Com o aumento das atenções do Fisco e demais entes governamentais em direção às entidades imunes e isentas, cada vez mais se faz necessário que essas entidades estejam em conformidade com as normas que envolvam sua atividade.
Esta conformidade hoje atende pelo nome de compliance.
Compliance é um termo em inglês que literalmente significa conformidade, transmitindo a idéia de estar em conformidade (to comply).
Em linhas gerais podemos definir o compliance como sendo um conjunto de procedimentos e controles internos que a entidade estabelece para que se verifique de forma constante sua conformidade em relação às normas específicas de sua área de atuação. Desta forma a entidade assume uma atitude pro ativa a fim de evitar estar fora da conformidade eliminando e mitigando eventuais custos com multas e ações judiciais e passivos ocultos, tais como impostos recolhidos de forma indevida.Esse conceito cada vez mais difundido nas empresas, sobretudo após as investigações levadas a cabo pela Operação Lava Jato, também serve às entidades do terceiro setor.
Não raro temos visto na mídia casos de corrupção envolvendo entidades de interesse social, o que aumenta a preocupação das entidades sérias com a questão da conformidade.
Então, agora que identificamos o problema surge a pergunta: Como iniciar um projeto de compliance em nossa organização?
Podemos dividir esse tarefa basicamente em 4 passos:
1º - Levantar os principais riscos envolvidos nas atividades da entidade;
2º - Identificar os agentes externos interessados nas atividades da entidade;
3º - Estabelecer processos internos integrados, visando padronizar procedimentos de alto risco de erro e inadequações;
4º - Criar comissão de acompanhamento de normas específicas da atividade da entidade e de auditoria interna.
1 - Levantar os Riscos
Nessa etapa é importante que a entidade defina quais os riscos envolvidos em sua atividade por departamento ou projeto desenvolvido.
Por exemplo, se a entidade decide que prestará assistência médica gratuita à comunidade, deve-se considerar:
- o espaço dedicado ao atendimento aos assistidos cumpre com às exigências da vigilância sanitária?
- quais serão os profissionais envolvidos? Os profissionais serão contratados ou voluntários? Quais as formalidades envolvidas?
- Será fornecido medicamento gratuito? De que forma? Será necessária a criação de área restrita à esses medicamentos? Como lidaremos com a questão da validade desses medicamentos e seu eventual descarte?
Vejam que apenas nesse simples exemplo hipotético quantas questões e riscos estão envolvidos.
2 - Agentes Externos Fiscalizatórios
Ainda seguindo com nosso exemplo, quais seriam os agentes externos que poderiam estar interessados em fiscalizar nossa atividade?
Somente para citar alguns, teríamos:
- Conselho Regional de Medicina => verificar a conformidade dos profissionais médicos envolvidos;
- Vigilância sanitária => analisar as condições dos consultórios;
- Ministério do Trabalho => fiscalizar o devido registro dos profissionais contratados e recolhimento de encargos sociais. Também verificar se os voluntários envolvidos estão em acordo com a Lei do Voluntariado (Lei 9.608/1998).
3 - Estabelecimento de Processos
Com a finalidade de se evitar erros e aprimorar a eficiência da atividade, a criação de processos é fundamental.
Neste caso em tela envolveria basicamente:
- processo de cadastramento de assistidos com prontuário padrão de cada paciente;
- processo de admissão de funcionários, padronizando as atribuições necessárias à cada função;
- processo de ingresso de voluntários do projeto;
- processo de legalização e manutenção de liberação da vigilância sanitária;
- processo de controle de liberação de medicamentos...
4 - Comissão de compliance
O ideal é que a organização tenha uma comissão ou grupo de pessoas envolvido no acompanhamento constante das normas aplicadas à atividade e na verificação do cumprimento das normas e processos.
Nesse ponto também é importante que a entidade se aproxime mais de seu departamento de contabilidade, a fim de verificar os impactos advindos de sua atividade nas obrigações acessórias periódicas geradas. Isso é muito mais importante hoje, tendo em vista a abrangência cada vez maior do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e sua disponibilização detalhada de informações ao Fisco, muitas vezes em tempo real.
E aí, pronto para colocar em prática na sua organização o princípio do compliance?
