Quais são os planos de sua empresa para os próximos anos? Qual sua previsão de faturamento? Quais serão os custos e despesas para manter a operação? Isto é viável? Qual o lucro que sua empresa vai obter desta forma? E o que pretende fazer com esse lucro? Vai expandir? Contratar mais pessoas? E que retorno espera ter com essas ações?
Desconhecer as respostas para estas perguntas é como sair para viajar sem saber a que destino quer chegar. As ferramentas de Planejamento e Orçamento são os instrumentos ideais para auxiliar sua empresa a estabelecer aonde quer chegar e estimar os recursos necessários para isto (sem que falte ou sobre), e verificar de tempos em tempos se está na direção correta, realizando ajustes sempre que necessário e o mais breve possível. Podemos dizer então, que por definição a Gestão Orçamentária é a disciplina que estuda como planejar e monitorar sistematicamente os resultados financeiros de sua empresa.
Quais os benefícios?
Agora que você entendeu o conceito, confira abaixo a lista de 4 motivos pelos quais sua empresa deve investir mais tempo para adotar o planejamento orçamentário:
#01 - Permite que a empresa olhe para o futuro e se prepare para fazer novos investimentos, abrir novos canais de distribuição, diversificar linhas de produtos ou quaisquer outras ações visando aumentar a rentabilidade dos negócios e crescer de maneira planejada e estruturada;
#02 - Pode avaliar de forma prévia o ROI (Retorno sobre os Investimentos) de um determinado investimento, decidindo se vale a pena ou não realizá-lo antes de desembolsar qualquer dinheiro. Assim, sua empresa pode projetar os valores do Investimento, Receitas e Despesas associadas e depois acompanhar se o Investimento está trazendo os retornos esperados e tomar as atitudes necessárias para corrigir os desvios, caso existam;
#03 - Aumento como cada uma de suas ações pode fazer diferença no resultado final da empresa. As do engajamento com o Orçamento Colaborativo, que é uma forma de fazer com que todos na empresa compreendamsim, cada setor monta sua proposta de orçamento e a negocia com a diretoria, justificando as necessidades de cada valor. Uma vez aprovado, cada setor é responsável pelo seu próprio orçamento, prestando contas regularmente a área de Planejamento e Controladoria. Como forma de motivar o envolvimento das equipes, muitas empresas fazem a divisão de um percentual do que for economizado a cada setor, estimulando as pessoas a buscarem maneiras mais conscientes de desenvolver suas atividades;
#04 - Fica muito mais fácil tomar decisões, você passa a ter uma visão holística do seu negócio e fica quase impossível tomar qualquer tipo de decisão sem antes projetar e analisar o impacto das ações no orçamento empresarial. Com uma boa gestão Orçamentária, sua empresa consegue ter muito mais facilidade para tomar decisões como:
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Viabilidade de Investimentos Operacionais
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Definição do Preço de Venda dos produtos e serviços
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Abertura ou descontinuidade de Canais de Distribuição e Venda
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Contratação ou demissão de pessoal
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Uso de Capital de Terceiros x Capital Próprio
Mas por onde eu começo?
Dentro da Gestão Orçamentária termos quatro grandes fases:
- Planejamento Orçamentário
- Simulações de Cenários
- Acompanhamento Orçamentário
- Revisões Orçamentárias
1) Planejamento Orçamentário:
Nesta primeira fase, é quando geralmente as empresas fazem o levantamento inicial de dados e informações históricas, bem como a definição das premissas orçamentárias com base em seu Planejamento Estratégico para os próximos anos.
A partir destas premissas iniciais, são elaborados os planos financeiros de Receitas, Despesas e Investimentos da empresa. Os principais são:
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Projeção de Faturamento
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Projeção de Deduções de Vendas (Impostos, Devoluções, Abatimentos, etc.)
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Projeção de Custos Variáveis (Matérias-Primas e Insumos)
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Orçamento de Gastos com Pessoal
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Orçamento de Despesas Operacionais
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Orçamento de Investimentos Operacionais
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Levantamento da Necessidade de Capital de Giro (NCG)
2) Simulação de Cenários
Assim que cada plano financeiro (Receitas, Custos, Investimentos, etc.) é finalizado pelo respectivo gestor responsável, a área de Planejamento e Controladoria pode então consolidar todas as informações em um plano único, gerando um Cenário Inicial para análise de todos os stakeholders na empresa.
É altamente recomendado que a empresa crie algumas variações e faça simulações de diferentes cenários alternativos, prevendo situações possíveis e prováveis, como a abertura ou fechamento de Canais de Vendas, contratação ou demissão de pessoal adicional, realização de Investimentos de expansão, etc. O mais comum é que as empresas elaborem no mínimo três cenários: um Cenário Realista, um Cenário Pessimista e um Cenário Otimista.
3) Acompanhamento Orçamentário
Depois de elaborado um Orçamento Inicial, gerado diversos Cenários e homologado um Plano Orçamentário a ser seguido, é preciso então acompanhar mensalmente os resultados para saber se a empresa está caminhando no sentido certo para atingir os objetivos que foram estabelecidos.
Para isto, três instrumentos de gestão são extremamente necessários: os Relatórios Gerenciais, as Análises Gráficas e os Indicadores de Desempenho, que auxiliam sua empresa a tomar decisões baseadas em dados e fatos e não em opiniões ou percepções pessoais. Sem eles é como “pilotar” a empresa de olhos vendados!
O ideal é que os Gráficos e Indicadores de Desempenho tragam os valores Planejados, Realizados e o Histórico do ano anterior. Assim você pode ter uma visão geral dos resultados planejados para o ano, acompanhar mensalmente quais metas estão sendo alcançadas e também comparar o desempenho com o ano anterior, para identificar se sua empresa está crescendo ano a ano.
4) Revisões Orçamentárias
Consiste no processo de reavaliação das metas planejadas para um determinado horizonte de tempo. Como sempre dizemos, o planejamento orçamentário não deve ser imutável. As organizações e seus mercados de atuação podem sofrer influência de inúmeros fatores externos, e sempre que isto ocorrer será necessário que a organização faça Revisões Orçamentárias para alinhar seus objetivos e metas ao novo cenário onde está inserida.
A empresa deve realizar uma Revisão Orçamentária assim que notar que os planos atuais já não fazem mais sentido
Escolhendo a melhor ferramenta
Agora você já conhece o que é Gestão Orçamentária, os principais benefícios que pode gerar e finalmente, como iniciar o processo dentro da sua empresa. Tão essencial quanto essas etapas, é a escolha de uma ferramenta adequada à maturidade de orçamento que a sua empresa está.
Empresas em estágio inicial, é comum não existir uma área ou profissional dedicado ao Planejamento e Controladoria, na maioria dos casos esta função é feita em “parttime” pelo financeiro ou até mesmo pelos próprios sócios da empresa. Ter Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) , Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial, é essencial para começar a Gestão Orçamentária, no entanto, empresas que estão neste estágio geralmente não possuem esses relatórios. Por consequência, ter KPI’s e Simulações de Cenários é um grande desafio.
O fato é que, empresas nesse nível, levam tempo para chegar a um modelo inicial que combine os ganhos de agilidade de uma Modelagem Orçamentária mais enxuta, com os ganhos de análise proporcionados por uma estrutura mais detalhada. Infelizmente não existe “bala de prata” nesta hora, cada empresa precisa testar e ajustar o modelo, até chegar ao ideal para o planejamento e acompanhamento de seus negócios.
Então se você identificou que sua empresa está nesse estágio, sugerimos que comece com algo simples, mas comece! Criamos uma planilha modelo de Gestão Orçamentária para te ajudar nesse início de jornada.
Empresas em estágio intermediário, é comum ter um controller dedicado para fazer a Gestão Orçamentária, muitas vezes já apoiado por um analista ou um assistente de controladoria. Gerentes e supervisores estão envolvidos no processo de elaboração e acompanhamento do orçamento. Com Projeção de DRE completa, começa a ficar mais fácil realizar uma boa Projeção de Fluxo de Caixa e Simulações de Cenários se tornam essenciais para entender se vale a pena ou não prosseguir com os planos, antes que qualquer centavo seja investido.
Mas alguns problemas são evidentes nesse estágio, como:
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envolver várias pessoas no processo de tomada de decisões;
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tentar projetar o caixa para 1 ou 2 anos a frente com o mesmo nível de detalhe que a empresa está acostumada a ter em seu Fluxo de Caixa Diário (Operacional);
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encontrar uma metodologia adequada para resolver as “dores de gestão” de sua empresa;
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perder tempo e energia em para montar fórmulas, consolidar informações, gerar relatórios em planilhas e ter pouco tempo para acompanhar os resultados.
É comum surgir o pensamento “já está bom assim, já temos o suficiente”, mas se sua empresa está nesse estágio, foque na melhoria contínua para ” para levar sua empresa a uma processo orçamentário “best-in-class”. Então, uma boa opção é buscar uma solução de mercado para sistematizar este processo para que sua empresa consiga focar no que realmente interessa e dá resultados.
Empresas em estágio avançado, normalmente já possuem equipes de Planejamento e Controladoria dedicadas e focadas para fazer a Gestão Orçamentária. Todo o processo de planejamento e acompanhamento orçamentário costuma ser descentralizado, gerando ganhos significativos. Quanto aos KIP’s, as empresas neste estágio já costumam projetar e analisar indicadores de balanço, como Índices de Liquidez (Corrente, Seca, Líquida e Imediata) e de Endividamento, e nenhuma decisão é tomada sem antes criar uma Simulação de Cenários e avaliar todos os impactos que a decisão terá.
Nesse estágio, as empresas buscam cada vez mais o detalhe do dado, por isso são essenciais “drill-down” das informações para identificar as causas de qualquer desvio. Um erro comum nas empresas neste estágio é criar um Dashboard gigante, com diversos indicadores que não fazem sentido para os negócios da empresa. Isso pode fazer com que as planilhas virem uma dor de cabeça. Sugerimos a mesma solução do estágio anterior, pois automatizar a planilha por meio de um sistema, irá gerar ganhos de produtividade significativos.
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