tributárias corretas no cadastro de produtos dos sistemas, pois são elas que definem o destaque ou não do ICMS.
Já os créditos – foco do presente artigo – merece toda a nossa atenção, uma vez que nos documentos fiscais o destaque do imposto está representando a operação do emitente. O adquirente, que precisará escriturar as NF-es como “entradas” no SPED Fiscal, inicialmente, precisará definir o motivo de tal aquisição: compra de insumos, revenda, consumo ou imobilizado. Após essa definição, terá condições de apurar se tem ou não direito ao crédito de ICMS destacado na NF-e, bem como se o crédito será integralmente utilizado no mês em curso ou deverá ser particionado, como ocorre em alguns Estados nas compras de imobilizado através do CIAP.
Com o surgimento do SPED Fiscal, muitas empresas, que antes utilizavam dos escritórios contábeis para a escrituração dos seus livros fiscais, passaram a utilizar de seus próprios sistemas para a geração do arquivo, principalmente pela necessidade do detalhamento em nível de itens. Procedimento esse adequado, uma vez que as empresas já efetuam os registros das compras para seu controle financeiro, controle de estoque, baixa de pedidos, entre outros. Utilizar destas entradas para gerar a obrigação fiscal é uma mera consequência.
E é aqui que está o risco, em acreditar no sistema utilizado pela empresa.
Salvo exceções (como, por exemplo, do crédito de ICMS sobre os combustíveis utilizados pelas transportadoras), há três definições básicas para a empresa ter o direito de creditar-se do ICMS sobre as compras: o motivo da compra (como para insumo ou revenda), a tributação a ser aplicada pela empresa na saída da mercadoria (venda tributada de ICMS) e, principalmente, se há o destaque na NF-e do ICMS.
Destacamos o último item visto que, na sua grande maioria, os sistemas utilizados pelas empresas ignoram se na NF-e de compra do produto, há o destaque do imposto; consideram somente a especificação do produto adquirido para analisar o que consta no respectivo cadastro do produto no sistema (novamente, a importância das regras tributárias existente no cadastro de produtos).
Há sistemas que, no cadastro de produtos, é definido somente como será a tributação na venda; se com destaque de ICMS, por consequência, admite-se a tomada do crédito. Já em outros, consta a regra a ser aplicada sobre as compras, como o CST/CSOSN; se utilizado códigos de crédito de ICMS, toma-se o mesmo. Contudo, poucos sistemas fazem a análise completa da operação.
Por exemplo, se no cadastro o produto está definido que a sua venda ocorrerá utilizando-se do CST 60 – ICMS pago anteriormente por substituição tributária, por consequência, não poderá haver crédito. Neste cenário, na nota de compra, deverá haver a confirmação que o ICMS de fato já foi pago por substituição tributária. Contudo, não tendo essa confirmação e havendo o destaque normal do ICMS, algo está errado: fornecedor não efetuou o cálculo do ICMS ST ou o produto está erroneamente configurado para ser vendido com ST. Também, pode ser um caso que o adquirente precise transformar o ICMS em ST na entrada do produto da empresa. Por fim, se o sistema não analisar todos esses itens, o risco de falha na operação é alto.
E como os escritórios contábeis, que são contratados para validar os SPEDs Fiscais gerados pelos sistemas de seus clientes, fazem para dar a garantia que os créditos tributários estão corretos? Desconheço um método ideal, com 100% de acerto. Se você tiver um, por favor, me fale!
Entendo que a solução é um conjunto de ações, envolvendo: a qualidade do sistema do cliente, a existência e a capacidade técnica da pessoa que gerencia o cadastro de produtos, o perfil da empresa e a utilização de tecnologias disponíveis para se efetuar auditorias eletrônicas nos arquivos. Além, é claro, do sempre fantástico Excel.
Uma ação que, particularmente, acho muito válida, é da utilização do Excel para comparar os créditos de ICMS que constam no SPED Fiscal com os valores de ICMS destacados nas NF-es de entradas. Para isso, utiliza-se de uma exportação do relatório de entradas gerado pelo sistema do cliente (mesma base de dados que dá origem ao SPED Fiscal) com uma planilha gerada com base nos arquivos XMLs das NF-es, através de um aplicativo disponível no mercado. Assim, conseguimos garantir, com certa facilidade e rapidez, que todos os créditos tomados têm, pelo menos, o seu respectivo destaque nas NF-es.
Penso que, apesar da escrituração dos documentos fiscais e da exportação do SPED Fiscal serem feitos de forma automatizada pelos sistemas das empresas, o papel do escritório contábil torna-se ainda mais relevante, pois dará a garantia que os dados fiscais foram bem processados. Contudo, se o escritório apenas valida o arquivo no PVA (programa de validação de apuração) fornecido pelo Fisco, transmite à Receita Federal, faz a GIA (se ainda existir na UF) e gera a guia para o recolhimento do imposto, pouco ele estará agregando à qualidade dos dados fiscais de seus clientes.
Ou o escritório evolui no uso das tecnologias para verdadeiramente validar os trabalhos internos efetuados pelos seus clientes de forma automatizada, reduzindo, assim, o risco fiscal dos dados transmitidos ao Fisco, ou não haverá justificativa para o escritório contábil participar deste tipo de atendimento.
É um novo mercado a ser explorado. Pense nisso!
