A maioria das empresas de médio e grande porte utilizam uma ferramenta para gerenciamento automático e guarda em nuvem de arquivos XMLs e, além de automatizarem seus processos de envio dos arquivos das notas emitidas e/ou recebidas para o escritório contábil, conseguem atender plenamente as exigências da legislação com relação ao prazo para armazenamento de tais arquivos digitais.
Independentemente do porte da sua empresa, há soluções no mercado na medida certa para que você não fique expostos à riscos desnecessários.
Listo abaixo alguns dados e eventos que podem ser observados por meio da utilização de ferramentas desta natureza para melhor demonstrar os benefícios:
- Notas fiscais emitidas por fornecedores desconhecidos ou por fornecedores conhecidos, porém referente a aquisições que não foram realizadas pelas empresas.
- Notas fiscais canceladas por fornecedores após a entrega da mercadoria sem o conhecimento dos clientes, num ato de má fé visando o não recolhimento dos tributos incidentes na operação. Vale dizer que a escrituração de um documento cancelado enseja a aplicação de multas;
- Notas fiscais emitidas por fornecedores desconhecidos utilizando nos campos do Transportador os dados de uma empresa e de um veículo vendido pela mesma há anos;
A tomada de conhecimento ds operações citadas acima por meio de uma ferramenta de gestão de XMLs permite a manifestação eletrônica de desconhecimento da operação e/ou o cancelamento do documento fiscal após contato e esclarecimento entre as partes, evitando multas e autuações para a empresa.
Com a utilização do gerenciamento automático de XMLs, além dos benefícios com relação à segurança da informação e atendimento a legislação, você ganha em agilidade e produtividade, pois não é mais necessário se preocupar e dispender tempo com o envio dos arquivos XMLs para o seu escritório contábil, bem como as rotinas fiscais são facilitadas devido ao acesso simples e rápido a consultas, downloads, relatórios, etc. O tempo dispendido anteriormente por um ou mais colaboradores com essas questões, pode ser alocado em outras atividades da empresa.
Minha principal intenção aqui é conscientizar você dos cuidados que toda empresa deve ter, não apenas no tocante a emissão das notas fiscais, mas também com relação a escrituração e guarda dos XMLs.
Ou seja, se a sua empresa não conta com uma ferramenta capaz de fazer a gestão dos XMLs de forma automática, isso precisará ser realizado de forma “manual” para que o seu negócio fique o menos exposto possível as penalidades e multas previstas (é importante frisar que sem a utilização de uma ferramenta capaz de captar e monitorar todos os XMLs diretamente do site da SEFAZ por meio de Certificados Digitais, não há segurança integral com relação a diversos pontos citados acima).
Fique atento(a)!
